Principii base d’uso dell’E-Mail

Imprescindibile compagna di qualunque internauta, entro e fuori gli ambiti del lavoro, la posta elettronica rappresenta per taluni persino l’attività prevalente compiuta online per tenersi in contatto con i propri partner e colleghi, organizzare attività e scambiare documentazione di ogni sorta (telecollaborazione).

Ciononostante, e forse anche a cagione della sua apparente semplicità d’uso, ancora troppi lavoratori la praticano in modo scomposto e senza dare peso a quei piccoli accorgimenti che ne hanno fatto un preziosissimo e versatilissimo strumento di comunicazione.

Prima di affrontare in toto le linee guida dettate dalla RFC 1855 del 1995 – popolarmente note come “Netiquette” – vale, dunque, la pena di concentrarsi su dei comportamenti di facile assunzione che possono rendere l’invio e la ricezione di e-mail una esperienza al contempo saliente e non stressante, entro come al di fuori dell’ambito professionale.

Ecco, dunque, un piccolo decalogo, comprendente anche alcune indicazioni della Netiquette, che io stesso ho imparato negli anni a rispettare – ed a pretendere di veder rispettato!

1. La posta elettronica è uno strumento di comunicazione asincrona, il che significa che un messaggio spedito or ora non soltanto verrà letto in un comunque indefinito futuro ma che questa possibilità è insita nel medium stesso. Pigiare su “Send” aspettandosi per principio una fulminea risposta – magari ignorando la reperibilità e-mail del nostro interlocutore – dimostra – anche e soprattutto al suddetto interlocutore, il quale forse conosce e rispetta siffatta convenzione – soltanto che avremmo dovuto essere capaci di preferire alla posta elettronica un medium più sincrono: il telefono ma anche la Messaggistica Istantanea..
2. Sempre a causa dell’asincronicità, nonché della sostanziale irrilevabilità del fatto che una e- mail sia o meno giunta a destinazione – gli occhi dell’interlocutore, non il suo Mail Server.. –, come destinatari di un messaggio è sempre opportuno confermarne la ricezione: un cenno di replica, non per forza una risposta articolata ed esaustiva, è più che sufficiente, talvolta anche solo per dare riscontro sul fatto che l’indirizzo di posta elettronica al quale il nostro corrispondente ha scritto esiste ed è correttamente funzionante..
3. Un altro costume assolutamente da contemplare riguarda la non formalità dell’e-mail: se è vero, infatti, che «Verba Volant. Scripta Manent» – aspetto tutt’altro che da trascurare.. –, è anche vero che la posta elettronica è usata principalmente proprio per la sua “testualità“, ossia l’opportunità di trasferire testi (anche quelli lunghi, senza rischi di trascrizione, etc..), oltreché per la già citata asincronicità.. Una e-mail, pertanto, non rappresenta di per sé una comunicazione formale – né richiede per forza quelle formule formali di cui troppi abusano.. – e nella maggior parte dei casi è soltanto il frutto di una corretta scelta sul medium più idoneo – rispetto, ad esempio, all’affezionato telefono ed alla comunicazione verbale in genere.. – a veicolare determinati tipi di informazioni.
4. Il numero di allegati ad un’email è variabile – purché nel corpo del messaggio vi siano chiari riferimenti per ciascuno di essi..! –, tuttavia il loro peso totale non deve eccedere né i limiti di ricezione per singolo messaggio né minare la capacità complessiva (“mailbox quota“) della casella di posta elettronica del nostro interlocutore; tantomeno deve costringere il nostro destinatario ad occupare eccessivamente la sua banda di connessione per lo scaricamento, anche perché quest’ultimo, nel caso della posta elettronica, funziona a coda, messaggio per messaggio, e quindi un’email troppo pesante ritarda maleducatamente il download anche di quelle successive nella coda.
5. Sempre riguardo agli allegati va posta massima attenzione al loro formato file, che deve essere leggibile dal nostro interlocutore: se si ignora la disponibilità, da parte del nostro destinatario, dell’ultima versione del software necessario per aprire quel dato tipo di documento è caldamente consigliato che noi lo si salvi in un formato di cui è garantita la retrocompatibilità con le versioni precedenti del software (i.e. Ms. Word). Analogamente se possibile vanno preferiti formati standard, aperti (i.e. .RTF), in luogo di quelli proprietari e chiusi (i.e. .DOC), proprio perché non sempre i nostri destinatari usano le nostre stesse applicazioni.
6. SCRIVERE TUTTO UN MESSAGGIO IN MAIUSCOLO non soltanto viola la Netiquette – essendo la posta elettronica un medium di base privo di aspetti non verbali e paraverbali richiede di surrogare questi ultimi sfruttando qualunque elemento della comunicazione verbale scritta, anche l’aspetto del testo.. – ed è, pertanto, da considerarsi maleducazione ma, soprattutto, comunica scarsa competenza sin dall’uso di base di un PC: chi se non l’impiegatuccio che non ha neppure imparato a formattare un testo, ad esempio applicando una dimensione maggiore ai caratteri od un grassetto, non si è ancora emancipato dall’abitudine di caratterizzare ciò che scrive semplicemente tenendo il tasto CAPS-LOCK costantemente attivo..??
7. L’opportunità di spedire messaggi telegrafici deve essere valutata ad ogni invio: giacché in una e-mail, di fatto, sarebbe tecnicamente possibile scrivere persino un romanzo (senza contare gli allegati) è assai preferibile spendere qualche parola in più, magari riepilogando rispetto a comunicazioni precedenti e/o ragguagliando sugli sviluppi delle vicende cui ci si riferisce, piuttosto che pretendere che l’interlocutore abbia quasi capacità divinatorie sui nostri intendimenti.
8. Per ragioni evidentemente simili va evitata come la morte la nefasta pratica di spedire email con nuovi oggetti pur riferendosi a conversazioni o singoli messaggi precedenti. Pressoché tutti i client e-mail e la Webmail, infatti, supportano il threading, vale a dire la nidificazione di una corrispondenza (le”botte” e le “risposte“..) a partire da un messaggio originale – con il suo subject originale.. Se si vuole riprendere un discorso da dove lo si era lasciato, pertanto, basta ritrovare l’ultimo messaggio inerente ricevuto – o anche spedito – e pigiare su “Reply“: non solo la nostra replica sarà aggiunta al thread della specifica corrispondenza/conversazione ma tutti i messaggi precedenti verranno incorporati in quest’ultimo, garantendo al destinatario di poter avere subito a disposizione tutte le informazioni necessarie senza inutili ricerche.
9. A sua volta l’incorporamento dei messaggi precedenti, specie l’ultimo, nella risposta può essere utilizzato fondamentalmente in due modi:
   • Come mero memorandum degli elementi precedenti della conversazione, sopra/prima del quale – giammai dopo/sotto..! – va collocata la nostra replica;
   • Come traccia per strutturare riga per riga – paragrafo per paragrafo o ancora passaggio per passaggio – la nostra risposta.

   Sta a noi rilevare – non immaginare.. – quale sia l’approccio più efficace per quella data corrispondenza ma è ancora una volta la testualità dell’e-mail e la sua capacità di contenere anche assai testo a condizionare via via lo stile della conversazione.

10. Perentoria è, infine, la necessità di lasciare ai professionisti – o perlomeno ai più esperti – l’opportunità di andare oltre la semplice formattazione del testo, che anche l’utente medio può applicare ad un messaggio usando il formato .RTF (Ms.Outlook) o quello .HTML (altri): tabelle, immagini e quant’altro saranno anche elementi d’impatto in una e-mail ma se non padroneggiati a sufficienza espongono soltanto il mittente al rischio di far diventare ogni invio un’esperienza mistica – e lunga! – ed il destinatario al rischio di ricevere qualcosa di incomprensibile.