Lezioni di Posta Elettronica – (ultima revisione: 18/01/2014)
Principii base d’uso dell’E-Mail
Non solo Netiquette: un decalogo per sfruttare in maniera quantomeno decorosa, senza abusi e soprattutto senza incomprensioni, la posta elettronica
Imprescindibile compagna di qualunque internauta, entro e fuori gli ambiti del lavoro, la posta elettronica rappresenta per taluni persino l’attività prevalente compiuta online per tenersi in contatto con i propri partner e colleghi, organizzare attività e scambiare documentazione di ogni sorta (telecollaborazione).
Ciononostante, e forse anche a cagione della sua apparente semplicità d’uso, ancora troppi lavoratori la praticano in modo scomposto e senza dare peso a quei piccoli accorgimenti che ne hanno fatto un preziosissimo e versatilissimo strumento di comunicazione.
Prima di affrontare in toto le linee guida dettate dalla RFC 1855 del 1995 – popolarmente note come “Netiquette” – vale, dunque, la pena di concentrarsi su dei comportamenti di facile assunzione che possono rendere l’invio e la ricezione di e-mail una esperienza al contempo saliente e non stressante, entro come al di fuori dell’ambito professionale.
Ecco, dunque, un piccolo decalogo, comprendente anche alcune indicazioni della Netiquette, che io stesso ho imparato negli anni a rispettare – ed a pretendere di veder rispettato!
- La posta elettronica è uno strumento di comunicazione asincrona, il che significa che un messaggio spedito or ora non soltanto verrà letto in un comunque indefinito futuro ma che questa possibilità è insita nel medium stesso. Pigiare su “Send” aspettandosi per principio una fulminea risposta – magari ignorando la reperibilità e-mail del nostro interlocutore – dimostra – anche e soprattutto al suddetto interlocutore, il quale forse conosce e rispetta siffatta convenzione – soltanto che avremmo dovuto essere capaci di preferire alla posta elettronica un medium più sincrono: il telefono ma anche la Messaggistica Istantanea..
- Sempre a causa dell’asincronicità, nonché della sostanziale irrilevabilità del fatto che una e- mail sia o meno giunta a destinazione – gli occhi dell’interlocutore, non il suo Mail Server.. –, come destinatari di un messaggio è sempre opportuno confermarne la ricezione: un cenno di replica, non per forza una risposta articolata ed esaustiva, è più che sufficiente, talvolta anche solo per dare riscontro sul fatto che l’indirizzo di posta elettronica al quale il nostro corrispondente ha scritto esiste ed è correttamente funzionante..
- Un altro costume assolutamente da contemplare riguarda la non formalità dell’e-mail: se è vero, infatti, che «Verba Volant. Scripta Manent» – aspetto tutt’altro che da trascurare.. –, è anche vero che la posta elettronica è usata principalmente proprio per la sua “testualità“, ossia l’opportunità di trasferire testi (anche quelli lunghi, senza rischi di trascrizione, etc..), oltreché per la già citata asincronicità.. Una e-mail, pertanto, non rappresenta di per sé una comunicazione formale – né richiede per forza quelle formule formali di cui troppi abusano.. – e nella maggior parte dei casi è soltanto il frutto di una corretta scelta sul medium più idoneo – rispetto, ad esempio, all’affezionato telefono ed alla comunicazione verbale in genere.. – a veicolare determinati tipi di informazioni.
- Il numero di allegati ad un’email è variabile – purché nel corpo del messaggio vi siano chiari riferimenti per ciascuno di essi..! –, tuttavia il loro peso totale non deve eccedere né i limiti di ricezione per singolo messaggio né minare la capacità complessiva (“mailbox quota“) della casella di posta elettronica del nostro interlocutore; tantomeno deve costringere il nostro destinatario ad occupare eccessivamente la sua banda di connessione per lo scaricamento, anche perché quest’ultimo, nel caso della posta elettronica, funziona a coda, messaggio per messaggio, e quindi un’email troppo pesante ritarda maleducatamente il download anche di quelle successive nella coda.
- Sempre riguardo agli allegati va posta massima attenzione al loro formato file, che deve essere leggibile dal nostro interlocutore: se si ignora la disponibilità, da parte del nostro destinatario, dell’ultima versione del software necessario per aprire quel dato tipo di documento è caldamente consigliato che noi lo si salvi in un formato di cui è garantita la retrocompatibilità con le versioni precedenti del software (i.e. Ms. Word). Analogamente se possibile vanno preferiti formati standard, aperti (i.e. .RTF), in luogo di quelli proprietari e chiusi (i.e. .DOC), proprio perché non sempre i nostri destinatari usano le nostre stesse applicazioni.
- SCRIVERE TUTTO UN MESSAGGIO IN MAIUSCOLO non soltanto viola la Netiquette – essendo la posta elettronica un medium di base privo di aspetti non verbali e paraverbali richiede di surrogare questi ultimi sfruttando qualunque elemento della comunicazione verbale scritta, anche l’aspetto del testo.. – ed è, pertanto, da considerarsi maleducazione ma, soprattutto, comunica scarsa competenza sin dall’uso di base di un PC: chi se non l’impiegatuccio che non ha neppure imparato a formattare un testo, ad esempio applicando una dimensione maggiore ai caratteri od un grassetto, non si è ancora emancipato dall’abitudine di caratterizzare ciò che scrive semplicemente tenendo il tasto CAPS-LOCK costantemente attivo..??
- L’opportunità di spedire messaggi telegrafici deve essere valutata ad ogni invio: giacché in una e-mail, di fatto, sarebbe tecnicamente possibile scrivere persino un romanzo (senza contare gli allegati) è assai preferibile spendere qualche parola in più, magari riepilogando rispetto a comunicazioni precedenti e/o ragguagliando sugli sviluppi delle vicende cui ci si riferisce, piuttosto che pretendere che l’interlocutore abbia quasi capacità divinatorie sui nostri intendimenti.
- Per ragioni evidentemente simili va evitata come la morte la nefasta pratica di spedire email con nuovi oggetti pur riferendosi a conversazioni o singoli messaggi precedenti. Pressoché tutti i client e-mail e la Webmail, infatti, supportano il threading, vale a dire la nidificazione di una corrispondenza (le”botte” e le “risposte“..) a partire da un messaggio originale – con il suo subject originale.. Se si vuole riprendere un discorso da dove lo si era lasciato, pertanto, basta ritrovare l’ultimo messaggio inerente ricevuto – o anche spedito – e pigiare su “Reply“: non solo la nostra replica sarà aggiunta al thread della specifica corrispondenza/conversazione ma tutti i messaggi precedenti verranno incorporati in quest’ultimo, garantendo al destinatario di poter avere subito a disposizione tutte le informazioni necessarie senza inutili ricerche.
- A sua volta l’incorporamento dei messaggi precedenti, specie l’ultimo, nella risposta può essere utilizzato fondamentalmente in due modi:
- Come mero memorandum degli elementi precedenti della conversazione, sopra/prima del quale – giammai dopo/sotto..! – va collocata la nostra replica;
- Come traccia per strutturare riga per riga – paragrafo per paragrafo o ancora passaggio per passaggio – la nostra risposta.
Sta a noi rilevare – non immaginare.. – quale sia l’approccio più efficace per quella data corrispondenza ma è ancora una volta la testualità dell’e-mail e la sua capacità di contenere anche assai testo a condizionare via via lo stile della conversazione.
- Perentoria è, infine, la necessità di lasciare ai professionisti – o perlomeno ai più esperti – l’opportunità di andare oltre la semplice formattazione del testo, che anche l’utente medio può applicare ad un messaggio usando il formato .RTF (Ms.Outlook) o quello .HTML (altri): tabelle, immagini e quant’altro saranno anche elementi d’impatto in una e-mail ma se non padroneggiati a sufficienza espongono soltanto il mittente al rischio di far diventare ogni invio un’esperienza mistica – e lunga! – ed il destinatario al rischio di ricevere qualcosa di incomprensibile.