Nell’esatto momento in cui il perfezionamento di una commessa richiede il coinvolgimento di più persone, un team insomma, il semplice time tracking, magari individuale, non è più sufficiente — o quantomeno non è più abbastanza comodo — a garantire la necessaria analizzabilità e trasparenza di gestione per tutti i partecipanti, né per chi si pone a coordinamento dello stesso. Innanzitutto a cambiare sono i costi delle risorse, che potrebbero variare da membro a membro della squadra:
- In un team di lavoratori subordinati ciascuno avrà un suo “costo aziendale” (globale),1 dal quale pervenire a quello orario;
- In un team di freelance, come ad esempio in un network telelavorativo, ognuno di questi, salvo differenti accordi, avrà una sua tariffa2 o persino tariffe diversificate a seconda del tipo di attività svolta.3
Fintantoché si lavora da soli — la casistica include anche moltissimi liberi professionisti — e l’orizzonte temporale della commessa è ancora umanamente gestibile il principale accorgimento è quello di soddisfare la scadenza finale (cd. “deadline“) e quelle intermedie (cd. “milestone“).
Ciascuna di tali scadenze — sempre restando nei lavori intellettuali — verosimilmente coinciderà con la produzione e/o l’acquisizione di un “elaborato” (cd. “deliverable“),4 ad esempio un documento o dei file, per elaborare i quali si saranno compiute tutta una serie di micro-attività (telefonare, fare riunioni, scrivere, consultare, etc.) raggruppabili entro una macro-attività (cd. “task“) più specifica — banalmente: a cui poter dare un titolo identificativo fra altri titoli, comprensibili sia al professionista che, soprattutto, al committente.5
Ciascun task, infine — capita, ahinoi, persino con le micro-attività! —, magari potrebbe essere concluso, od appena essere avviato, solo se in precedenza se ne è perfezionato un altro, se non più d’uno: in tal caso si parla della cd. “dependancy” (“dipendenza“)6 fra task.
La quantificazione dei tempi opportuni (base + margine di sicurezza) a perfezionare l’insieme dei micro-task e, a sua volta, l’insieme dei task, unitamente a quella dei costi ed ad una valutazione della priorità della commessa rispetto, ad esempio, ad altre concorrenti, a sua volta influenzata dalla deadline, confluiscono nella stima economica. Questa, al netto delle famigerate “variazioni in corso d’opera” richieste dal committente dopo l’approvazione del preventivo oppure ingeneratesi per cause esterne indipendenti da committente e prestatore, dovrebbe essere infine garantita.
Questo è il livello limite di complessità fino a cui il Time Tracking può ancora considerarsi bastevole: un prestatore, uno o due committenti, una singola commessa o due, al massimo, con deadline (i.e. “Progetto“) oppure senza (ad es. “subfornitura di servizi“); il prestatore tiene traccia delle ore lavorate, nel primo caso, cercando di restare in quelle preventivate, nell’altro per farsele riconoscere, presentandone un rendiconto, via via che si accumulano.
A mettere i bastoni fra le ruote a tale garanzia, tuttavia, ci sono molte incognite, talora neppure contemplabili a priori: da 2-3 giorni di malattia inabilitante potrebbe scaturire lo stravolgimento a catena di specifiche milestone, deliverable e, pertanto, della deadline; alle medesime conseguenze si potrebbe arrivare per colpa di un ritardo addizionale nella disponibilità di un documento (burocrazia statale e locale) o di risorse finanziarie (burocrazia bancaria) a un qualche punto della commessa. Nei casi più semplici e fortunati al ritardo (cd. “slittamento“) su un task (ad esempio 3 giorni) corrisponderà linearmente (sempre 3 giorni) un ritardo sulla deadline; in quelli meno fortunati potrebbero sussistere tali e tante combinazioni di dipendenze fra i task da moltiplicare il singolo ritardo, richiedendo una ri-pianificazione dell’intera commessa.
Si tratta di un lavoro “nel” e “per” il lavoro (fissare scadenze, assicurarsi di rispettarle, etc.) su cui già possono insistere la complessità e la durata di una singola commessa. Quando queste si moltiplicano, si accavallano andando magari in conflitto fra loro — è tutt’altro che raro proporre una deadline posticipata rispetto alle richieste iniziali soltanto perché il tempo a disposizione è limitato — il rischio di fare confusione diventa sempre più concreto — basti vedere, da un lato, i tomi che diventano, con il tempo, le agende di molti professionisti e, dall’altro, la diffusione di strumenti come i calendari online, sincronizzati magari con lo smartphone.
Sin da questo punto è quantomeno preferibile, salvo che non si manifestino capacità logico-aritmetiche da “Idiot Savant“, affidarsi a strumenti digitali per la pianificazione, ideati sia per contemplare una molteplicità, e la reciproca interferenza, di commesse concorrenti che per computare gli effetti (combinati) di eventuali slittamenti, anche solo simulandoli. Prima ancora questi tool permettono di visualizzare, e quindi pure presentare alla committenza7 — ma non solo… — dapprima le previsioni e successivamente l’andamento della commessa.
Già quando si comincia a collaborare fra due persone, di norma alla pari ma non per forza, emergono altri fattori:
- La suddivisione dei compiti: ci si può spartire nettamente i task8 ma persino arrivare al livello di dettaglio di preferire che, all’interno di un task, uno dei due vi compia buona parte dei micro-task e l’altro/a quella residua, e viceversa per un altro task;
- L’individuazione di un referente verso il Cliente, vuoi perchè è preferibile che vi sia qualcuno che si ricordi tutti i temi, soprattutto quelli laterali, non formalizzati come requisiti od obiettivi, affrontati dalla committenza nell’arco della commessa, vuoi perché a molti committenti non piace un’alternanza di referenti, salvo quando necessaria;
- L’esigenza di Comunicare & Condividere: dall’esterno (committenza, terze parti, etc.) verso l’interno e viceversa, fra i due collaboratori; sull’avanzamento rispetto alle milestone delle singole attività e micro-attività, rispetto ai tempi stimati ed effettivi, rispetto ai costi sostenuti, etc…
Tali fattori — si noti bene: meno riferibili alla commessa in sé (task, deadline, requisiti, etc.) rispetto all’umanità delle risorse coinvoltevi — già rendono molto impegnativo passare da una “monade” (lavoro da soli) alla “diade” (lavoro a due). Ancor più impegnativo è passare alla “triade” (lavoro a tre) ed oltre, tant’è che si dice che il numero perfetto per un team sia di 5-6 persone oltre al referente/coordinatore. Al di sopra di questo numero sarebbe preferibile spartire la commessa su più team.9
Il tracciamento delle ore lavorate, a questo punto dal singolo membro del team e per ciascun task, diviene integrato nei tool di pianificazione: al di là dell’elemento economico, sempre più articolato, ciò fungerà da fonte previsionale sull’attuale aderenza, o meno, dell’andamento rispetto alla pianificazione, suggerendo d’approntare in tempo eventuali interventi correttivi.
Ulteriore suddivisione dei compiti, ulteriori referenti ma soprattutto ulteriore esigenza di Comunicare & Condividere, oltretutto il più tempestivamente possibile, tanto che proprio quest’ultima diventa discriminante del successo della commessa.
Vale la pena precisare che mentre requisiti ed obiettivi, legati ai task, alle milestone ed ai deliverable, sono “narrativi” — descritti e via via aggiornati in un documento di progetto consultabile e per i quali val più che bene una riunione, un banale colpo di telefono o meglio una corrispondenza elettronica10 per, appunto, comunicazioni e condivisioni in itinere — mentre risulterebbe assai ridondante nonché molesto se alla stessa stregua a tutto il team fosse notificato, per esempio, ogni aggiornamento sulla percentuale di completamento di un’attività da parte di ciascun membro o la consegna di un deliverable privo di dipendenze per il singolo…
Molto più chiaro e snello raccogliere e gestire questo tipo di dati grezzi, per quanto importantissimi, in una sistema informativo piattaforma condivisa, ossia su Web, almeno fra i membri del team:11 una Dashboard (“cruscotto“) che consenta a tutti, in primis chi lo coordina, innanzitutto di essere ininterrottamente consapevoli dell’andamento della commessa.
Una di queste è PlannerHQ.com. Ecco il post scritto ieri da me per Blog.Pmi.it.
Pianificazioni a colpo d’occhio con PlannerHQ.com
PlannerHQ.com è un servizio on-line dedicato – e già il nome non potrebbe far pensare ad altro.. – alla pianificazione progettuale.
È realizzato dalla stessa azienda, la estone Apprise, che cura il già citato Toggl.com e con il quale può essere totalmente integrato, permettendo l’importazione di Clienti, Progetti, Attività e Risorse.
Le Attività , la loro declinazione temporale e la loro allocazione su ciascun membro del team, sono rappresentate da barre, famigliari per chiunque abbia già utilizzato applicazioni di project management come Microsoft Project, Primavera (Windows) o Planner (Linux).
Le funzionalità da Grafico Gantt come dipendenze, milestone e deadline non sono supportate ma evidentemente non è questo lo scopo del servizio offerto, orientato più alla supervisione dell’andamento di un progetto nelle sue varie fasi, e l’impegno delle diverse risorse, che alla progettazione da zero vera e propria. Conferma quest’impostazione la possibilità di alterare velocemente la struttura dei progetti con un semplice drag & drop delle singole Attività, in modo da riorganizzarli in caso di qualsiasi incidente di percorso.
PlannerHQ.com, come Toggl.com, è uno strumento molto spartano ed è questa la sua più apprezzabile peculiarità , soprattutto considerando che la platea di utenti cui idealmente entrambi sono destinati è costituita dai gruppi di lavoro medio-piccoli – basti pensare che, alla fine dei 30 giorni di prova, il costo per singolo utente/membro del team è di 4$ –, la cui principale criticità da affrontare è proprio il pronto, reattivo controllo sul buon andamento, anche economico, delle proprie commesse.
