Configurare al meglio un Client E-Mail

Nonostante la Posta Elettronica rappresenti lo strumento principe nella Collaborazione Digitale pochi ne conoscono il funzionamento: i più si limitano ad utilizzarla as is, per come l’hanno trovata già impostata presso la propria postazione di lavoro, colocalizzata o remotizzabile (i.e. il laptop) che sia..

È un vero peccato perché non servirebbe conoscerne al minimo dettaglio tutti i meccanismi – sarebbe sufficiente arrivare ad essere in grado di cimentarsi con destrezza nella configurazione di un qualunque Client E-Mail – per poterne apprezzare l’estrema versatilità d’impiego.

Per questo motivo ho deciso di mettere giù un manuale minimo per descrivere, sulla base dell’architettura client⇆server di funzionamento della posta elettronica (di tipo POP + SMTP), semplici soluzioni applicabili agli eterogenei casi di ogni giorno.

Primi passi

Un indirizzo email è composto da due porzioni, divise dal simbolo “@” della chiocciolina – che in inglese si legge “at” e che ben potrebbe venir tradotto in italiano con “presso“: a destra della at abbiamo il dominio internet (e.g. wikipedia.org) che identifica il servizio/server di posta elettronica; a sinistra, invece, si trova l’utenza, non per forza solo di posta elettronica, abilitata presso il suddetto dominio. In pratica l’ipotetico indirizzo email paolo.rossi@nomeazienda.it altro non è che l’indicazione per recapitare al tale Paolo Rossi un messaggio presso la tale azienda; se parlassimo di una tradizionale corrispondenza cartacea sarebbe come scrivere “Paolo Rossi c/o Azienda“, laddove l’indirizzo fisico della sede di quest’azienda sia già noto e non siano necessarie ulteriori indicazioni.

Dal punto di vista del titolare di un dato indirizzo email, invece, la sussistenza della suddetta utenza si concretizza nell’opportunità di poter sia inviare che ricevere messaggi di posta elettronica, sfruttando lo spazio concesso dal servizio per conservare tutti questi messaggi – per lo meno per l’intervallo di tempo fra un download e l’altro (sincronizzazione) di quelli in arrivo se usa un’applicazione client per gestire la propria corrispondenza elettronica.

Il viaggio che compie un messaggio di posta elettronica inviato da un mittente ad uno o più destinatarii è paragonabile a quanto avviene nella corrispondenza cartacea: correttamente indirizzata ed affrancata la missiva va inserita in una di quelle cassette per le lettere per essere così elaborata dal servizio postale, il quale, attraverso alcuni passaggi, la fa pervenire nella buca delle lettere del destinatario. Volendo essere più precisi con il paragone la missiva, in realtà, non viene consegnata presso il domicilio del destinatario ma archiviata, assieme ad altre, nella casella postale (mailbox) dell’ufficio postale di zona, presso il quale il destinatario potrà recarsi (sincronizzandosi) a sua discrezione per prelevare la propria corrispondenza.

Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

Assumiamo che Tizio (che ha un indirizzo del tipo account@xyz.com) voglia inviare un messaggio email a Caio (account@pqr.org):

• Tizio dovrà correttamente indirizzare a Caio il messaggio ed infilarlo, attraverso il proprio client email, in una cassetta per le lettere, cioè un qualsiasi SMTP server (e.g. “smtp.xyz.com”) presso il quale Tizio abbia un’utenza attiva;
• Il server SMTP, sulla base del dominio dell’indirizzo email di Caio (“..pqr.org”), inoltrerà il messaggio al relativo server POP (oppure IMAP; e.g. “pop.pqr.org”), dove, salvo errori, sarà archiviato nella mailbox di Caio, assieme agli altri messaggi eventualmente destinatigli;
• Connettendosi col proprio client email alla propria mailbox presso il server POP, Caio potrà scaricare tutti i nuovi messaggi, fra i quali quello di Tizio, sul proprio computer (od il proprio telefonino);
• La risposta (reply) da parte di Caio seguirà un percorso analogo: inviata al server SMTP di Caio (e.g. “smtp.pqr.org”) sarà da quest’ultimo inoltrata al server POP (o IMAP) su cui è radicata l’utenza di Tizio (e.g. “pop.xyz.com”), il quale, a sua volta, potrà scaricarla sul computer attraverso il suo client email.

Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

Per poter inviare e ricevere messaggi email, pertanto, è necessario possedere un account (un indirizzo email, e relativa password) e conoscerne l’indirizzo del Server della Posta in Arrivo (POP/IMAP) e quello del Server della Posta in Uscita (SMTP). Anzi, volendo essere ancora più puntigliosi, sarebbe necessario comprendere che, trattandosi di due mail server (in Uscita ed in Arrivo), le utenze, ossia gli accoppiamenti fra indirizzo/username e password, in realtà sarebbero, appunto, due, potenzialmente utilizzabili anche in maniera disgiunta (ad esempio si potrebbe inviare un messaggio da parte di un determinato indirizzo email ma sfruttando il server SMTP di un altro indirizzo..). Il fatto che spesso – sempre meno spesso..! – basti specificare l’indirizzo del server SMTP omettendo d’inserire username e password dipende dalla eventuale corrispondenza fra fornitore del servizio di posta e fornitore di accesso ad internet (ISP), che magari concede inoltro incondizionato a qualunque richiesta d’invio riconosciuta come proveniente da un indirizzo della propria rete.

Laonde percui, per configurare un qualsiasi client di posta elettronica, i parametri da conoscere, ovvero da richiedere al fornitore del servizio, sono almeno sei..

..più due, qualora l’indirizzo, come nel caso di una mailbox di Posta Elettronica Certiticata (PEC), richieda la crittografazione (SSL/TLS) della trasmissione (sia in ingresso che in uscita) e pertanto di accedere ai server su porte differenti da quelle predefinite.

Provvisti di questi parametri, che devono essere favoriti dal fornitore del servizio – anche sotto forma di dati pubblicati (SMTP, POP/IMAP ed eventuali porte) online –, è sufficiente seguire passo per passo i wizard (procedure guidate) di configurazione del proprio client di posta elettronica ed in pochi minuti – o decine di secondi, per i più smaliziati – è possibile rendersi operativi.

Webmail

L’alternativa sempre più prevalente alla configurazione di applicazioni client email è quella dell’uso di servizi di Webmail, nei quali il suddetto client è sostituito da un’applicazione Web utilizzabile direttamente da browser e che richiede solamente la conoscenza delle credenziali d’accesso (username e password) al servizio; restano i due server SMTP e POP – soprattutto quest’ultimo.. – ma è la stessa applicazione Webmail, preconfigurata in tal senso, a connettervisi per consentire la lettura e l’invio dei messaggi.

Multi-Account

Nel tempo ho osservato, con sempre maggior mio stupore, che una delle funzionalità meno usate dei client di posta elettronica è l’opportunità di gestire, sia in ricezione che in invio, più account email al contempo, in maniera da poter concentrare in un unico luogo diversi flussi di corrispondenza. La ragione di tale scarsa notorietà della suddetta funzionalità va forse ricercata in due fattori:

• Tante (troppe) persone ancora considerano un account email come un recapito ufficiale e soprattutto fisico, al quale poter – e dover.. – far pervenire messaggi in maniera indiscriminata, e non uno spazio in cui archiviare dei messaggi, né tantomeno un’identità dalla quale farli partire;
• Tante (troppe) persone ancora considerano già stressante presidiare/monitorare un singolo indirizzo email, come se la sola interazione richiesta – già in ricezione – richiedesse uno sforzo superiore alla banale e passiva attesa di una notifica (visiva e/od acustica dell’interfaccia utente del computer).

Account multipli di posta elettronica su singolo client email
(quasi tutti i client consentono di razionalizzare il numero di account SMTP usati rispetto a quello degli indirizzi gestiti)

Possedere ed utilizzare più indirizzi di posta elettronica, d’altro canto, offre una serie di vantaggi tanto semplici quanto pratici:

• Sia in ricezione che in invio la disponibilità di differenti identità e sotto-identità consente la creazione di differenti flussi di corrispondenza: partendo dall’ormai classica accoppiata fra un indirizzo ufficiale ed uno dedicato alle registrazioni ai servizi online – tant’è che negli anni sono andati diffondendosi pure servizi di addressing temporaneo – è possibile arrivare a disporre di un pool di indirizzi, ciascuno volto ad uno scopo preciso: corrispondenza professionale-lavorativa, corrispondenza personale, sola corrispondenza economica (fatture/ricevute in ingresso od uscita), etc.. In questa maniera è possibile distinguere ex-ante, ovvero senza neppure scomodarsi con la creazione di filtri, i diversi flussi di corrispondenza
• Nel caso di un accesso da client mobile (laptop, cellulare) il potenzialmente enorme vantaggio risiede nella possibilità di specificare differenti intervalli di sincronizzazione con il server in base alla priorità attribuita a ciascun account configurato, oppure, direttamente, nell’opportunità di non configurare account sui quali sia prevedibile la ricezione di un eccesso ingiustificato di allegati.
  • Una variante di quest’approccio che io stesso ho usato per molti anni prevede la ricezione di allegati su un account non presidiato che, però, invii la notifica – leggera: solo testo – di tale ricezione ad un altro indirizzo, regolarmente sincronizzato sul cellulare/smartphone.
  • Un’ulteriore variante, supplementare, prevede la configurazione della sincronizzazione degli account pesanti – sui quali sia prevedibile la ricezione di molti allegati, magari corposi – soltanto quando lo smartphone e/od il tablet sono collegati ad una rete wi-fi, quindi senza troppi rischi di bruciare traffico sul contratto del dispositivo mobile.
• Gestire diversi account può anche significare presidiare identità altrui: è il tipico caso di una attività segretariale (una singola persona intercetta – legittimamente! – ed organizza la corrispondenza di molte altre) o di vicariazione (una persona si sostituisce – sempre legittimamente! – ad un’altra nei momenti di assenza di quest’ultima).

Anche buona parte dei servizi Webmail, essendo in effetti delle applicazioni client pur girando su server, consentono la configurazione di più account sia in ricezione (POP/IMAP) che in invio (SMTP).

Accesso plurimo

Forse ancor più frequente potrebbe essere la volontà – od anche l’esigenza, come in una situazione di Telelavoro Nomade o semplicemente Mobile – di poter accedere al medesimo account da posti differenti, ad esempio..

• ..dalla prima, dalla seconda, dalla terza e/o dall’ennesima sede di lavoro;
• ..dall’ufficio aziendale (co-localizzato) e dall’ufficio domestico (remotizzato);
• ..anche in mobilità (Internet Café, Cellulare, etc.)..

In questi – ed altri..! – casi sarà sempre la suddetta architettura (client ⇆ server) di funzionamento della posta elettronica ad abilitare alla massima flessibilità possibile – tenendo comunque conto che siffatte configurazioni fungono, prima di qualunque altra eventualità, da strategia di back-up, peraltro distribuita, per i messaggi in arrivo e, con qualche ulteriore piccolo espediente, anche per quelli spediti.

Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client
(contemplato anche l’appoggio a diversi server SMTP)

Per sfruttare queste opportunità è più sufficiente replicare il settaggio del primo client tante volte quanti sono i client “gemelli” che si vogliono configurare, seguendo soltanto queste due successive indicazioni:

• Qualunque client email, seppur con opzioni raggiungibili con differenti procedure, deve consentire all’utente di impedire la cancellazione dei messaggi presenti sul server una volta che le loro copie sono state scaricate nel client; disabilitando questo comportamento predefinito, attivo ancora oggi così come ai tempi delle mailbox capienti una manciata di megabyte e pertanto rapidamente riempibili, ciascun client configurato per l’accesso al dato account sul server può effettuare il download di una propria copia dei messaggi lasciando gli altri client fare altrettanto, cosicché tutti i client contengano un’esatta copia, costantemente sincronizzata, dei messaggi (Posta in Arrivo) comunque ancora salvati anche sul server.
• Poiché un altro comportamento predefinito dei client email è la memorizzazione della password di accesso all’account – così da non doverla re-inserire ad ogni sincronizzazione – sarebbe preferibile configurare client soltanto su utenze di sistema esclusive (su Windows, Linux, etc..), non soltanto in ambito aziendale – dove il fatto che a ciascun lavoratore corrisponda un’utenza dovrebbe essere la norma..! – ma anche e soprattutto in quello domestico. E visto che tutti i moderni sistemi operativi, anche nelle versioni non professional – Windows dalla attuale versione XP in poi! –, sono multiutente non sfruttare quest’opportunità anche soltanto per tenere la propria corrispondenza isolata, dagli occhi ma ancor prima dalla eventuale insipienza tecnica altrui, potrebbe rappresentare solo l’indizio di un eccesso di pigrizia..

Rispettando questi due unici accorgimenti è possibile procedere alla configurazione dei client email su qualsiasi device, dal computer fisso al telefonino, passando per tutti i tipi di portatile – ivi inclusi netbook, tablet, phablet o wearable: poiché il funzionamento della posta elettronica è uno standard gli step della configurazione potrebbero apparire lievemente differenti a seconda del dispositivo ma, in fin dei conti, richiedono comunque di inserire i medesimi parametri (indirizzo, POP, SMTP, etc..). Una volta impostati due, tre, enne client con gli stessi parametri sarà quindi possibile ricevere i messaggi in arrivo, gli stessi messaggi in arrivo, su ciascuno di essi, e quasi contemporaneamente – sempreché i client siano attivi e con impostato un intervallo di sincronizzazione analogo; ognuno dei client fungerà non solo da strumento per leggere questi messaggi ma, come si è detto poc’anzi, anche da archivio di sicurezza per gli stessi, cosicché se per caso un messaggio venisse cancellato su un client non solo vi sarebbero altre copie negli altri client ma pure nel server.

Lievemente diverso è il discorso relativo ai messaggi spediti, le cui copie di base resterebbero solo nel client che li ha effettivamente inviati. Per ovviare a quest’inconveniente è sufficiente un trucchetto: indicando l’indirizzo email del mittente pure fra i destinatari del messaggio (i.e. in BCC/CCN) una copia di quest’ultimo viene auto- recapitata e compare nella “Posta in Arrivo” di tutti i client; a quel punto basta effettuare uno spostamento del messaggio, operazione comune in tutti i client email, da quest’ultimo contenitore a quello della “Posta Inviata“, per ciascun client. Non proprio un automatismo – a meno che non si sappia risolvere brillantemente la cosa con un semplice filtro sul client che automatizzi, appunto, suddetto spostamento –, neppure tanto comodo in caso di una fitta corrispondenza, ma comunque funzionante e funzionale, anche e soprattutto in una prospettiva di back-up generale dei propri scambi di posta elettronica.

Accesso plurimo condiviso

Con una pura e semplice somma di multi-account ed accesso plurimo si ottiene un sistema di validissima utilità sin dalla condizione – organizzativamente parlando – più tradizionale e co-localizzata, nella quale differenti individui, che possono lavorare a stretto contatto od anche dispersi, accedono non solo al proprio account email personale – di norma nominale, del tipo “tizio@xyz.com” – ma anche e soprattutto ad uno o più account condivisi: ancora di tipo nominale, per esempio a scopo di vicariazione in caso di assenza (per temporanea indisponibilità, malattia, ferie, etc.) e pertanto pro tempore, ma anche di tipo funzionale (i.e. “segreteria@xyz.com“), laddove la specifica funzione sia (temporaneamente, strutturalmente..) condivisa fra più soggetti, entro la stessa organizzazione o persino entro lo specifico team.

Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

In questa situazione, per la quale vanno adottate adeguate – quanto banali.. – procedure di priorità di subentro al fine di evitare che troppe persone s’inseriscano contemporaneamente nel medesimo flusso di corrispondenza senza effettiva necessità – anche per questioni di information overload –, ogni individuo, oltre a gestire i messaggi di propria competenza diretta (personali), possiede un archivio costantemente aggiornato di messaggi facenti parte di corrispondenze nelle quali può, appunto, subentrare in qualsiasi momento, senza alcun passaggio di consegne.

..

Le eventuali combinazioni o diverse declinazioni di queste tre configurazioni base non sono certamente infinite ma comunque estremamente eterogenee. Tutto dipende dall’esigenza, o piuttosto dall’insieme di esigenze, che si vuole soddisfare – ripeto – non soltanto in una condizione di vario Telelavoro (remotizzazione) ma già in una qualunque situazione “tradizionale” (co-localizzata).