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Nella mia (quota di) attività come formatore mi capita sfortunatamente di rado di insegnare Outlook, che reputo la migliore applicazione che Microsoft – come sempre acquisendola da altri.. – abbia inserito in Ms. Office: nonostante gli apprezzabili tentativi di Evolution Microsoft Outlook insiste ad essere il solo ed unico strumento della suite non sostituibile con alternative open (LibreOffice ed OpenOffice), neppure se preso standalone – se usato unitamente a Ms. Exchange diventa proprio una “cannonata“..!

Ciò che gl’ιδιώται (la committenza, chi finanzia e in primis chi progetta i corsi) in buona fede trascurano pensando ad Outlook, motivo per cui i corsi sono rari e spesso e volentieri troppo superficiali e spicci,  è che questa applicazione non serve solamente a gestire la posta elettronica – altrimenti basterebbe Windows Mail (ex Outlook Express) od un qualunque altro client – ma a gestire talmente tante altre cosucce in ufficio che, se impiegata in maniera abbastanza consapevole, potrebbe determinare significative riduzioni delle tempistiche di attività (tempo per compito).

Una di queste cosucce riguarda il tracciamento del tempo impiegato a svolgere una specifica attività (“Task“), persino estemporanea e/o di breve durata (“Micro-Task“). Con Journal, infatti, chi usa Outlook può registrare i momenti di inizio e fine di una microattività semplicemente pigiando su dei pulsanti del tipo Start, Pause (e Stop), ottenendo la durata complessiva della stessa. Una funzionalità a dir poco banale, dunque..! Tanto banale che, come sovente capita, prelude a significativi benefici…

Journal, infatti, oltre al tracciamento quantitativo, permette di fare tre fondamentali associazioni di tipo qualitativo:

• La data dell’attività, corrispondente o meno ad una di quelle elencate nella Gestione Attività di Ms. Outlook e comunque utile per se nella rilevazione cronologica, anche manuale — ad esempio recuperare, anche a latere, tutte le email del periodo per effettuare un’ultima ricognizione —, di quanto lavorato;
• La tipologia/natura dell’attività: il fatto che Outlook presenti fra le opzioni predefinite la “Phone Call” dovrebbe essere sufficientemente suggestivo del livello di dettaglio raggiungibile nel tracciamento;
• Il cliente (“Company“)¹ per il quale essa viene svolta, che, a sua volta, può essere pescato fra i Contatti.

La conseguenza di queste associazioni è che, a fine mese – momento di preparare le fatture o semplicemente uno “Stato di Avanzamento Lavori” (SAL) –, sarà possibile riportare che, per lo specifico cliente, saranno state svolte, per esempio…

• 11 ore e 42 minuti di telefonate;
• 35 ore e 17 minuti di elaborazione documenti;
• 7 ore e 59 minuti di riunioni…

…per un totale di 54 ore e 58 minuti fatturabili, e così via, per ciascun cliente.

Tenendo presente che le registrazioni possono essere salvate anche manualmente a posteriori è, dunque, possibile, avere traccia delle tempistiche raggiunte per tutte le attività. Queste, infine, possono essere usate direttamente da chi ha effettuato le registrazioni oppure passate – come allegato email in assenza di Ms. Exchange² – a chiunque debba elaborare la relativa fatturazione.

Si tratti, quindi, di un individuo – un lavoratore autonomo, un libero professionista ma pure il semplice subordinato – o di un gruppo di lavoro, in una situazione co-localizzata come in una di “lavoro distribuito” – o, banalmente, di un rapporto fra fornitore (esterno) e beneficiario di servizio – il tracciamento, al minimo dettaglio, sarà assicurato…

Senonché Journal offre una ulteriore possibilità, coerente con l’intenzionale intregazione con le altre applicazioni di Ms. Office, ossia l’associazione con singoli documenti, così da tracciarne totalmente in automatico l’elaborazione: è sufficiente importare nella finestra della singola attività l’icona del relativo documento e, da quel momento in poi, sarà lo stesso Ms. Outlook a monitorarne costantemente il cd. “Total Editing Time“.³

Insomma.. Un servizio completo, manuale, semi-assistito o completamente automatico per controllare la gestione economica non soltanto del proprio lavoro ma anche di quello altrui, ad esempio nel ruolo di project manager.

Tanto che oserei dire che se Microsoft offrisse (gratuitamente) alle aziende una licenza di Ms. Exchange ogni TOT licenze di Ms. Outlook contrasterebbe significativamente le fughe verso applicazioni open.

Lo dimostra anche il fatto che dall’epoca – tali funzionalità di Ms. Outlook sono presenti da almeno una decade! – le soluzioni alternative, capaci di emulare il ruolo di Ms. Exchange nella condivisione, a livello organizzativo, del Time Tracking di Ms. Outlook sono andate accumulandosi, persino in funzionali quanto ancor più distribuite – a vantaggio della gestione del Telelavoro dei Team Virtuali – varianti online.

Una di queste è Toggl.com. Ecco il post scritto ieri da me per Blog.Pmi.it.