TelelavoroBlog

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“Telecollaborazione” è il termine che in questo blog si preferisce usare riferendosi al “Telelavoro” per via della generale (errata) propensione a considerare quest’ultimo come strettamente unito alla domiciliazione del lavoro e del lavoratore. Col verbo “telecollaborare“, inoltre, si pone la giusta attenzione agli aspetti collettivi, di relazione (operativa ed umana), delle attività da svolgere e degli obiettivi da raggiungere, laddove il “telelavorare“, pur sempre per pre-giudizi ormai consolidati, spesso viene associato ad una situazione molto individualizzata, avulsa – e pertanto marginale.. – rispetto alla comune prassi organizzativa.

  • Il Costo delle Distrazioni nella Programmazione

    Il Costo delle Distrazioni nella Programmazione

    Questo mese, su Ironistic.com, è comparso un articolo che mi ha fatto rodere dall’invidia perché, più per sfogo che per altro, da tempo ne avrei voluto scrivere io: The Cost of Distractions on Developers! di Tom Lydon. Posto che la maggior parte del lavoro è già fatta oltre alla traduzione mi limiterò, quindi, ad aggiungere i miei commenti, tecnici e personali…

    Chiunque lavori in un ambiente od in ufficio multitasking ha a che fare con distrazioni quotidiane, e gli sviluppatori non fanno eccezione. È noto che le distrazioni siano tra i fattori che contribuiscono maggiormente ad una riduzione delle prestazioni degli sviluppatori

    Il tipo di lavoro degli Sviluppatori/Programmatori differisce dalla maggioranza di quelli esperibili in un ufficio: è il solo tipo di lavoro che, nonostante la sua prevalente non criticità – non si tratta né di medicina d’urgenza1 né di sostenere un attacco aereo alla guida di un velivolo! –, richiede un’attenzione davvero prolungata – dozzine di minuti, non minuti –, peraltro su niente di tangibile, bensì sulla correttezza del proprio “progetto mentale” di ciò che deve essere realizzato; la attività di mera scrittura del codice rappresenta solamente la successiva traduzione di quel progetto in qualcosa di eseguibile dal computer, tant’è che solo a quel punto abbondano i presidii che possono alleviare il labor del programmatore (interfacce grafiche, tool vari, librerie, etc..)..

    Per comprendere al meglio come funziona il lavoro del programmatore paragonato a quelli dei suoi vicini, a iniziare dai venditori ed i manager, l’autore suggerisce – ed io non posso che condividere, sghignazzando per quanto è vero – di leggere: Programmers, Teach Non-Geeks The True Cost of Interruptions.

    — Erik Dietrich (@daedtech) 17 Gennaio 2014

    Persino il neurochirurgo ha dei tessuti da guardare, mentre il pilota dopo pochissimi minuti o è uscito vittorioso dal duello – e può inserire il pilota automatico – oppure si è eiettato – e dunque non guida più nulla – od infine è morto, semplicemente. Il vero programmatore, invece, prima, mentre e dopo che ha cominciato a digitare, deve mantenere l’attenzione su qualcosa di intangibile e dunque ancor più complesso e sfuggente…

    Differenti livelli di carico di memoria durante le attività di programmazione in base all’analisi delle espressioni subvocali (Parnin, 2011)

    Quando a me capita di venir interrotto da quelle che io chiamo “richieste di interazione“2 mentre sto progettando la sensazione, di primo acchito, è analoga all’avere udito uno specchio/vetro infrangersi, per poi accorgermi che il delicatissimo castello di carte che avevo costruito nelle ultime decine di minuti è stato demolito da un flebile soffio di fiato. Sembrerà letterario ma è proprio così, e colleghi di tutto il mondo danno di eventi come questo descrizioni abbastanza sovrapponibili alla mia…

    La Memoria di Lavoro, un tipo di memoria a brevissimo termine

    Questo perché, neuropsicologicamente parlando, accade la medesima cosa: il ricco ma ugualmente precario dialogo fra strutture cerebrali della memoria a lungo termine e di quella a breve termine, raggiunto attraverso minuti e minuti di crescente concentrazione, viene colto, appunto, in tutta la sua precarietà. Il trauma, benché temporaneo, ancorché non più grave dell’aver sentito una puntina del giradischi scivolare sul vinile – tuttavia della musica che ci stava coinvolgendo o semplicemente rilassando… –, è assicurato.

    Le interruzioni occorrenti durante i picchi di carico di memoria provocano i maggiori disturbi in base alle ricerche effettuate con la pupillometria (Iqbal et al., 2004)

    Le distrazioni non solo ritardano il completamento delle attività ed aumentano il numero di bug… [di errori, ndr] …ma possono pure portare ad un aumento dello stress e dei livelli di frustrazione, che possono a loro volta portare ad ulteriori ritardi… ed in alcuni casi al burnout

    Tutt’altro che casualmente la ricerca scientifica sulle interruzioni (cd. “Interruption Science“) individua sovente fra i programmatori (et simila) il proprio campione di studio: per questi ultimi le conseguenze delle interruzioni e delle distrazioni appaiono da sempre come amplificate. E non c’è modo migliore di studiare un fenomeno del partire dai casi in cui questo si dimostra più potente per poi applicare rilievi e conoscenze acquisite relative ai suoi meccanismi alle situazioni meno borderline. Va da sé, quindi, che tutto questo discorso vale per i programmatori sempre – tant’è che una patologica frequenza delle interruzioni è co-fattore tipico dello Stress Lavoro-Correlato (cfr. Basoglu et al., 2009; Fonner & Roloff, 2012) – mentre per gli altri tipi di lavori varrà verosimilmente tanto quanto sono esposti ad analoghe richieste cognitive.

    Il tempo medio perso è di 23 minuti per le interruzione più gravi, secondo il Wall Street Journal. Oltretutto i programmatori possono richiedere 10-15 minuti per ricominciare l’elaborazione del codice dopo la ripresa del lavoro a valle di un’interruzione. Per Game Developer Magazine un programmatore nella media dispone verosimilmente soltanto di una singola ininterrotta sessione di due ore in un giorno

    L’ultima affermazione è quella operativamente più rilevante, in quanto se ne deduce che il vero tempo di qualità in una giornata di lavoro tipo di un programmatore sia limitato a meno della sua metà — quantomeno in un contesto co-localizzato; la parte restante, in quanto costellata di interruzioni, andrebbe considerata come marginalità rispetto alla prestazione principale richiesta. Sono, tuttavia, le prime due ad offrire una descrizione di quali siano gli effetti delle interruzioni sullo svolgimento di task cognitivamente complessi:

    • Ogni interruzione provoca una perdita di tempo di durata superiore all’interruzione stessa, il che significa pure che se il numero di interruzioni nell’arco della giornata lavorativa raggiunge una massa critica sufficiente la stessa giornata è da considerarsi persa – almeno relativamente alla prestazione originariamente prevista, in questo caso la programmazione;
    • Ciò in quanto ritornare semplicemente alla prestazione non è sufficiente: è necessario pure che vi sia il ritorno allo stato attentivo precedente rispetto all’evento all’origine dell’interruzione, il che richiede tanto tempo quanta è la complessità del compito da svolgere.

    Rappresentazione grafica della Curva Attentiva in base ai dati del WSJ e del Game Developer Magazine

    Gli sviluppatori perdono più tempo a tornare al compito rispetto alla norma dei lavoratori, e tanto più a lungo sono stati lontani dal compito, maggiore è il tempo necessario per ritornarvi

    Sempre per una questione di memoria se l’evento interruttivo eccede una certa durata – non si tratta più di una banale notifica (arrivo di un SMS o di un’email, lo squillo del telefono, etc.) ma di un’interruzione più lunga (e.g. un colloquio, una riunione, etc.) –, anche il (normale ed automatico) tentativo di trattenere fra i pensieri – in una sorta di complesso reharsal… – il progetto mentale fallisce e si rende necessario ricominciare tutto daccapo – tant’è che il post successivamente espone vari espedienti per organizzare dettagliatamente il lavoro così da limitare al minimo i danni di tali eventualità..

    La programmazione è più una forma mentis che un’abilità di scrittura. La mente va concentrata del tutto sul compito corrente, va pianificato e prefigurato il prodotto finale ed i risultati desiderati di ciascun metodo e funzione all’unisono con la scrittura del codice ed il testing

    Personalmente non condivido siffatta profonda distinzione tra programmazione ed abilità di scrittura. In entrambi i casi sussiste, infatti, una complessa fase prodromica, propedeutica di tipo ideativo — sono anni che combatto, da un lato coi miei clienti e dall’altro coi miei discenti e collaboratori, per far passare il duplice concetto, trito e ritrito fra chi si occupa di pianificazione di progetti informatici, per cui, tanto più tardi nello svolgimento ci si accorge di una carenza analitico-progettuale, tanto più ampie ne saranno le conseguenze, temporali e pertanto economiche, e che, quindi, vale assolutamente la pena prolungare l’analisi, anche se ad un osservatore ingenuo potrebbe sembrare una assenza di produzione  — ed il fatto, innegabile, che questa fase sia più impegnativa nella programmazione di certo non rende povera di complessità la progettazione di sequenze di proposizioni, magari assai articolate in subordinate, la costruzione di paragrafi logicamente sostenibili ed in genere la scrittura finalizzata ad un risultato, ad esempio divulgativo.

    È, altresì, esperienza famigliare per qualsiasi programmatore, così come per qualsiasi scrittore, che le interruzioni verbali (con un contenuto verbale) provochino un disturbo superiore rispetto a quelle esclusivamente informative (i.e. il singolo “ciao” del collega od il breve trillo del cellulare all’arrivo di un messaggio), spesso derubricate a notifica neppure prima inter pares. Questo accade verosimilmente perché in entrambi i tipi di attività le prime, andando ad interessare lo stesso tipo di memoria, verbale (Siegmund et al., 2014), già occupata, causano un conflitto modale, e più precisamente una interferenza verbale (Semenza, 1983): il “progetto linguistico” – trattasi pur sempre, infatti, di lingue o linguaggi, con una propria struttura e terminologia… – in uscita deve lasciare post al “prodotto linguistico” in entrata (da analizzare).

    Tutti ironizzano sul fatto che gli sviluppatori siano dei nottambuli, ma c’è qualche verità in questo. Nel corso degli anni di sviluppo, ho imparato a gestire le interruzioni per necessità. Nei miei primi anni ho trascorso molte tarde notti scrivendo codice, semplicemente perché era il miglior periodo del giorno senza interruzioni che potevo trovare.


    Non c’è soltanto qualche verità in tale affermazione: è tutta vera e per la maggioranza dei programmatori, specie quelli impegnati nel realizzare qualcosa di (soggettivamente) complesso. In una siffatta situazione spesso la notte è il solo intervallo di tempo nel quale siano disponibili le ore di tranquillità necessarie a capitalizzare la concentrazione indispensabile ad affrontare l’attività. Soprattutto se questa è inerente più la risoluzione di un problema attraverso una ristrutturazione cognitiva (il cd. “Effetto Eureka“) che la mera esecuzione, algoritmica, di una sequenza di compiti.

    Ovviamente c’è un’alternativa al lavoro notturno, per i programmatori così come per tanti altri lavori intellettuali. La remotizzazione – in questo caso il vero e proprio isolamento – del lavoratore, ad esempio, può minimizzare il tasso di interruzioni non programmate, connaturate alla situazione co-localizzata, senza il costo economico o psicosociale (e.g. le invidie dei colleghi) del conferimento di un locale isolato, un ufficio individuale, nella sede aziendale. Questo almeno fino a quando, per esempio, non ci sarà un qualche automatismo – Microsoft ha iniziato anni fa a pensare a qualcosa del genere… – in grado, magari, di contingentare tecnologicamente le interruzioni in base a delle rilevazioni biometriche dello “stato mentale” attuale del lavoratore.

    Rappresentazione grafica degli effetti di diversi tipi di interruzione sull’attività

    La prima – e più semplice… – delle soluzioni adottabili è quella di una remotizzazione part-time (verticale), in cui al lavoratore-programmatore è concesso di lavorare più giorni a settimana fuori dall’ufficio – a casa od in qualunque altro luogo nel quale poter evitare superflue “richieste d’interazione” dirette –, concentrando negli 1-2 restanti giorni tutte le attività mondane e la programmazione di routine da svolgere, invece. in sede. Starà nella determinazione del programmatore, infine, filtrare opportunamente eventuali distrazioni provenienti da remoto (telefonate, messaggi istantanei, contatti in telepresenza, etc.), ovverosia dall’ufficio, così come spiegare ai propri congiunti, sperabilmente più ammansibili dei colleghi, il dramma delle interruzioni…

  • Smart Working o Right Working?

    Smart Working o Right Working?

    Alla fine degli anni ’90, e con le connessioni dell’epoca, avevo già uploadato e downloadato giga e giga di file via FTP. Alcuni lustri dopo, passando attraverso l’Internet Boom e l’Internet Sboom, la stessa pratica, resa più usabile – leggasi opaca, ma anche automatizzata –, veloce e soprattutto più affidabile, è stata ribattezzata col nome di Cloud Computing. Ho come il dubbio che anche il termine “Smart Working“, con le sue profondissime radici in concetti organizzativi già abbondantemente disponibili, abbia avuto una genesi simile..

    ..Fors’anche più subdola..

    Fra le definizioni più esaustive di Smart Working spicca quella contenuta in un paper (PDF) realizzato nel 2008 dal Chartered Institute of Personnel and Development assieme a Capgemini, multinazionale della consulenza aziendale. Secondo quest’ultima lo Smart Working sarebbe:

    «..un approccio alla organizzazione del lavoro orientato a ricondurre maggiore efficienza e efficacia nel raggiungimento dei risultati lavorativi attraverso una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, parallelamente alla ottimizzazione degli strumenti e degli “ambienti” di lavoro per gli impiegati.»

    Lo Smart Working, pertanto, non è da considerarsi quale sinonimo di Telelavoro, nonostante ne abbia ereditato le condizioni organizzative (flessibilità, autonomia) nonché le modalità operative – l’impiego di media di comunicazione e collaborazione tecnologici –, e sovente si manifesti con la remotizzazione dei lavoratori contingente a specifici requisiti e/od obiettivi programmatici. D’altro canto lo Smart Working contempla quale opzione tale remotizzazione, laddove la stessa sia stata identificata come funzionale al miglioramento (diretto od indiretto) della prestazione lavorativa, ma non la prevede a priori. In sintesi…

    Anche prima che esistessero le tecnologie essenziali alla remotizzazione era possibile “lavorare smart“, e pure in una pizzeria il pizzaiolo, i camerieri, etc. possono essere più “agili” di quelli di un’altra…

    In apparente – almeno.. – analogia con la diffusione del concetto di Cloud, quello di Smart Working pare intenzionalmente rappresentare l’opportunità di aderire ad un approccio o filosofia di lavoro per la quale tutti i presupposti erano già da tempo disponibili e tuttavia largamente poco o mal sfruttati. Una sorta di seconda chiamata per giustificare tutti quei ritardatari che – colpevolmente.. – non sono stati all’altezza di cogliere i suddetti presupposti quando l’accessibilità e l’usabilità di questi ultimi era nemmeno tanto inferiore rispetto ai livelli attuali od a quelli prevedibili per l’immediato futuro..

    La colpevolezza di questa tardiva illuminazione è palese già per chiunque abbia anche solo una leggera infarinatura, anche non a livello accademico, di Teorie dell’Organizzazione. Basta ricordare i primi due nomi che compaiono in qualunque manualetto: Frederick Taylor ed Elton Mayo. Se il primo, oltre un secolo fa, ha offerto alle imprese una nuova prospettiva, scientifica, sull’Organizzazione del Lavoro, il secondo ha rilevato – e rivelato.. – l’esigenza, comunque opportunistica, di contemplare anche i fattori più umani della Produzione. Presi assieme, nonostante le profonde discrasie, col senno di poi di decenni e decenni di ulteriori progressi nelle Scienze dell’Organizzazione, questi due approcci si coniugano in un unico principio tanto semplice quanto apparentemente inconsueto per tante, troppe aziende:

    Pur di migliorar(n)e la performance è lecito impiegare qualsiasi mezzo,
    persino andare incontro ai lavoratori..

    Scientificamente parlando tale principio si esplicherebbe nella pro-attiva ricerca, da parte delle aziende, dei fattori verosimilmente causali del miglioramento della singola prestazione individuale e/o gruppale e nella successiva implementazione di qualunque espediente – si tratti di concedere qualche giornata di Telelavoro da casa a settimana come di comprare monitor più grandi e/o di testare strumenti come Slack – riconosciuto come capace di influire su tali fattori. Niente di nuovo, insomma: né la Psicologia del Lavoro – la si chiami pure Psicologia Industriale o Psicologia delle Organizzazioni.. – né l’Ergonomia sono discipline nuove, laddove l’Information and Communications Technology compensa la propria inferiore età con uno sviluppo vistosamente più esuberante delle prime due..

    ..Sicché c’è stato sicuramente un momento, in questi ultimi anni d’esuberante sviluppo, in cui ciascuna fra le aziende alle quali oggi viene propinato lo Smart Working ha iniziato a praticare il suo contrario, il “Dumb Working“: pur sussistendo sia i mezzi (tecnologici) che i metodi (scientifici) e le motivazioni (scientifiche), esse non hanno colto le opportunità né dei primi né dei secondi. Per ciascuna azienda questo momento è stato diverso, ed è sopraggiunto allorché l’accessibilità e l’usabilità degli strumenti commercialmente disponibili sarebbero state, potenzialmente, sufficienti da permettere l’adozione di questi ultimi ma ciò, effettivamente, non è accaduto. Ad esempio: l’azienda che ancor oggi insista a impegnare cose, persone e denaro pur di riunire nella stessa stanza colleghi provenienti da diverse sedi è passata al Dumb Working da parecchi anni, sin dal momento in cui sarebbe dovuto essere evidente che si sarebbe potuto condurre almeno alcuni di questi meeting in teleconferenza – facendo, peraltro, un favore a tutti..

    Se adottatabile lo Smart Working altro non è che Right Working:
    il solo ed unico modo giusto di lavorare («One Best Way»?).
    Peraltro chi riterrebbe l’essere “smart” soltanto un optional?

    Un tanto premesso il conio di tale nuovo termine, lo “Smart Working” appunto, offre due fondamentali opportunità agli interessati:

    • A chi intende venderlo di avere un “prodotto” già pacchettizzato (nonostante l’indubbia complessità), ossia facilmente identificabile e pertanto promuovibile senza troppi sforzi attraverso conferenze ed altri canali;
    • A chi intende comprarlo di potere azzerare il calcolo del ritardo accumulato rispetto a chi – a questo punto per non ben precisate ragioni.. – da diversi lustri ha adottato le stesse politiche organizzative riproposte oggi.

    Una situazione commercialmente assai suggestiva, nella quale potrebbe (fortunatamente) innescarsi un diffuso, proficuo circolo virtuoso sostenuto da una duplice spinta: da un lato i venditori a sensibilizzare la colpevolizzazione dei ritardatari articolando e migliorando sempre più l’offerta disponibile; dall’altro le aziende acquirenti ad ergere a totem di un proprio New Deal organizzativo, in precedenza indubbiamente inaccessibile (?), ciò che in realtà non potrebbe essere considerato altrimenti se non un uovo di Colombo.

    Un circolo virtuoso che già appare tanto più roboante nella narrativa a suo supporto quanto grande è la la foglia di fico che questa costituisce. Un tantinello in più di onestà intellettuale forse sarebbe indicata!

  • «Lei non sa dove sono io…»

    «Lei non sa dove sono io…»

    Dopo aver estenuamente utilizzato il servizio Skype IN – e che prima avevo tanto desiderato e che ho sottoscritto appena possibile… – posso, con un tecnicismo molto acuto, affermare che si tratta di una figata pazzesca: ovunque io sia – pure all’estero purché con una W/LAN a tiro – sono, quasi gratuitamente, raggiungibile presso – bada bene – una numerazione geografica di Milano, dove peraltro non risiedo da anni. Il fatto che io da tempo mi sia dotato di uno Skype Phone Wi-Fi (foto a sx) costituisce un plus: avendo anche un abbonamento Skype Out posso chiamare ed essere chiamato praticamente dappertutto ed a costi risibili.
    (altro…)

  • Telergofobia, questa conosciuta..

    Pare che occuparmi di Telelavoro solletichi molto il mio “orgoglio etimologico“. Infatti, dopo aver dato i natali a “Criptotelelavoro“, voglio introdurre un altro etimo, questa volta seminuovo.

    Esiste già, invero, un termine per il fenomeno in questione ed è “Telework Phobia” (la paura, l’avversione nei confronti del Telelavoro) oppure “Telework Skepticism” (la sola sfiducia o diffidenza), tuttavia, oltre all’anglofonia, secondo me appare un po’ troppo naïf e troppo poco tecnicistico..

    Pertanto, per onorare pure la mia provenienza ginnasiale, vorrei proporre come alternativa omnicomprensiva un composto neoclassico che unisca la parola greca moderna per “Telelavoro” (“Τηλεργασία”) ad “Ergofobia” (il terrore del lavoro, del luogo di lavoro, dei colleghi..). (altro…)

  • Telelavoratori del 2000

    La Third European Survey on Working Conditions 2000, pubblicata qualche settimana fa, offre un interessante spaccato, benché un po’ troppo out of date, sulla situazione dei telelavoratori europei all’inizio del nuovo millennio. Gran parte delle informazioni che vi si evincono non costituiscono, in realtà, una grossa novità; a destare, invece, un certo compiacimento è la sussistenza, finalmente, di riscontri oggettivi. (altro…)

  • L’aumento della Produttività – I dati

    L’aumento della produttività è stato da sempre uno dei cavalli di battaglia dei fautori del Telelavoro, con il quale questi ultimi hanno cercato di favorirne l’appeal presso il pubblico dei potenziali fruitori fra i datori di lavoro: una frangia in cui le resistenze avverso a questa modalità di lavoro non sono mai mancate, sull’onda del classicissimo pregiudizio in base al quale, in assenza di una pressante supervisione, i lavoratori tenderebbero a poltrire ed in generale ad essere meno “sul pezzo“.. (altro…)

  • Configurare al meglio un Client E-Mail

    Configurare al meglio un Client E-Mail

    Nonostante la Posta Elettronica rappresenti lo strumento principe nella Collaborazione Digitale pochi ne conoscono il funzionamento: i più si limitano ad utilizzarla as is, per come l’hanno trovata già impostata presso la propria postazione di lavoro, colocalizzata o remotizzabile (i.e. il laptop) che sia..

    È un vero peccato perché non servirebbe conoscerne al minimo dettaglio tutti i meccanismi – sarebbe sufficiente arrivare ad essere in grado di cimentarsi con destrezza nella configurazione di un qualunque Client E-Mail – per poterne apprezzare l’estrema versatilità d’impiego.

    Per questo motivo ho deciso di mettere giù un manuale minimo per descrivere, sulla base dell’architettura client⇆server di funzionamento della posta elettronica (di tipo POP + SMTP), semplici soluzioni applicabili agli eterogenei casi di ogni giorno.

    Primi passi

    Un indirizzo email è composto da due porzioni, divise dal simbolo “@” della chiocciolina – che in inglese si legge “at” e che ben potrebbe venir tradotto in italiano con “presso“: a destra della at abbiamo il dominio internet (e.g. wikipedia.org) che identifica il servizio/server di posta elettronica; a sinistra, invece, si trova l’utenza, non per forza solo di posta elettronica, abilitata presso il suddetto dominio. In pratica l’ipotetico indirizzo email paolo.rossi@nomeazienda.it altro non è che l’indicazione per recapitare al tale Paolo Rossi un messaggio presso la tale azienda; se parlassimo di una tradizionale corrispondenza cartacea sarebbe come scrivere “Paolo Rossi c/o Azienda“, laddove l’indirizzo fisico della sede di quest’azienda sia già noto e non siano necessarie ulteriori indicazioni.

    Dal punto di vista del titolare di un dato indirizzo email, invece, la sussistenza della suddetta utenza si concretizza nell’opportunità di poter sia inviare che ricevere messaggi di posta elettronica, sfruttando lo spazio concesso dal servizio per conservare tutti questi messaggi – per lo meno per l’intervallo di tempo fra un download e l’altro (sincronizzazione) di quelli in arrivo se usa un’applicazione client per gestire la propria corrispondenza elettronica.

    Il viaggio che compie un messaggio di posta elettronica inviato da un mittente ad uno o più destinatarii è paragonabile a quanto avviene nella corrispondenza cartacea: correttamente indirizzata ed affrancata la missiva va inserita in una di quelle cassette per le lettere per essere così elaborata dal servizio postale, il quale, attraverso alcuni passaggi, la fa pervenire nella buca delle lettere del destinatario. Volendo essere più precisi con il paragone la missiva, in realtà, non viene consegnata presso il domicilio del destinatario ma archiviata, assieme ad altre, nella casella postale (mailbox) dell’ufficio postale di zona, presso il quale il destinatario potrà recarsi (sincronizzandosi) a sua discrezione per prelevare la propria corrispondenza.

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Assumiamo che Tizio (che ha un indirizzo del tipo account@xyz.com) voglia inviare un messaggio email a Caio (account@pqr.org):

    • Tizio dovrà correttamente indirizzare a Caio il messaggio ed infilarlo, attraverso il proprio client email, in una cassetta per le lettere, cioè un qualsiasi SMTP server (e.g. “smtp.xyz.com”) presso il quale Tizio abbia un’utenza attiva;
    • Il server SMTP, sulla base del dominio dell’indirizzo email di Caio (“..pqr.org”), inoltrerà il messaggio al relativo server POP (oppure IMAP; e.g. “pop.pqr.org”), dove, salvo errori, sarà archiviato nella mailbox di Caio, assieme agli altri messaggi eventualmente destinatigli;
    • Connettendosi col proprio client email alla propria mailbox presso il server POP, Caio potrà scaricare tutti i nuovi messaggi, fra i quali quello di Tizio, sul proprio computer (od il proprio telefonino);
    • La risposta (reply) da parte di Caio seguirà un percorso analogo: inviata al server SMTP di Caio (e.g. “smtp.pqr.org”) sarà da quest’ultimo inoltrata al server POP (o IMAP) su cui è radicata l’utenza di Tizio (e.g. “pop.xyz.com”), il quale, a sua volta, potrà scaricarla sul computer attraverso il suo client email.
    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Per poter inviare e ricevere messaggi email, pertanto, è necessario possedere un account (un indirizzo email, e relativa password) e conoscerne l’indirizzo del Server della Posta in Arrivo (POP/IMAP) e quello del Server della Posta in Uscita (SMTP). Anzi, volendo essere ancora più puntigliosi, sarebbe necessario comprendere che, trattandosi di due mail server (in Uscita ed in Arrivo), le utenze, ossia gli accoppiamenti fra indirizzo/username e password, in realtà sarebbero, appunto, due, potenzialmente utilizzabili anche in maniera disgiunta (ad esempio si potrebbe inviare un messaggio da parte di un determinato indirizzo email ma sfruttando il server SMTP di un altro indirizzo..). Il fatto che spesso – sempre meno spesso..! – basti specificare l’indirizzo del server SMTP omettendo d’inserire username e password dipende dalla eventuale corrispondenza fra fornitore del servizio di posta e fornitore di accesso ad internet (ISP), che magari concede inoltro incondizionato a qualunque richiesta d’invio riconosciuta come proveniente da un indirizzo della propria rete.

    Laonde percui, per configurare un qualsiasi client di posta elettronica, i parametri da conoscere, ovvero da richiedere al fornitore del servizio, sono almeno sei..

      Posta in Arrivo (POP/IMAP) Posta in Uscita (SMTP)
    Server pop.xyz.com smtp.xyz.com
    Username account@xyz.com account@xyz.com
    Password ******** ********
    Porta 110 (stnd) / 995 (SSL) 25 (stnd) / 465 (SSL) / 587 (TLS)
    I sei+due parametri di configurazione di un account email su un client di posta elettronica

    ..più due, qualora l’indirizzo, come nel caso di una mailbox di Posta Elettronica Certiticata (PEC), richieda la crittografazione (SSL/TLS) della trasmissione (sia in ingresso che in uscita) e pertanto di accedere ai server su porte differenti da quelle predefinite.

    Provvisti di questi parametri, che devono essere favoriti dal fornitore del servizio – anche sotto forma di dati pubblicati (SMTP, POP/IMAP ed eventuali porte) online –, è sufficiente seguire passo per passo i wizard (procedure guidate) di configurazione del proprio client di posta elettronica ed in pochi minuti – o decine di secondi, per i più smaliziati – è possibile rendersi operativi.

    Webmail

    L’alternativa sempre più prevalente alla configurazione di applicazioni client email è quella dell’uso di servizi di Webmail, nei quali il suddetto client è sostituito da un’applicazione Web utilizzabile direttamente da browser e che richiede solamente la conoscenza delle credenziali d’accesso (username e password) al servizio; restano i due server SMTP e POP – soprattutto quest’ultimo.. – ma è la stessa applicazione Webmail, preconfigurata in tal senso, a connettervisi per consentire la lettura e l’invio dei messaggi.

    Multi-Account

    Nel tempo ho osservato, con sempre maggior mio stupore, che una delle funzionalità meno usate dei client di posta elettronica è l’opportunità di gestire, sia in ricezione che in invio, più account email al contempo, in maniera da poter concentrare in un unico luogo diversi flussi di corrispondenza. La ragione di tale scarsa notorietà della suddetta funzionalità va forse ricercata in due fattori:

    • Tante (troppe) persone ancora considerano un account email come un recapito ufficiale e soprattutto fisico, al quale poter – e dover.. – far pervenire messaggi in maniera indiscriminata, e non uno spazio in cui archiviare dei messaggi, né tantomeno un’identità dalla quale farli partire;
    • Tante (troppe) persone ancora considerano già stressante presidiare/monitorare un singolo indirizzo email, come se la sola interazione richiesta – già in ricezione – richiedesse uno sforzo superiore alla banale e passiva attesa di una notifica (visiva e/od acustica dell’interfaccia utente del computer).
    Account multipli di posta elettronica su singolo client email

    Account multipli di posta elettronica su singolo client email
    (quasi tutti i client consentono di razionalizzare il numero di account SMTP usati rispetto a quello degli indirizzi gestiti)

    Possedere ed utilizzare più indirizzi di posta elettronica, d’altro canto, offre una serie di vantaggi tanto semplici quanto pratici:

    • Sia in ricezione che in invio la disponibilità di differenti identità e sotto-identità consente la creazione di differenti flussi di corrispondenza: partendo dall’ormai classica accoppiata fra un indirizzo ufficiale ed uno dedicato alle registrazioni ai servizi online – tant’è che negli anni sono andati diffondendosi pure servizi di addressing temporaneo – è possibile arrivare a disporre di un pool di indirizzi, ciascuno volto ad uno scopo preciso: corrispondenza professionale-lavorativa, corrispondenza personale, sola corrispondenza economica (fatture/ricevute in ingresso od uscita), etc.. In questa maniera è possibile distinguere ex-ante, ovvero senza neppure scomodarsi con la creazione di filtri, i diversi flussi di corrispondenza
    • Nel caso di un accesso da client mobile (laptop, cellulare) il potenzialmente enorme vantaggio risiede nella possibilità di specificare differenti intervalli di sincronizzazione con il server in base alla priorità attribuita a ciascun account configurato, oppure, direttamente, nell’opportunità di non configurare account sui quali sia prevedibile la ricezione di un eccesso ingiustificato di allegati.
      • Una variante di quest’approccio che io stesso ho usato per molti anni prevede la ricezione di allegati su un account non presidiato che, però, invii la notifica – leggera: solo testo – di tale ricezione ad un altro indirizzo, regolarmente sincronizzato sul cellulare/smartphone.
      • Un’ulteriore variante, supplementare, prevede la configurazione della sincronizzazione degli account pesanti – sui quali sia prevedibile la ricezione di molti allegati, magari corposi – soltanto quando lo smartphone e/od il tablet sono collegati ad una rete wi-fi, quindi senza troppi rischi di bruciare traffico sul contratto del dispositivo mobile.
    • Gestire diversi account può anche significare presidiare identità altrui: è il tipico caso di una attività segretariale (una singola persona intercetta – legittimamente! – ed organizza la corrispondenza di molte altre) o di vicariazione (una persona si sostituisce – sempre legittimamente! – ad un’altra nei momenti di assenza di quest’ultima).

    Anche buona parte dei servizi Webmail, essendo in effetti delle applicazioni client pur girando su server, consentono la configurazione di più account sia in ricezione (POP/IMAP) che in invio (SMTP).

    Accesso plurimo

    Forse ancor più frequente potrebbe essere la volontà – od anche l’esigenza, come in una situazione di Telelavoro Nomade o semplicemente Mobile – di poter accedere al medesimo account da posti differenti, ad esempio..

    • ..dalla prima, dalla seconda, dalla terza e/o dall’ennesima sede di lavoro;
    • ..dall’ufficio aziendale (co-localizzato) e dall’ufficio domestico (remotizzato);
    • ..anche in mobilità (Internet Café, Cellulare, etc.)..

    In questi – ed altri..! – casi sarà sempre la suddetta architettura (client ⇆ server) di funzionamento della posta elettronica ad abilitare alla massima flessibilità possibile – tenendo comunque conto che siffatte configurazioni fungono, prima di qualunque altra eventualità, da strategia di back-up, peraltro distribuita, per i messaggi in arrivo e, con qualche ulteriore piccolo espediente, anche per quelli spediti.

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client
    (contemplato anche l’appoggio a diversi server SMTP)

    Per sfruttare queste opportunità è più sufficiente replicare il settaggio del primo client tante volte quanti sono i client “gemelli” che si vogliono configurare, seguendo soltanto queste due successive indicazioni:

    • Qualunque client email, seppur con opzioni raggiungibili con differenti procedure, deve consentire all’utente di impedire la cancellazione dei messaggi presenti sul server una volta che le loro copie sono state scaricate nel client; disabilitando questo comportamento predefinito, attivo ancora oggi così come ai tempi delle mailbox capienti una manciata di megabyte e pertanto rapidamente riempibili, ciascun client configurato per l’accesso al dato account sul server può effettuare il download di una propria copia dei messaggi lasciando gli altri client fare altrettanto, cosicché tutti i client contengano un’esatta copia, costantemente sincronizzata, dei messaggi (Posta in Arrivo) comunque ancora salvati anche sul server.
    • Poiché un altro comportamento predefinito dei client email è la memorizzazione della password di accesso all’account – così da non doverla re-inserire ad ogni sincronizzazione – sarebbe preferibile configurare client soltanto su utenze di sistema esclusive (su Windows, Linux, etc..), non soltanto in ambito aziendale – dove il fatto che a ciascun lavoratore corrisponda un’utenza dovrebbe essere la norma..! – ma anche e soprattutto in quello domestico. E visto che tutti i moderni sistemi operativi, anche nelle versioni non professional – Windows dalla attuale versione XP in poi! –, sono multiutente non sfruttare quest’opportunità anche soltanto per tenere la propria corrispondenza isolata, dagli occhi ma ancor prima dalla eventuale insipienza tecnica altrui, potrebbe rappresentare solo l’indizio di un eccesso di pigrizia..

    Rispettando questi due unici accorgimenti è possibile procedere alla configurazione dei client email su qualsiasi device, dal computer fisso al telefonino, passando per tutti i tipi di portatile – ivi inclusi netbook, tablet, phablet o wearable: poiché il funzionamento della posta elettronica è uno standard gli step della configurazione potrebbero apparire lievemente differenti a seconda del dispositivo ma, in fin dei conti, richiedono comunque di inserire i medesimi parametri (indirizzo, POP, SMTP, etc..). Una volta impostati due, tre, enne client con gli stessi parametri sarà quindi possibile ricevere i messaggi in arrivo, gli stessi messaggi in arrivo, su ciascuno di essi, e quasi contemporaneamente – sempreché i client siano attivi e con impostato un intervallo di sincronizzazione analogo; ognuno dei client fungerà non solo da strumento per leggere questi messaggi ma, come si è detto poc’anzi, anche da archivio di sicurezza per gli stessi, cosicché se per caso un messaggio venisse cancellato su un client non solo vi sarebbero altre copie negli altri client ma pure nel server.

    Lievemente diverso è il discorso relativo ai messaggi spediti, le cui copie di base resterebbero solo nel client che li ha effettivamente inviati. Per ovviare a quest’inconveniente è sufficiente un trucchetto: indicando l’indirizzo email del mittente pure fra i destinatari del messaggio (i.e. in BCC/CCN) una copia di quest’ultimo viene auto- recapitata e compare nella “Posta in Arrivo” di tutti i client; a quel punto basta effettuare uno spostamento del messaggio, operazione comune in tutti i client email, da quest’ultimo contenitore a quello della “Posta Inviata“, per ciascun client. Non proprio un automatismo – a meno che non si sappia risolvere brillantemente la cosa con un semplice filtro sul client che automatizzi, appunto, suddetto spostamento –, neppure tanto comodo in caso di una fitta corrispondenza, ma comunque funzionante e funzionale, anche e soprattutto in una prospettiva di back-up generale dei propri scambi di posta elettronica.

    Accesso plurimo condiviso

    Con una pura e semplice somma di multi-account ed accesso plurimo si ottiene un sistema di validissima utilità sin dalla condizione – organizzativamente parlando – più tradizionale e co-localizzata, nella quale differenti individui, che possono lavorare a stretto contatto od anche dispersi, accedono non solo al proprio account email personale – di norma nominale, del tipo “tizio@xyz.com” – ma anche e soprattutto ad uno o più account condivisi: ancora di tipo nominale, per esempio a scopo di vicariazione in caso di assenza (per temporanea indisponibilità, malattia, ferie, etc.) e pertanto pro tempore, ma anche di tipo funzionale (i.e. “segreteria@xyz.com“), laddove la specifica funzione sia (temporaneamente, strutturalmente..) condivisa fra più soggetti, entro la stessa organizzazione o persino entro lo specifico team.

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    In questa situazione, per la quale vanno adottate adeguate – quanto banali.. – procedure di priorità di subentro al fine di evitare che troppe persone s’inseriscano contemporaneamente nel medesimo flusso di corrispondenza senza effettiva necessità – anche per questioni di information overload –, ogni individuo, oltre a gestire i messaggi di propria competenza diretta (personali), possiede un archivio costantemente aggiornato di messaggi facenti parte di corrispondenze nelle quali può, appunto, subentrare in qualsiasi momento, senza alcun passaggio di consegne.

    ..

    Le eventuali combinazioni o diverse declinazioni di queste tre configurazioni base non sono certamente infinite ma comunque estremamente eterogenee. Tutto dipende dall’esigenza, o piuttosto dall’insieme di esigenze, che si vuole soddisfare – ripeto – non soltanto in una condizione di vario Telelavoro (remotizzazione) ma già in una qualunque situazione “tradizionale” (co-localizzata).

  • Principii base d’uso dell’E-Mail

    Imprescindibile compagna di qualunque internauta, entro e fuori gli ambiti del lavoro, la posta elettronica rappresenta per taluni persino l’attività prevalente compiuta online per tenersi in contatto con i propri partner e colleghi, organizzare attività e scambiare documentazione di ogni sorta (telecollaborazione). (altro…)