Te la do io la P.A. americana…

Anni fa tradussi il “Telework Fact Sheet” delle forze aeree USA e ne fui molto soddisfatto: a fronte di un bel po’ di storici tentativi della letteratura di settore di tassonomizzare le forme di Telelavoro finalmente ne ebbi in mano una concreta applicazione, oltretutto verosimilmente più contemporanea in termini tecnologici.

La sussistenza di un’architettura regolatoria su cui basarsi, nella fattispecie il Telework Enhancement Act of 2010,¹ che regola il lavoro pubblico delle agenzie federali statiunitensi, offre, oltretutto, diversi benefici:

• L’opportunità di essere in qualche modo replicabile in quello privato, comunque passibile di influenze;²
• La facoltà, per altri paesi, di ispirarsi ad essa per dotarsi, se non di una pedissequa regolamentazione, almeno di un analogo approccio;
• La stabilizzazione delle situazioni-tipo e quindi dei possibili parametri per un’eventuale valutazione ex post.

Da notarsi pure che gli USA sono fra quei paesi così affezionati alle codifiche precise, con tanto di acronimi specifici, da ingenerare una più che giustificata aspettativa di univocità nella definizione delle suddette situazioni-tipo. D’altro canto tutto il mondo è paese e pertanto anche la documentazione prodotta (almeno) in questi ultimi dieci anni (cfr. U.S. OPM, 2011b, 2018; cfr. U.S. DOI, 2012), zeppa di sometimes, often referred to, also, riflette una complessità di interpretazioni, da parte di ciascuna agenzia e relativo titolare, che ne mina la precisione, seppur esclusivamente arrivando a livello di dettaglio.

In mio aiuto è giunta la bozza dell’aggiornamento della policy telelavorativa dell’agenzia statiunitense per l’Ambiente (U.S. EPA, 2016), confrontando la quale con l’evoluzione della terminologia (cfr. U.S. OPM, 2004-2019) ho revisionato lo schema di qualche anno fa (sotto), cogliendo l’occasione per qualche considerazione ulteriore…

Orizzonte bisettimanale

Forse pregiudizialmente ci si attende che nel lavoro pubblico abbondino i service, cioè quelle prestazioni erogate con tanta indeterminatezza quanta costanza (disbrigo pratiche, sportello, etc.), e che le attività “ad obiettivi“, in sostanza più che nella forma, siano prerogativa d’una sparuta minoranza. Ciononostante il legislatore statiunitense ha previsto il tipo “Situazionale“³ di Telelavoro proprio per intercettare le eventuali esigenze⁴ scaturibili da quest’eventualità, probabilmente neppure tanto remota considerando la crescita del “Telelavoro Ad Hoc” negli anni.⁵

Verosimilmente anche in funzione di controllo sia organizzativo che amministrativo, quindi, è stata orizzontalmente adottata una prospettiva biweekly sugli istituti collegati:

• In termini di flessibilità dell’orario di lavoro (“AWS“, Alternative Work Schedules), e nello specifico della facoltà di concentrare l’attività in un numero di giorni inferiore rispetto a quest’orizzonte temporale guadagnandosene uno libero (day off), la stessa opportunità è concessa sia nella variante più flexible che in quella compressed;⁶
• È considerata “Telelavoro Core” la pianificazione che preveda almeno due giornate di remotizzazione nell’intervallo di due settimane;
• È possibile combinare⁷ più tipi di Telelavoro (e.g. “Core” e “Situazionale“, “Core” ed “Unscheduled“, etc. ), purché il lavoratore si rapporti fisicamente con almeno una sede ordinaria di lavoro almeno due volte bisettimanalmente, salvo l’annuncio (quale operating status) della temporanea istituzione di quello “Emergenziale” (U.S. DOI, 2012).

Continuità Operativa Allargata

Il tema della Continuity Of Operations (CoOp) in caso di eventi ambientali estremi è noto al governo federale sin dai tempi del terremoto di Loma Prieta del 1989 (Joice, 2000); a partire dall’Undici Settembre anche la eventualità di una crisi dovuta ad attacchi terroristici vi è stata ricompresa (cfr. U.S. OPM, 2018a), così come qualunque situazione di emergenza, anche sanitaria (pandemic outbreak, weather, and other emergency situations; U.S. DLA, 2013). In tutti questi casi una preparazione (preparedness), con lavoratori formati nonché già esercitatisi al Telelavoro (Telework-Ready), è riconosciuta come essenziale.

C’è, tuttavia, una continuità di natura differente, qualitativa, la cui importanza è andata affermandosi nei decenni: la da Joice (ibidem) citata crisi di competenza fra i lavoratori del settore pubblico è stata affrontata dal governo USA specialmente con incentivi non salariali di appeal come il Telelavoro, per reclutare e ritenere le risorse umane più valide,⁸ conten(d)endone il flusso verso quello privato.

Portabilità ed Ineligibilità

Il tema della telelavorabilità viene affrontato scindendo il compito, e gli strumenti a questo necessari, dall’individuo:

• La maggior parte dei lavori, se non tutti, includono alcune attività che sono considerate “portabili” e che possono, generalmente, essere eseguite ovunque … In molte posizioni i lavoratori tipicamente eseguono con regolarità compiti portabili. Questi lavori si prestano al “Telelavoro di Routine”. … Il grado di portabilità di un lavoro contribuisce alla determinazione di quanto spesso al lavoratore può essere concesso di telelavorare (U.S. OPM, 2011b), sicché viene superata l’idea, obsoleta, che siano delle specifiche posizioni, in toto, ad essere telelavorabili, giungendo a quella di quota di telelavorabilità, su base verosimilmente temporale, applicabile alla maggior parte delle mansioni;⁹
• Ponderata la portabilità o meno dei compiti del singolo lavoratore, il quale potrebbe essere impegnato in molte attività faccia a faccia (anche con i propri superiori) oppure maneggiare materiale e strumenti riservati, questi potrebbe essere escluso (non eligibile) dalla “Telework Readiness“¹⁰ fondamentalmente solo in caso a proprio carico vi fossero azioni disciplinari oppure nel caso fosse stato valutato sottoperformante. In tutti gli altri casi il lavoratore dovrebbe venir incoraggiato al Telelavoro almeno su base “ad hoc” durante l’anno per assicurare che egli od ella sia preparato per una siffatta eventualità (U.S. OPM, 2011b).¹¹

Predisposizione (Preparedness)

Acciocché la forza lavoro pubblica federale sia proattivamente sospinta ad essere preparata ad ogni eventualità, ivi compresa — commenterei — la riduzione delle postazioni di lavoro materialmente disponibili¹² per dismissione (cartolarizzazione) dei relativi immobili pubblici (cfr. Lister & Harnish, 2011), il Telework Enhancement Act pone ad attivo supporto quantomeno due ruoli, interagenti con le altre figure organizzative ed amministrative della specifica agenzia: uno o più Telework Coordinator, in base alla grandezza dello staff interessato, ereditati dalle precedenti procedure pubbliche e deputati alla gestione del quotidiano, e soprattutto la figura del TMO (Telework Managing Officer; U.S. OPM, ibidem).

Un Telework Managing Officer va designato da ciascuna agenzia nell’ufficio del Chief Human Capital Officer od in uno con funzioni analoghe affinché la gestione dei programmi di telelavoro afferisca alla cerchia del comando di più alto livello ed assicuri l’allineamento con la presa di decisione strategica. Rispetto al coordinatore la figura del TMO, che è più di un ruolo amministrativo, funge da consulente interno, per manager e lavoratori, sì da coordinare a livello macroscopico il programma telelavorativo dell’agenzia e dei suoi scopi, misurandone e riportandone ogni anno l’avanzamento, e tenendo conto che siffatti programmi possono richiedere un cambiamento organizzativo significativo nell’agenzia il ruolo del TMO è strategicamente critico.¹³

Dipendentemente dalle specificità del ruolo ai TMO ed ai coordinatori è richiesto di far condurre a ciascuna agenzia un’esercitazione annuale di Telelavoro, onde testare l’abilità dell’organizzazione nel suo complesso a supportare il “Telelavoro Emergenziale”, integrando il test fra le altre esercitazioni su emergenze e CoOp ed infine condividendone le lezioni apprese con gli uffici dei servizi di emergenza e con quello delle Risorse Umane (U.S. DOI, ibidem).

Considerazione finale Considerazioni finali

A fronte di argomentazioni a supporto estremamente pregne di vantaggi per i lavoratori (per es. Lister & Harnish, ibidem), innanzitutto in un’ottica di Work/Life Balance¹⁴ e pertanto apparentemente nella tradizione del “bottom-up” (a fare richiesta del beneficio è il destinatario dello stesso), gli specifici regolamenti, nonché le indagini registrate nei rapporti annuali al Congresso, suggeriscono la preponderanza, invece, di logica “top-down” (strategia organizzativa), rispetto alla quale pure la costantemente rimarcata volontarietà di adesione ai programmi telelavorativi potrebbe, prospettivamente, risultare trattabile rispetto agli emergenti interessi del datore di lavoro, le strutture locali e quelle federali, forte anche di un’ormai rodata condiscendenza in materia fiscale sulle spese sostenute dai lavoratori¹⁵ e soltanto parzialmente intaccata dalla Riforma del 2018.¹⁶

Sempre di rango amministrativo e fiscale, più che pratico, sembra il limite all’egibilità al Telelavoro, comunque trattabile caso per caso secondo l’opportunità (del datore), qualora il lavoratore abbia la propria AWL, ad esempio casa propria, al di fuori della commuting area, ossia anche della tassazione locale,¹⁷ del suo ufficio ordinario. Un’armonizzazione in tal senso, seppur teoricamente percorribile – e comunque a rischio di dumping fiscale (diretto ed indiretto) e fors’anche retributivo fra le varie aree… –, richiederebbe tempo per le strutture federali ed ancor più tempo per quelle statali e locali.

Note

1. Congress, U.S.. (09/12/2010). Telework Enhancement Act of 2010. In 111th Congress, HR (Vol. 1722);
2. Un proficuo condizionamento del settore pubblico su quello privato in tema di adozione del Telelavoro è contemplato sin dagli Anni '70 e si è rinnovato al tempo del family-friendly workplace di clintoniana memoria; Lister & Harnish (2011), ad esempio, considerano lo stato attuale e le prospettive di crescita del fenomeno negli Stati Uniti non distinguendo fra i due settori;
3. In alcuni documenti quello "Situazionale" (per es. U.S. OPM 2017a, 2018b) corrisponde alla macro-categoria di "Telelavoro Ad Hoc" (episodico), contrapposto a quello "di Routine";
4. La U.S. DLA (2013) precisa che quello "Situazionale"³ è indicato nella esecuzione di progetti a breve termine od a compiti che richiedano concentrazione nonché blocchi di tempo non interrotti … permette all'individuo di lavorare lontano dalle distrazioni dell'ufficio, consentedogli di focalizzarsi con maggior efficacia sul completamento del compito, corroborando in un certo qual senso la mia proposta di discriminare fra "Work at Home" (d'attenzione) e "Work from Home" (remotizzazione con tele-reperibilità tanto costante da essere assimilabile al lavoro colocalizzato);
5. Vedansi le rilevazioni statistiche a riguardo degli ultimi Status of Telework in the Federal Government dell'OPM nonché gli Insights… del 2018;
6. In termini di prestazione individuale ciò significa che i lavoratori più performanti hanno la facoltà di "auto-erogarsi", persino occasionalmente, il benefit di una giornata di riposo anche quale compensazione rispetto ad una retribuzione equiparata a quelli meno performanti, con più che probabili effetti motivazionali — nonché di progressivo affinamento degli standard di prestazione minimi, della stimabilità dei tempi di lavoro, del rilievo maggior expertise specifico individuale, etc.;
7. Ad es. U.S. EPA (ibidem);
8. Molte agenzie riconoscono che il Telelavoro non soltanto attrae talento ma anche ritiene lavoratori di valore (U.S. OPM, 2016);
9. L'adozione del concetto di portabilità del compito, tutt'altro che nuovo nella letteratura di settore (ad es. Venkatesh & Vitalari, 1992), prelude all'opportunità di aumentarne il grado via via che ciò sia tecnologicamente possibile;
10. Assumendo che un lavoratore non fosse adatto ad una pianificazione di "Telelavoro di Routine" ma i cui compiti fossero compatibili con uno "Ad Hoc" … se il superiore si aspettasse dal lavoratore una potenziale richiesta di "Telelavoro Imprevisto" in caso di maltempo, sta ad entrambi sottoscrivere comunque un accordo scritto che stipuli l'eligibilità per il "Telelavoro Ad Hoc" (che include quello "Imprevisto") (U.S. OPM, 2011b);
11. Chiunque altro è eligibile al Telelavoro. Ai singoli uffici non è consentito aggiungere ulteriori criteri … un lavoratore eligibile al Telelavoro non può esservi escluso sulla base della categoria di appartenenza (supervisore, non-supervisore, studente, avventizio, …) … ai singoli uffici non è consentito di stabilire alcuna policy che limiti lavoratori eligibili una volta superata la soglia dei 60 giorni di assegnazione alla mansione (U.S. DOI, 2012);
12. L'U.S. DOI (ibidem) si riferisce all'"hoteling" di spazi e strumenti (gli impiegati la cui sede ufficiale di lavoro sia il proprio domicilio dovranno usare l'hoteling quando sono in un ufficio governativo), verosimilmente includendovi anche forme di "hot desking";
13. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (15/12/2010). Telework Managing Officers & Coordinators. telework.gov;
14. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (07/04/2017). Work-Life Telework Brochure;
15. Lipin, Ilya A.. (01/02/2010). A Practitioner’s Guide to the Taxation of Telecommuting. The Tax Advider – Association of International Certified Professional Accountants;
16. O’Brien, Sarah. (29/01/2019). A Key Tax Deduction for Telecommuters is Gone. Here Are Options for Easing the Pain. CNBC LLC;
17. Si pensi alle nostre Addizionali IRPEF, su base regionale e comunale.

Bibliografia

1. Joice, Wendell. (2000). The Evolution of Telework in the Federal Government;
2. Lister, Kate & Harnish, Tom. (2011). The State of Telework in the U.S. – How Individuals, Business, and Government Benefit. Telework Research Group;
3. U.S. DLA (Defense Logistics Agency). (2013). Defense Logistics Agency (DLA) Telework Program;
4. U.S. DOI (Department of the Interior). (2012). Telework Handbook;
5. U.S. EPA (Environmental Protection Agency). (2016). U.S. Environmental Protection Agency — Telework Policy;
6. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2004). Status of Telework in the Federal Government;
7. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2005). Status of Telework in the Federal Government;
8. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2007a). Status of Telework in the Federal Government — 2006 Report;
9. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2007b). Status of Telework in the Federal Government — 2007 Report;
10. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2008). Status of Telework in the Federal Government — 2008 Report;
11. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2009). Status of Telework in the Federal Government;
12. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2011a). Status of Telework in the Federal Government;
13. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2011b). Guide to Telework in the Federal Government;
14. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2012). Status of Telework in the Federal Government — 2012;
15. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2015). Status of Telework in the Federal Government — Fiscal Year 2013;
16. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2016). Status of Telework in the Federal Government — Fiscal Years 2014-2015;
17. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2017a). Work-Life Telework Brochure;
18. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2017b). Status of Telework in the Federal Government — Fiscal Year 2016;
19. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2018a). Governmentwide Dismissal and Closure Procedures;
20. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2018b). Telework Insights: a Current Look at Telework in the Federal Government and Promising Practices to Support a 21st Century Workforce;
21. U.S. OPM (Office of Personnel Management). (2019). Status of Telework in the Federal Government — Fiscal Year 2017;
22. Venkatesh, Alladi & Vitalari, Nicholas P.. (1992). An Emerging Distributed Work Arrangement: an Investigation of Computer-Based Supplemental Work at Home. Management Science, 1992, 38.12: 1687-1706;