TelelavoroBlog

Categoria: Help!

Il principale motivo, pure terminologico, per cui Telelavorare ha sempre, fin dai suoi albori – ben prima che esistesse un prefisso da applicare in sempre più numerosi ambiti (e.g. “Smart…Factory“, “Smart…Home“, etc.) –, fatto rima col lavorare smart risiede nello spassionato impiego di tecnologie e soluzioni atte a:

Queste premesse hanno innescato un circolo virtuoso coniugandosi alla – ormai storicamente… – crescente opportunità di:

  • Rendere progressivamente meno influenti le distanze logistiche rispetto all’effettiva operatività, anche del singolo;
  • Rendere progressivamente meno influente l’esigenza di com-presenza fisica dei membri di un team.

Grazie a questo circolo virtuoso nei decenni è esponenzialmente aumentata la cd. “eligibilità” al Telelavoro di molte mansioni e sono andati crescendo sia il numero di organizzazioni che ne contemplano la fattibilità (cd. “Remote Friendly“) sia quello delle organizzazioni fondate su quest’ultima (cd. “Remote First“).

Questa sezione del blog è dedicata all’approfondimento sulle premesse tecnologiche e metodologiche essenziali per aderire al circolo virtuoso…

  • Il pranzo è servito, addirittura in Telelavoro

    Il pranzo è servito, addirittura in Telelavoro

    Se sui “telelavoratori pre-pandemici“, il famigerato 4% cui l’Italia è stata al palo per oltre una ventina d’anni, solo di rado si è manifestato un dubbio, di norma risolto positivamente, sulla eligibilità ai buoni pasto quali sostitutivi del servizio mensa, il CoViD Work, con la moltiplicazione di tale percentuale, ha portato la quaestio allo status di vexata:

    • Da un lato per lo zelo degli Uffici e degli Studi Paghe, quale organo di staff per le aziende, nel manifestare di voler assurgere ad una propria incidenza economico-strategica non inferiore a quelli di line, su cui fanno consulenza;
    • Dall’altro dall’emergente contrapposizione fra co-localizzati e remotizzati, ritenuti da (molti fra i) primi destinatari, grazie al Telependolarismo spesso totale, di benefici economici più che sufficienti e quindi non meritevoli di altri…
    Lavoro da Casa e Buoni Pasto
    Lavoro da casa e Buoni Pasto

    Fra i differenti gradi di restrizioni fra zone gialle, arancioni e rosse ed il talvolta repentino alternarsi fra queste in base agli andamenti locali del contagio, con la conseguente transumanza da e di nuovo verso l’Homeshoring Sanitario, la questione è diventata amministrativa per le aziende e contabile per i lavoratori: le prime necessitano (soprattutto) di una procedura definitiva per gestire le erogazioni; i secondi (soprattutto) di poter prevedere quale sarà l’entità di un contributo che, negli anni, complice anche il rallentamento delle progressioni retributive, ha conquistato un ruolo vieppiù importante nei bilanci famigliari; in entrambi i casi dev’esserci uno standard non influenzabile da chiusure e riaperture, visto (anche) che le stesse dovrebbero influenzare il meno possibile la continuità operativa, unico e solo parametro anche sinallagmaticamente meritorio…

    Ripensando alle tipiche pause-pranzo che fai quando puoi Telelavorare da casa
    Ripensando alle tipiche pause-pranzo che fai quando puoi Telelavorare da casa

    Sul punto, e nella fattispecie sulla assimilabilità dei buoni pasto a quegli elementi retributivi che la Legge 81/2017 equipara fra lavoratori “in presenza” e “a distanza” (non discriminazione), si era già pronunciata la Cassazione Civile, con l’ordinanza del 28/07/2020 (n° 16135/2020),1 in senso negativo.

    Successivamente – si oserebbe aggiungere: dopo un processo di rapida istituzionalizzazione della “modalità remota” di lavoro a colpi di DPCM – la risposta 123/2021 all’interpello n. 956-2631/2020 presentato all’Agenzia delle Entrate spiega che in assenza […] di disposizioni che limitano l’erogazione, da parte del datore di lavoro, dei buoni pasto in favore dei propri dipendenti, si ritiene che per tali prestazioni sostitutive del servizio di mensa trovi applicazione il regime di parziale imponibilità comune ai lavoratori co-localizzati,2 in favore dei dipendenti assunti, sia a tempo pieno che a tempo parziale, nonché qualora l’articolazione dell’orario di lavoro non preveda una pausa per il pranzo; tale previsione, in effetti, tiene conto della circostanza che la realtà lavorativa è sempre più caratterizzata da forme di lavoro flessibili, in base al D.M. 122/2017.

    All’assist dell’Agenzia delle Entrate ha solertemente risposto la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, la quale, con una rassegna della normativa e giurisprudenza sul tema,3 conclude che, a fronte della generale facoltatività nella erogazione, nel caso di contratti collettivi che prevedano l’erogazione del buono pasto dovranno essere ricercate negli stessi N.d.R. le condizioni e i presupposti per il relativo godimento. Alternativamente soltanto N.d.R. nel caso delle aziende del settore privato, spesso prive di CCNL che dettino una regolamentazione sui ticket restaurant, andrà esaminata la disciplina … aggiornando conseguentemente i regolamenti e le procedure aziendali e prevedendo, in sede di accordo individuale di lavoro agile con il dipendente …,la spettanza o meno dello stesso.

    Visualizza a dimensioni originali
    Diagramma dell’erogabilità dei Buoni Pasto

    In estrema sintesi:

    • Nulla osta, dal punto di vista fiscale, all’equiparazione fra lavoratori remotizzati e co-localizzati nella erogazione dei buoni pasto; per entrambi pertanto valgono, altresì, le medesime soglie di non imponibilità;
    • L’erogazione è facoltativa, almeno fintantoché non vi sia una differente previsione di criteri per la stessa in un qualsiasi livello di contrattazione collettiva od individuale, secondo il principo dell’interpretazione “in melius”.4

    Qualora, ad esempio, la previsione di criteri per l’erogazione di buoni pasto per come statuita nel proprio contratto suonasse simile a al personale dipendente impegnato per almeno 6 ore giornaliere con orario di lavoro che prevede rientri,5 spetta la mensa o il ticket o l’indennità di mensa, cioè non vi fosse ulteriore previsione se non l’esecuzione del lavoro, sarebbe legittimo attendersi la completa equiparazione…

    …nella verosimile attesa di una riforma chene faciliti l’utilizzo a tutela dei lavoratori e delle imprese, in chiave di efficientamento e rispetto delle condizioni di conciliazione fra vita lavorativa e privata…3

  • Vademecum telelavorativo per sindacalisti ai tempi del CoViD

    Vademecum telelavorativo per sindacalisti ai tempi del CoViD

    Alcune considerazioni iniziali:

    • Si tratti di un “contratto di Telelavoro” oppure di un “contratto di Smart Working” la condizione del lavoratore è in entrambi i casi quella di stare lavorando da remoto, ergo telelavorare: le discrepanze formali fra i due contratti andrebbero più onestamente assimilate al tentativo di differenziare sostanzialmente tutte le altre pizze possibili dalla semplice “Margherita” omettendo ex lege la lapalissianità di una comune base fatta di un disco di impasto di farina lievitata cotto al forno; restando nell’analogia non si può pensare nemmeno che il pomodoro — infatti esistono le pizze cd. “bianche” —, la mozzarella —  come la metteremmo con la “Marinara“? — o persino il forno — vedasi “pizza fritta” — costituiscano dei tratti identificativi e/o dei requisiti imprescindibili. Tanto quanto la pizza il “remote working” è quella roba li, pure che sia “gourmet” o “da chiosco“…
    • È (stato) umano auspicarsi che alla rivoluzione resa irrinunciabile dall’emergenza sanitaria si potesse opporre una restaurazione della situazione pregressa, per quanto diffusamente scomoda e nondimeno sovente sperequativa: “chi lascia la strada vecchia per quella nuova sa quel che lascia e non quel che trova“. L’abitudinarietà, d’altro canto, è una nota arma a doppio taglio ed insistere con l’umanità senza mondarla con un po’ di ragionevolezza è ciò che finora ci ha fatto sprecare un bel po’ di tempo non profondendo alacrità e determinazione in egual misura sia nel rimettere le cose “a posto” che nel disporre un piano di contingenza. Un piano che potrebbe non essere soltanto di contingenza, infatti…
    • …l’evento della pandemia, oltreché fisico, è stato anche psicologico, ed in tal senso da un lato con effetti in vari e differenti aspetti della vita delle persone e, dall’altro, differentemente da individuo ad individuo: ci può essere il genitore che si preoccupa per il rischio in cui potrebbe occorrere il figlio scolaro ma non per sé stesso ed anche quello per il quale la paura è invertita; ci può essere il tizio che vive lontano da lavoro e viene in auto, da solo, ed anche quello che potrebbe esser costretto a farsi più di 15 minuti sull’autobus proprio su una linea iperaffollata; eccetera… Insistere a considerare il lavoratore solo nei lassi di tempo in cui ha timbrato il cartellino — o, peggio, voler ulteriormente consolidare la logica stessa del cartellino… —, se in passato avrebbe potuto attirarsi solo gli strali per l’eccessiva riduttività, oggi, oltreché culturalmente anacronistico, è proprio sanitariamente inopportuno…

    Su tali considerazioni, oltretutto, insistono due fatti:

    • Pur sperando che, così come per la Spagnola, ci voglia un altro secolo, almeno, per la prossima pandemia, resta questa, appunto, una speranza: ormai siamo tutti consci di quanto poco tempo ci metterebbe un’altra infezione a diffondersi nel globo;
    • Considerate le perdite economiche nessun paese potrebbe permettersi di farsi cogliere impreparato, di nuovo.

    Un tanto premesso mi permetto d’affrontare alcuni temi caldi che mi pare il Sindacato non stia afferrando al meglio.

    C.C.N.L. versus Statuto dei Lavoratori

    La logica per categorie tenuta dai sindacati era comprensibile quando alle segreterie, anche quelle locali, siedevano esperti del settore, magari proprio perché ci lavoravano. Col tempo questi sono stati avvicendati da sindacalisti per professione, con esperienza sul campo sensibilmente inferiore. Poco male — anzi: potrebbe essere anche un buon approccio — se non fosse che ciò ha comportato una diluizione della rappresentanza dei lavoratori in quanto tali e non in base al codice ATECO del proprio datore di lavoro.

    Forse è questa la ragione per cui, in una disamina differenziale fra i diversi CCNL, molti punti — due esemplificativi: la gestione del part time e l’apprendistato — sono in parte il copincolla delle norme cui si riferiscono e in parte quello di altri contratti, a loro volta copincolla dei loro predecessori scaduti. Se ciò comportasse la possibilità di risolvere in sede unicamente sindacale, stragiudizialmente, determinati lodi sarebbe perfetto. Senonché, vuoi per regolamento e vuoi perché la formazione giuslavoristica dei sindacalisti è piuttosto lacunosa, gli stessi Sindacati poi ti rimandano ai propri legali di fiducia e da quella che sarebbe potuta essere una banale vertenza — che pure gli Ispettorati locali preferiscono sbolognare — magari si finisce in una ben più complessa azione transattiva od in una causa…

    Più pratico, a questo punto, snellire i CCNL ai contenuti direttamente connessi al lavoro (e.g. cd. “declaratorie” delle mansioni, tabellari retributivi, etc.) e, magari aumentando il dettaglio — ma anche il “melius quam” — passando dalla contrattazione di primo livello fino a quella individuale, allegarvi dei documenti sintetici delle norme comuni (“trans-contrattuali“) adottate sia in termini di diritti che di doveri del lavoratore.

    Tutto questo preambolo semplicemente per concludere che il peggior errore che potrebbero far oggi i sindacati sarebbe quello di serbare per gli specifici contratti collettivi una interpretazione non univoca del Telelavoro e della Tele-Operazione — dai e dai, infatti, grazie all’evangelizzazione sulla Industria 4.0 sempre più se ne sta intuendo la sovrapponibilità.1 Un’interpretazione, purché ulteriormente favorevole, sia piuttosto riservata alla contrattazione individuale.

    Lo scopo, che va fatto prevalere su qualsiasi logica di categoria, è piuttosto semplice: nel caso di una qualsiasi nuova emergenza lo Stato deve poter essere nelle condizioni, prima, di modificare nel più breve tempo possibile l’assetto operativo delle imprese, e quindi dei cittadini/lavoratori coinvolti, senza essere rallentato da dubbi interpretativi ed, immediatamente dopo, di potersene fare la rappresentazione più prevedibile possibile rispetto alle implicazioni, per esempio logistiche, economiche, sociali, etc… Lo Stato deve potersi limitare ad attivare una singola procedura normativamente già esistente per ottenere, pure col minimo preavviso, un adeguamento tanto istantaneo quanto uniforme della totalità dei soggetti coinvolti: tanto più s’insisterà a deferire alla Contrattazione rilevanti topicità telelavorative tanto più, allontanandosi da questo principio, ci si potrà attendere d’assistere alle medesime reazioni scomposte delle settimane di lockdown.

    Vale, pertanto, la pena riportare il più possibile a livello normativo, e non solo perché la rappresentanza sindacale funge non solamente verso la controparte datoriale ma anche verso lo Stato, o perché la Legge 300, nei suoi ormai cinquant’anni di vigenza, si è beccata più tagli che aggiunte, ma perché è perentorio massimizzare la coordinabilità, assolutamente non differenziata per settore.

    Oltretutto, se il timore è quello di restare dopo con troppo poco da fare, lo sforzo in termini di trattativa sindacale così non si ridurrebbe ma aumenterebbe: tanto maggiori sarebbero le pressioni destinate (efficacemente) al livello normativo della questione, tanto sarebbe il lavoro da fare al livello contrattuale per assicurare la maggior compliance possibile…

    …E se proprio il timore di ritrovarsi a girarsi i pollici non riuscisse a scemare mi permetto un suggerimento che potrebbe riempire settimane e che avrebbe effetti a dir poco suggestivi: dopo la Fattura Elettronica e lo Scontrino Elettronico ci starebbe proprio bene una “Busta Paga Elettronica“, altrettanto centralizzata (presso l’INPS),2 nonchè un “Cartellino Elettronico” (presso l’INAIL),3 con conseguente devastazione del settore dei Consulenti del Lavoro/Studi paghe a favore di CAF e Patronati…

    “Droit à la Déconnexion” vs “Devoir à la Connexion“

    Il cd. “Diritto alla Disconnessione“, in sé, ha un unico neo: il rischio di accomunare il Paese all’unico altro paese che ce l’ha, finora, e di cui gli altri paesi non perdono occasione per burlarsi in termini — diciamo — di “stakanovismo“… L’Italia, al netto degli unanimi complimenti per la gestione della prima e della seconda ondata del contagio, dovrebbe forse evitare di esporsi ulteriormente allo scetticismo internazionale. Detto un tanto la facoltà, per un lavoratore, di delimitare, seppur partecipativamente (previi accordi generali e contestuali), la propria telereperibilità è sacrosanta…

    Che diventi un diritto, che lo si interpreti univocamente erga omnes e che pertanto si tramuti in un dovere, oltreché antitetico rispetto al concetto di “Lavoro Flessibile” (“FlexPlace” + “FlexTime“) contingente alla emergenza sanitaria, lo sarebbe anche in una “situazione normale” in cui non venisse richiesto, alle singole aziende da un lato ma ai singoli lavoratori dall’altro, ciascuno in ogni propria declinazione funzionale (e.g di gestore/amministratore, di genitore, etc.), di risultare repentinamente adattabile ad eventuali provvedimenti nazionali o locali di tutela della Salute individuale e collettiva. Spogliato della flessibilità temporale — si badi bene: non oraria tout court — il Telelavoro risulta solo ridicolo,4 sicché se ne può dibattere, eventualmente la si potrebbe “monetizzare” contrattualmente,5 però non la si può, esplicitamente ma neppure implicitamente, eliminare dal pacchetto che già include quella spaziale:

    • Ordinariamente il “Babbo A“, telelavoratore, potrebbe decidere di andare a prendere il figlio a scuola alle 13:00, riprendere la prestazione lavorativa alle 14:30 e terminarla mezz’ora dopo la scadenza di un eventuale Diritto alla Disconnessione, mentre la “Mamma B“, anch’ella telelavoratrice, potrebbe decidere di terminare ad un orario prescritto e soltanto dopo andare a prendere il figlio da calcio; in emergenza, invece, entrambi potrebbero esser chiamati dalla scuola dei figli a qualunque ora, ivi incluse quelle che per esclusione diventerebbero obbligate dal Diritto alla Disconnessione, magari solo per un moccio sospetto;
    • Ordinariamente la gente fa la spesa casalinga quando può, ossia “quella piccola” ai margini dell’orario di lavoro e “quella grande” ai margini della settimana lavorativa; in emergenza, invece — lo abbiamo visto benissimo durante il lockdown —, sarebbe opportuno, onde mitigare la propensione umana ad assembrarsi, non imporre alla gente, ancora una volta per esclusione, di disporre sempre dei medesimi margini;
    • Ordinariamente la gente affronta gli impegni sanitari (visite mediche, acquisto farmaci, etc.) potendo contare su una certa pianificabilità degli stessi; in emergenza, invece, in prima persona o meno (per figli o parenti), potrebbe accadere di ritrovarsi subissati, imprevedibilmente, di controlli cautelari dipendenti dalle code del dato momento.

    Potrei insistere con gli esempi ma, volendo fornirne una sintesi, affermerei semplicemente che in una situazione ordinaria, ed ancor più in una d’emergenza, andrebbe sfruttata la flessibilità temporale per minimizzare il ricorso agli istituti già esistenti (permessi, ROL, ferie, etc.) quando l’indisponibilità temporanea del lavoratore sia compensabile dallo stesso in un generico “altro” momento: in emergenza — basterebbe chiederlo ad un qualunque Ufficio Personale — la gestione amministrativa di questi istituti rischia di trasformarsi in uno tsunami — che tuttavia non giustificherebbe nuove assunzioni all’ufficio — inevitabilmente a discapito degli altri; in una situazione normale questo approccio di ricorrere alla contabilizzazione delle indisponibilità dei lavoratori soltanto quando non altrimenti compensabili non solo risulta conservativa degli istituti deputati per le situazioni di effettiva necessità, per esempio allorquando una pur già delimitata (tele)reperibilità6 venisse sconvolta da un impedimento improvviso,7 ma è un assoluto cd. “Win Win” per il lavoratore, che può organizzarsi semi-autonomamente, e per il datore di lavoro, che di una maggiore elasticità diffusa in molti casi non potrebbe che beneficiare…

    Piuttosto che affannarsi a difendere i margini esterni al vecchio orario lavorativo ed alla vecchia settimana lavorativa, id est il Diritto alla Disconnessione, sarebbe preferibile dedicarsi a diffondere, presso i datori di lavoro ed i lavoratori, l’idea di un nuovo orario ed una nuova settimana lavorativi, la quale, funzionalmente rispetto alla prestazione da svolgere, e quindi anche alle interazioni da soddisfare, contempli l’effettiva necessità di reperibilità dell’individuo. Una sorta di “Dovere alla Connessione”, bilanciato dai citati classici istituti, che muova i suddetti margini all’esterno di quest’ultima e non più ad un fischio di sirena non meno vetusto della presunzione di un’uniformità delle esistenze dei lavoratori tanto dentro quanto fuori dal lavoro: ciascun lavoratore vive una peculiare situazione; contemplarla è opportuno (giusto, proficuo, etc.).

    Un Dovere, si diceva, alternativo al Diritto, che non ometta di considerare la accidentalità, ad esempio per un guasto di rete, che il singolo lavoratore risulti disconnesso dal network aziendale: da un lato va escluso che questi venga responsabilizzato, magari con conseguenze retributive (ad es. consumo di ferie o permessi), e dall’altro va garantito all’azienda quel tanto di prestazione lavorativa da non ritrovarsi a retribuirlo senza contropartite. Si può immaginare il lavoro, in termini di trattativa sindacale, che potrebbe scaturire già da questi due grossolani principii:

    • Procedura formale per il riconoscimento dell’accidentalità del malfunzionamento con eventuale accesso del datore di lavoro allo status del collegamento, ma solo a quello, presso il provider del lavoratore, qualora questi operi dal proprio domicilio;
    • Moltiplicazione (su differenti provider) degli allacciamenti (wired/wireless), a carico variabile per il lavoratore ed il datore di lavoro, per garantire un backup del collegamento;
    • Procedura di riconoscimento per il malfunzionamento dei device (e.g. router) e fornitura di dispositivi di backup;
    • Formazione tecnica di base per i punti precedenti;
    • Piano di contingenza logistico (e.g. WaaS) di prossimità a favore del lavoratore nel brevissimo termine (chiusura disservizio), specie nel caso di un telependolarismo significativo (elevata distanza fra il luogo effettivo di lavoro e le sedi ufficiali del datore) ed ancora di più in caso di eliminazione della postazione colocalizzata dello stesso (per esempio per riduzione immobiliare degli uffici) — diciamo “extra moenia“;
    • Piano di contingenza “intra moenia“ (presso delle sedi aziendali), laddove fattibile, con postazioni e turnazioni in modalità hot desking: ciò significa che gli uffici dovrebbero avere comunque postazioni pronte all’uso;
    • Predisposizione di attività alternative da poter svolgere anche disconnessi (ad es. con scadenze a latere), che vale sia per il Telelavoro Domiciliare che per quello svolto da altra sede.

    Volendo sintetizzare si potrebbe dire che un sindacalismo attualizzato dovrebbe allentare l’attenzione dalla dicotomia “On-Hours vs Off-Hours” ed abbracciare quella “On-Line vs Off-Line” (in senso molto lato).

    Cottimo Digitale

    Strettamente collegato, a livello culturale, al Diritto alla Disconnessione vi è il timore di una deriva cottimistica8 del Lavoro: se si può retribuire il lavoratore non per un tempo concordato allora il datore opterà per retribuirlo in base alla (quantità di) prestazione effettivamente svolta. Il suo corollario: lavoratori più “prestanti” potrebbero venir più retribuiti oppure finire il lavoro in meno tempo, minando l’unitarietà sindacale garantita dal sintetico concetto dell’”uno vale uno“.

    Nella pratica, invece, facilmente si possono trovare riscontri secondo i quali:

    • Una siffatta deriva, di chiara ispirazione amministrativo-contabile, esiste già e si concretizza in un sovraccarico dei più prestanti per compensare il rischio di mancato raggiungimento della quota di produzione definita a monte;
    • Sulla stessa tendenza, precipuamente economica, insistono pure l’esternalizzazione e l’automazione dei processi aziendali più semplici (ad alto ed altissimo tasso di proceduralizzazione);
    • Il “cottimismo impiegatizio“, che lo si critichi o meno, resta la naturale conseguenza della standardizzazione dei processi, a sua volta indice — lodevole..! — della «maturità» (Haywood, 1998) raggiunta dall’organizzazione.

    Conviene, a questo punto, chiedersi se valga per i sindacati la pena insistere ad opporvisi o, piuttosto, lanciarsene alla conquista, giocando di anticipo sull’inevitabile colonizzazione della controparte datoriale. Quest’ultima, infatti, e non di rado in Italia — una fra le varie ragioni della scarsa competitività del Paese9 —, risulta oltremodo carente in una delle più cruciali fasi della standardizzazione, ossia la formalizzazione dello standard. Semplificando: “questa tal attività si fa così e cosà e per questa ragione può durare non meno e non più di tot tempo“, ma mettendo il tutto nero su bianco, fino a coprire tutte le attività per le quali quest’approccio sia tecnicamente applicabile. Una volta ottenuto l’idoneo supporto normativo, assolutamente giustificabile anche dalla già citata esigenza di repentini adattamenti in caso di crisi, lo scenario che si profilerebbe sarebbe, anche sindacalmente, assai suggestivo:

    • Definizione dei processi standardizzati come allegati dei contratti, andando dal generico al dettaglio passando da quelli nazionali a quelli specifici aziendali… ed individuali;
    • Condivisione “bottom-up” (dal contratto aziendale al CCNL) e “top-down” (dal CCNL ai contratti aziendali) delle best practices standardizzabili;10
    • Discriminazione fra processi standardizzabili, dei quali sia consentito il monitoraggio su base quantitativa, e non standardizzabili;
    • Composizione dei mansionari e dei livelli contrattuali sulla base di mix variabili di processi standardizzati e non;
    • Formazione mirata alla padronanza di un numero sempre maggiore di mix di processi.

    Insomma, ce ne sarebbe per rilanciare la trattativa sindacale per l’attuale decade e tenerla tesa per quelle successive, ed il bello sarebbe che tutti, dal singolo lavoratore alle aziende, fino alla Collettività, non ne avrebbero che vantaggi, non ultima una mobilità sociale orizzontale (verso una posizione od un lavoro analogo) e verticale (carriera) capace di contenere le conseguenze negative della — inevitabile, si ricorda — attuale trasformazione del Lavoro.

    Telecontrollo

    Se la pioggia di critiche indirizzate alla app “Immuni“ per una supposta invasione della privacy — invero tanto blanda da depotenziarne vistosamente gli scopi — non fosse stata così torrenziale mi permetterei di essere più incisivo; mi limito, invece, a far notare come la pulsione al controllo della prestazione in fieri e non ex post, riproponendo così il vetusto, nonché potenzialmente patologico, approccio della supervisione, rappresenti il grado d’arretratezza delle aziende nella “colonizzazione” della standardizzazione: la mera constatazione che il sottoposto stia lavorando instilla il sospetto che il supervisore non ne conosca abbastanza bene il lavoro, ed oltrettutto è improduttiva in tutti quei casi in cui l’azienda abbia soddisfatto il principio programmatico di assumere persone banalmente mature e responsabili, oltreché sufficientemente competenti…

    Quest’arretratezza, che da un lato offre il fianco ad uno spunto da parte del Sindacato, dall’altro è assai pericolosa: come per un regime alimentare, infatti, superate le prime difficoltà ad adattarvisi, il metodo porta a risultati all’inizio strabilianti, e pertanto motivanti, e lentamente sempre più modesti (Pareto), spingendo all’accanimento; l’anoressia, od una spiccata ortoressia, nei soggetti già sensibili da prima, è un rischio tutt’altro che remoto. L’”anoressia“, nel caso delle aziende, è data dal possibile ricorso all’esternalizzazione ed all’automazione, soluzioni consentite/agevolate dalla standardizzazione, in tempi troppo rapidi per non provocare pesanti ricadute occupazionali, ivi incluse le figure di supervisione, trasformabili in “zavorra contabile” ben prima di poter essere riqualificate in mansioni “reali“.

    In tempi di probabile crisi occupazionale, e non solamente “pandemica“, mi permetterei di suggerire al Sindacato di essere assai malleabile sul tema: fintantoché i datori di lavoro insisteranno ad illudersi che il controllo dei lavoratori sia (significativamente) influente sulla produttività ci sarà ancora tempo per agire su altri fattori correndo ai ripari. Lo dico nonostante ciò contraddica i miei principii e quanto ne so sul tema. Si deve, però, “fare di necessità virtù“…

    …Un po’ quel che attualmente si richiede al Sindacato…

  • Lo Smart Working farà perdere posti di lavoro?

    Lo Smart Working farà perdere posti di lavoro?

    Non esiste un’unica risposta a riguardo. Volendo considerare l’atteggiamento sinora dimostrato globalmente dalle aziende — una diffusa ricerca degli utili mediante taglio dei costi, anche del Personale, incurante della lapalissianità per cui, a fronte di un’offerta di beni e servizi, ne va preservata, e anzi coltivata, pure la domanda — un humus fertile per una reinterpretazione delle opportunità offerte dal Telelavoro in una chiave prociclica (negativa) indubbiamente c’è; d’altro canto ci siamo abituati a un’Economia a breve o brevissimo termine, talvolta persino da short sell, e l’ormai necessario cambio di rotta sarà per molti assai duro da comprendere, figuramoci da digerire…

    In tal senso è auspicabile che l’iniezione di denaro costituita dal programma Next Generation EU, comprendente un bel po’ di finalità in termini di Digitalizzazione, benefici maggiormente le imprese di “prossima generazione” piuttosto che funga da “recovery fund” per quelle della vecchia generazione. Soltanto con nuove imprese e nuovi lavori, infatti, sarà possibile compensare le ricadute economiche e quindi anche occupazionali dell’attuale contingenza sanitaria; nuove imprese e nuovi lavori, ma soprattutto nuovi approcci economico-organizzativi,1 magari più compatibili coi benefici del Telelavoro ed al contempo meno esposti ai rischi provenienti da una sua smodata reinterpretazione.

    Una vulnerabilità dei vecchi lavori e delle vecchie imprese è la diffusa proceduralità delle attività (singole), associata ad una puntualissima suddivisione dei compiti. Per comprendere tale vulnerabilità conviene prendere ad esempio un profilo professionale assai generico come un “operatore segretariale/amministrativo” (INAPP): non solo il soggetto sovente è un mero esecutore di procedure ma col tempo, a causa della suddivisione dei compiti (con altri operatori segretariali/amministrativi), piuttosto che diventare specializzato in alcune fra le tante conoscenze ed abilità/capacità che ne caratterizzano il profilo ne resta imprigionato, perdendo expertise ed eventualmente anche aggiornamento sulle altre. In termini di occupabilità ciò può significare che, volendo o dovendo cambiare lavoro, il soggetto, a meno che fortunatamente non trovi una mansione precisamente uguale, sarà costretto a ripianare le lacune accumulate, rispetto al profilo nel suo complesso, prima di poter risultare quantomeno appetibile…

    Vale, a questo punto, la pena evidenziare il potenziale beneficio che, anche attraverso l’adozione del Telelavoro, la contingenza sanitaria potrebbe indurre nelle organizzazioni. Tradizionalmente le imprese di una certa dimensione avevano impostato l’uso di questo tipo — ricordo: genericissimo… — di profili professionali in “modalità batteria“: suddivise le procedure in gruppi omogenei (e.g. “registrazione fatture“)2 si calcolavano i tempi richiesti ed in base a questi si quantificavano le risorse — metodo alla base di tanti cd. “part-time involontari” distanti, in eccesso o difetto, dal 50% del monte ore settimanale contrattuale —, sicché a curare, l’una al fianco dell’altra (in batteria, appunto), un dato gruppo di procedure si potevano trovare 3-4 persone, magari ciascuna ad orario ridotto ma orizzontale pur di garantirne la compresenza (co-localizzazione) — nonché l’eventuale vicariabilità in caso d’assenza per malattia/ferie. Il distanziamento sociale imposto dalla pandemia sta scombinando quest’approccio e nel richiedere, come minimo, la non compresenza negli stessi luoghi negli stessi orari potrebbe invitare, da un lato, ad una maggior autonomia del singolo, in remoto ed in presenza, entro il gruppo di procedure predefinito e, dall’altro, ad una maggiore versatilità verso (almeno) procedure di gruppi limitrofi. Così mitigando, quantomeno, la summenzionata perdita d’expertise ed appeal occupazionale…

    La vera criticità, tuttavia, è costituita dalla già citata proceduralità dell’attività svolta, nonché da quanto il lavoratore vi si sia spontaneamente appiattito nel tempo.

    Rielaborazione del classico diagramma della Telelavorabilità in funzione della Proceduralità/Creatività del task: aumentando il grado di proceduralità (maggior standardizzazione) oppure quello di creatività/professionalism (quindi pure di autonomia) se ne espande l’area.

    Tanto un task è procedurale e tanto più è, da un lato, facile da (far) apprendere e, dall’altro, automatizzabile…

    Per comprenderlo è sufficiente considerare l’esempio degli help desk delle compagnie telefoniche, assicurative, etc.: nella totalità di istanze (domande) che è possibile presentare è stata individuata una prevalenza di reazioni (risposte) predefinite (cd. “script“) — e.g. «Non mi connetto ad internet…», «Ha provato, intanto, a vedere se il router è acceso e poi se quella lucetta è fissa?» — che può essere gestita da un primo livello d’assistenza, persino tecnicamente impreparato, e soltanto se questo primo livello non riesce a soddisfare l’istanza, o se questa ricade nella marginalità (ancora) non contemplata fra quanto ormai predefinito, l’utente viene rimandato a successivi livelli d’assistenza, progressivamente sempre più preparati, magari non sul fronte tecnologico bensì su quello amministrativo e/o commerciale, e spesso progressivamente abilitati a una maggior discrezionalità, vale a dire la facoltà di forzare/aggirare le procedure.3

    Non serve aver visto il film “Generazione 1000 Euro” oppure “Tutta la Vita Davanti” per sapere che è poco o per nulla rilevante il grado di scolarizzazione del soggetto se il quid del lavoro che andrà a fare è intrinsecamente procedurale; al massimo lo favorirà in fase di assunzione — non sia mai che sia più abile ad apprendere gli script da applicare —, ma fintantoché non avrà acquisito almeno un po’ di discrezionalità il suo ruolo resterà intrinsecamente vulnerabile a:

    Outsourcing (Esternalizzazione) tout-court
    Quanto può essere ricondotto a degli script predefiniti può persino essere pacchettizzato e documentalmente inscritto in un contratto di servizio, un po’ come fa la P.A. con i capitolati degli appalti, perfezionato il quale alla azienda esternalizzante non resta che monitorarne il soddisfacimento — o colpevolizzarne il non soddisfacimento intanto lavandosene (relativamente) le mani rispetto alla propria clientela/utenza…4
    Outsourcing + Offshoring (Delocalizzazione)
    Si pensi alle voci (registrate) di molti Call Center a ricordare al chiamante che «l’operatore potrebbe non rispondere dall’Italia»: non sempre il servizio è efficace o soddisfacente, tuttavia il grado d’efficacia e soddisfazione offerto da risorse umane non infrequentemente appena capaci di interagire nella lingua del chiamante è “satisfattivo” di ciò che è stato inserito dall’azienda esternalizzante nel contratto di servizio…
    Offpeopling (Automazione)
    Da programmatore posso affermare con una discreta cognizione di causa che qualsiasi procedura burocratica che possa essere descritta con una logica “ITTT” (“If This Then That” – o meglio “If-Then-Else“),5 quando impieghi informazioni dematerializzate o dematerializzabili, è anche sistematicamente automatizzabile: è solo questione di tempo,6 e non a caso già nel settore degli help desk si fa sempre più diffuso l’uso di (ro)bot.

    Riprendendo, per la sua semplicità, il caso della registrazione fatture si pensi all’azione di trascriverne gli elementi dai documenti cartacei su cui erano scritti ad un software gestionale — ma anche su un semplice foglio elettronico: già anni fa le operazioni successive potevano essere passate ad uno studio contabile esterno, con al massimo l’esigenza di favorirne copie a quest’ultimo per l’ulteriore — sempre preziosa — verifica ex post. Con la fatturazione elettronica i minuti richiesti da ciascuna trascrizione, da ciascuna fotocopia, da ciascuna preparazione e consegna allo studio ed infine da ciascuna archiviazione7 semplicemente, ma soprattutto definitivamente — a dematerializzazione avvenuta la sorte dei dati è questa —, sono diventati millisecondi: tempistiche e modi altrettanto semplicemente sovrumani…

    Un task “abbastanza” procedurale può venir esternalizzato, un task “molto” procedurale può venir automatizzato…

    Non è un caso se tante funzioni aziendali tradizionalmente coperte da batterie di operatori segretariali/amministrativi nel tempo siano state snellite all’interno e vieppiù delegate all’esterno. Né è un caso se imprese anche più strutturate via via siano andate affidandosi a servizi — vieppiù automatizzati (cd. “Software-as-a-Service“) — del tutto esterni… Il Telelavoro, o più genericamente la opportunità di collaborare con immutato successo nel continuum fra totale co-localizzazione e vari gradi di remotizzazione, anche molto spinta, non può che essere considerata uno degli effetti di tale trend piuttosto che una concausa; al massimo può aver funto da volano verso l’optabilità di talune evoluzioni del modus operandi persino nelle mansioni più impiegatizie (“TeleImpiegatismo“) — laddove per quelle più concettuali l’opzione è, di fatto, da sempre sussistita, necessariamente8 —, ciò tuttavia in seno ad una tendenza assolutamente sovraordinata (generale), di natura probabilmente più economica in senso lato che tecnologica tout-court…

    Lo spartiacque del Coronavirus rispetto all’adottabilità del Telelavoro forse ha sorpreso i più ingenui ma negli altri ha suscitato un entusiasmo analogo a quello di un genitore allorché il figlio, all’ennesimo tentativo, finalmente riesce a conseguire la patente — ma soltanto perché quel giorno pioveva e l’esaminatore voleva sbrigarsi: può solo sperare che non succeda, come nella canzone, che «Tiratissimi, s’infarinano, s’alcolizzano | E poi s’impastano su un albero».9 Vale, quindi, la pena ribadire ancora una volta che il Telelavoro contingente alla Pandemia, il “Telelavoro Pandemico” od, ancor più stringatamente, il “Covid Work“,10 ha meramente accelerato11 un’evoluzione del Lavoro12 già in essere (WEF, 2016): vista la situazione da un’altra prospettiva si potrebbe pure affermare che la pandemia abbia imposto un riallineamento alle organizzazioni di tutto il mondo prima che la fuga in avanti di poche diventasse in sé irrecuperabile se non a costi (occupazionali) ben più gravosi; come dire che ha tirato le orecchie a norme, imprese e lavoratori da tempo impantanatisi in un “palustre” conservatorismo a vieppiù evidente rischio di autodistruttività.

    Tornando, ordunque, alla domanda iniziale è possibile concludere che sì, il Telelavoro può agevolare una perdita di posti di lavoro, ma nei termini di un rimpasto geografico: le mansioni più procedurali potranno essere svolte da ovunque da chiunque sarà in grado d’occuparsene, in base al vantaggio economico atteso (ad es. retribuzioni medie inferiori) da una loro eventuale esternalizzazione; potremmo anche assistere ad una globale delocalizzazione delle mansioni valutate come troppo poco complesse (autonome, discrezionali, etc.) per giustificarne il mantenimento…

    Non si tratta di una perdita secca di posti di lavoro bensì di una perdita relativa: tali posti di lavoro semplicemente si potranno spostare altrove. Niente a che vedere con le conseguenze occupazionali dell’automazione, che li eliminerà di sana pianta senz’alcuna possibilità di ritorno se non uno scenario apocalittico alla “Mad Max”. Con ciò non si vuole suggerire una luddistica opposizione alla tendenza in atto, esaltata ormai pure dall’esigenza di recuperare le perdite di esercizio nazionali, ed ancor di più quelle delle singole imprese, accumulate durante i lockdown: un tragico quanto vano tentativo di trattenere nel recinto uno status quo ormai fuggito assieme alle vacche. Tale cambiamento, piuttosto, va accompagnato — ed il moto deve iniziare a livello individuale… — con una progressiva preparazione ad aderirivi e poi a padroneggiarlo: infatti se è vero che le mansioni più semplici saranno delocalizzabili la competizione fra paesi, aziende ed individui si trasferirà via via su quelle più complesse, giocando sul massimizzarne l’efficienza.

    Un adagio dice che “in azienda nessuno è insostituibile“. Piuttosto che un monito all’umiltà, questa è un’esortazione alla condivisione di saperi, alla versatilità/polivalenza individuale e banalmente ad evitare che persino una influenza semplice influisca sull’operatività di un’organizzazione perché una posizione, critica o meno, è detenuta unicamente dall’influenzato di turno. Oggi lo si dovrebbe interpretare nella sua squisita prospettiva competenziale: sostituibile è chiunque svolga dei compiti tanto semplici o semplificabili da poter esser svolti da un principiante o persino da un automa.

     

  • Decalogo per impiegati ai “Tele…Lavori Forzati“

    Decalogo per impiegati ai “Tele…Lavori Forzati“

    Di guide dedicate ai “neo-smartworkers” — rabbrividisco già solo ad usare la parola! — ne sono comparse e ne stanno fioccando sempre di più, via via che da preferenziale l’homeshoring sta diventando è diventato imperativo quale ripiego obbligato per la “continuity of operations” (CoOp) della maggioranza delle funzioni impiegatizie, per le quali la “comprovabile necessità” di una presenza fisica sul posto di lavoro si affievolisce ad ogni nuova emanazione di un’ordinanza locale o nazionale…

    Rispetto a queste guide, in troppi casi riferibili a “gitanti del Telelavoro” più alle prese con la scelta del più adatto abbigliamento per una call che con un contenimento del danno sempre più trascendente l’azienda, la città, la nazione od un dato continente, l’elenco seguente vuol essere nettamente meno sovrastrutturale…

    1. Imparare a concentrarsi sulle attività da svolgere anziché sull’ambiente di lavoro (sociale), quello attuale (figli e parenti in una condizione ad alta densità negli spazi disponibili) obbligato dalle restrizioni e quello appena abbandonato: non è più possibile alcuno scaricabarile; non è più possibile accentuare la condivisione su una scelta qualunque per diluirne le responsabilità in capo a sé stessi; non è più possibile sperticarsi per una bella figura formale in quanto n’è rimasta l’opportunità solo per una sostanziale; forme di seduttività, orizzontale o verticale, sono almeno assai limitate; eccetera, eccetera, eccetera… Si è nudi di fronte ad un’attività probabilmente già quantificata sulla base di un più o meno venturo ricorso agli ammortizzatori sociali e non si può far altro che prenderne definitivamente atto.
    2. Dedicare quanto tempo possibile a colmare le proprie lacune informatiche, da ufficio ma non solo, sfruttando le risorse (testuali! — leggasi il quarto punto) disponibili online. La richiamata nudità, infatti, si estende all’esigenza di una maggiore autonomia nella manutenzione ordinaria, predittiva e straordinaria di strumenti di lavoro oggi come oggi difficilmente sostituibili, nonché alla probabile carenza di supporto tecnico esterno. Primissima lezione: ridurre la dimensione di un file usando strumenti di compressione (vedi sotto). Seconda lezione: la cd. “stampa su file” in Postscript (idem con patate).
    3. Dedicare non minore attenzione all’ergonomia della situazione: alla prima fitta alla testa (occhi affaticati?), al primo dolore alla schiena (postura?) od alle articolazioni è preferibile, potendo, interrompere del tutto quella lavorativa dedicandosi ad attività diverse, che consentano un tempo di recupero congruo. Salvo differenti accordi su un’eventuale reperibilità oppure deadline imminenti, infatti, quell’ufficiosa opportunità di distribuire flessibilmente l’orario di lavoro che da decenni è il corollario dalla maggior parte degli arrangement telelavorativi, in una situazione straordinaria come quella contingente, deve diventare ordinaria pur di preservare l’individuo sia sotto il profilo fisico che, soprattutto, quello psichico, per quanto più tempo possibile.
    4. Ridurre al minimo indispensabile qualsiasi forma di streaming Audio/Video per preservare la propria e l’altrui banda, tentando di accorgersi che forse risulterà già dal medio periodo meno dispensabile avere delle brevi conversazioni non lavorative con singoli colleghi, a qualsiasi ora del giorno, pur di mantenere i rapporti sociali, piuttosto che impegnarne tre o quattro, nello stesso momento schedulato, per una senza dubbio meno breve tele/video-conferenza… Se poi, mitigate le lacune di cui al punto (2), si sarà divenuti capaci pure di ridurre la qualità audio/video delle comunicazioni andrà ancora meglio!
    5. Per la stessa ragione disabilitare eventuali automatismi di sincronizzazione (posta elettronica, cloud storaging, etc.), provvedendo manualmente sia al download che all’upload di qualsiavoglia file o flusso di dati ed organizzandosi perché almeno una copia di sicurezza delle “major version” dei propri elaborati sia sempre memorizzata su un altro dispositivo, purchè accessibile anche da altri colleghi (mailbox/webmail, Google Drive/DropBox/etc..).
    6. Predisporre soluzioni di backup temporaneo per tutto: qualora non funzionassero né il PC né il tablet ci si dev’essere già preparati ad usare lo smartphone, e così via, ricordandosi che tante assistenze tecniche per questi dispositivi sono e resteranno attive il più possibile; se morisse la connessione wired ad Internet si deve avere già configurato ciascun device per passare ad una wireless (3G/4G) — e qualora non se ne possedesse nemmeno una ci si deve pre-accordare con eventuali vicini di SSID.
      (Si noti l’alterazione volontaria della “consecutio temporum”!)
    7. Eleggere a massima priorità la forma dematerializzata (paperless) di qualsiasi documento, vuoi perché carta ed inchiostro/toner non sono infiniti, vuoi, soprattutto, perchè ne va garantita la massima condivisibilità possibile. Oltretutto oggigiorno non è così ovvio il possesso domestico d’una stampante standalone o multifunzione, sicché il vizio di stampare “la qualunque” andrebbe quantomeno rimandato al futuro ritorno in ufficio. Nella situazione di potere o dovere, invece, procedere alla (originaria!) digitalizzazione di una fonte cartacea è preferibile aver già imparato a contenere la dimensione del file prodotto manipolando i parametri di scansione, laddove la capacità di applicarvi un’elaborazione OCR è apprezzabile ma non immediatamente necessaria.
    8. Tornare a valorizzare la Posta Elettronica in virtù della sua asincronicità e della sua leggerezza (lightweight) rispetto a strumenti tanto più moderni quanto più onerosi in termini di consumo di bandwidth. In tal senso rimando a quattro esaustivi post scritti ed aggiornati negli anni:
    9. Emanciparsi da quello proto-industriale abbracciando un approccio artigianale nella gestione delle attività, che vieppiù necessariamente andranno distribuite nella loro completezza (check-in/check-out) in quanto la suddivisione in fasi delle stesse, e rispettivi differenti operatori, poco a poco soccomberà alla necessità di minimizzare le variabili (dalla mera difficoltà a connettersi ad un parente da accudire, fino — ahinoi! — ad un ricovero) che potrebbero compromettere i tempi o la riuscita del lavoro. A fronte di un livello organizzativo di questa prassi, per il quale ciascuna attività potrebbe essere affidata, a caduta, a non meno di tre individui (principale, vice e vice del vice), ne esiste pure uno individuale: non andrebbe avviata una nuova micro-attività, la “pratica” da espletare ad esempio, fintantoché non è stata terminata — in tal senso vedasi il punto (5)! — la precedente; pur di soddisfare questo requisito ci si dovrebbe rassegnare a sfruttare l’orario flessibilizzato, anticipando ad oggi le chiusure che in una situazione ordinaria si sarebbe potuto tranquillamente rimandare all’indomani.
    10. Compreso che l’arco temporale di questa situazione, salvo l’avvento d’un risolutivo vaccino che moderi l’esigenza di prolungare il distanziamento sociale quale profilassi, s’estenderà assai oltre uno sperabile rientro dall’emergenza attuale in settimane o pochi mesi sta ai singoli lavoratori assumersi quel tanto di responsabilità e d’intrapreneurship da investire nelle proprie capacità telelavorative:
      • Ripetendo ossessivamente i punti dal primo al nono (strutturali) per poi passare alle citate guide sovrastrutturali;
      • Recependo le soluzioni di groupware telecollaborativo scelte dal datore di lavoro per quello che probabilmente sono, cioè un affrettato tentativo senza dubbio perfezionabile da quella sorta di “Research & Development Department” a cui ogni dipendente dovrebbe contribuire, se non altro nel proprio ambito di attività;
      • Prendendo atto che di qui ad un anno quella stessa posizione lavorativa, o proprio l’azienda, potrebbero non esistere più, ma resisteranno ubiquamente le competenze fintanto apprese.
  • Dematerializzare invio e ricezione di Raccomandate

    Dematerializzare invio e ricezione di Raccomandate

    Mio malgrado negli ultimi 3-4 10 anni sono diventato persino troppo avvezzo sia alla spedizione che alla ricezione di raccomandate: Fisco, Sanità, tribunali, Amministratore Stabili, vari fornitori di servizi, etc.. Per fortuna, giacché la mole di corrispondenze è andata lievitando sempre più, la prospettiva di sopportare anche il tedio e la perdita di tempo all’Ufficio Postale è diventata parallelamente più famigliare.

    Tuttavia, onde ridurre al minimo — cioè soltanto per i malloppi di diverse decine di pagine — i tour allo sportello, ho trovato molto utile il servizio on-line delle Poste Italiane, che consente di spedire on-line raccomandate (AR e non). Certo — si potrebbe obiettare —, esiste la PEC che solleverebbe da tale seccatura assicurando pure maggior tempestività nelle comunicazioni, senza contare il netto risparmio! Da un lato, tuttavia, non tutti i procedimenti supportano in pieno la PEC e, dall’altro, non di rado proprio le tempistiche più pigre della classica raccomandata possono rivelarsi tattiche, per esempio per giocare sui termini per adempiere…

    Tenuto pur conto di un’importante limitazione funzionale, cioè il fatto che la non apponibilità della firma in calce rende nulla tutta la corrispondenza (ad es. giudiziaria) che, invece, la richiederebbe, questo servizio può alleviare gli adempimenti di un qualunque piccolo ufficio, anche domestico, dalla fastidiosa incombenza postale.

    Il fattore che ho giudicato come più saliente nell’affidarmi al servizio online di Poste è stata la possibilità di spedire raccomandate a qualunque ora del giorno e da qualsiasi luogo — mi è capitato di inviarne una persino in coda in auto, dallo smartphone, così come ben prima o ben dopo il tradizionale orario di sportello… —, il che lo rende, a mio avviso, quasi una scelta obbligata sia per coloro che necessitino di relegare ai tempi morti questo tipo di attività che, soprattutto, per tutti quelli che debbano potersi allargare sino all’ultimo momento materialmente — od anche legalmente, come nella partecipazione a concorsi ed appalti… — disponibile per perfezionare il proprio elaborato e trasmetterlo.

    Ecco il post scritto due giorni fa da me per Pmi.it.

    Raccomandate (R/R) On-Line con PosteItaliane

    Di recente è stato attivato da Poste Italiane, in diverse località , il servizio “Raccomandata DaTe“, grazie al quale privati, professionisti ed aziende possono prenotare ed effettuare l’accettazione di una raccomandata presso il proprio domicilio/ufficio. Tale servizio segue, ovviamente, degli orari ed una determinata tempistica.

    Esiste, ed oramai da diverso tempo, un altro servizio di Poste Italiane che non ha gli stessi limiti, è allargato alla corrispondenza tradizionale ed ai telegrammi e richiede solo di disporre di un account MyPoste: l’invio on-line.

    La registrazione a MyPoste è molto semplice, oltreché gratuita: una volta inseriti i propri dati anagrafici è sufficiente attendere il ricevimento, tramite SMS, del codice di attivazione necessario a perfezionare la procedura. Registrati, è possibile usufruire di un vario bouquet di servizi, fra i quali anche quello dell’invio online di corrispondenza.

    Se l’invio di Telegrammi permette all’utente l’inserimento del solo testo e del destinatario, quello di Lettere e Raccomandate offre all’utente l’opportunità  di scrivere online 2 pagine di corrispondenza (formattandone il testo), e soprattutto di caricare un proprio documento (nei formati più diffusi) restando nel limite di 3Mb e di 18 pagine (in formato A4).

    Una volta apposte le proprie preferenze sulle opzioni di stampa (a colori od in bianco e nero, e fronte/retro o meno), la Lettera o la Raccomandata – per la quale, ovviamente, è possibile richiedere pure la ricevuta di ritorno – sarà  in automatico stampata, imbustata e spedita da Poste Italiane, oppure, al caso, salvata come bozza per un invio successivo.

    La procedura guidata porta l’utente dalla creazione della missiva, della quale viene fornita la anteprima, alla scelta del destinatario – è contemplato anche l’utilissimo invio a destinatari multipli..! -, che può essere pure salvato nella Rubrica e richiamato per nuovi invii, sino al check out, per il quale è previsto il pagamento con carta di credito, PostePay o persino con addebito su conto per i clienti BancoPosta provvisti di apposito lettore.

    Completa efficientemente il servizio il Pannello che permette all’utente anche di visionare l’elenco degli Invii in bozza e degli Invii effettuati. Nel caso delle Raccomandate consultando quest’ultimo l’utente non solo può contemplare lo storico degli invii ma può consultarne il tracking e verificarne il ricevimento.

    Contro: nonostante l’automatismo di stampa ed imbustamento non tutti i suoi potenziali utilizzatori potrebbero ritenere il servizio a prova di occhi indiscreti e quindi adatto anche a corrispondenza delicata.
    Pro: anche tacendo sulla ovvia utilità  di poter spedire Raccomandate (R/R) da qualunque luogo (nel mondo) l’indubbio vantaggio risiederebbe nell’opportunità  di farlo in qualunque momento della giornata, magari sul filo di lana delle 23:59 dell’ultima data utile per un invio importante.

    Altri articoli scritti da Davide Cappelli per Pmi.it

    Più recentemente Poste ha completato la dematerializzazione della gestione delle raccomandate rendendo disponibile, sempre per gli utenti di MyPoste, anche il servizio di Ritiro Digitale delle missive:

    • Gratuitamente è possibile essere avvertiti, via email, di una nuova giacenza ed, accedendo al servizio, controllare lo stato attuale dei ritiri effettuati o meno, fisicamente presso lo sportello postale oppure virtualmente attraverso quello, appunto, digitale (di seguito);
    • Sempre gratuitamente, previa attivazione della Firma Digitale Remota di Poste,1 è possibile effettuarne uno digitale, del medesimo valore legale di quello brevi manu, per almeno alcune missive.2

    È davvero un peccato che da un mio personale microsondaggio proprio coi professionisti — ripetuto negli anni —, che potrebbero sfruttarlo (ampiamente!), questo servizio sia sconosciuto ai più… Anzi: è puro masochismo..!

    Mi permetto un commento a valle: dematerializzati sia l’invio che la ricezione della tradizionale raccomandata parrebbe emergere la lacuna di un servizio di commutazione da parte degli ormai liberalizzati servizi postali di notifica ex lege:

    • Raccomandata tradizionale ⇾ Posta Elettronica Certificata;
    • Posta Elettronica Certificata ⇾ Raccomandata tradizionale;
    • Raccomandata tradizionale ⇿ Posta Elettronica Certificata.3

    Per quanto ironico possa sembrare il commento — a quel punto si potrebbe passare alla PEC punto e basta! —, nonché per quanto possa apparire (erroneamente) complesso approntare un siffatto servizio, questo sarebbe perfetto, se altresì legalmente riconosciuto — con una ulteriore intermediazione, ahinoi, da parte di service provider! —, per accompagnare gli “utenti legacy” nel proprio percorso (ormai ineluttabile) di modernizzazione digitale dei propri processi.

  • L’Internet Fax di Vodafone

    L’Internet Fax di Vodafone

    Anni fa scrivevo di come, in un contesto prettamente aziendale, di un gruppo di lavoro, era possibile sostituire il Fax vecchio stampo, sgradevole ma inevitabile compagno di chiunque debba interagire, ad esempio, con la Pubblica Amministrazione, con versatili soluzioni software e/o hardware. Oggi, invece, è la volta dei (singoli) homeworker che vogliano poter avere accesso a tale strumento, a basso costo ed ovviamente da qualsiasi luogo!

    (altri articoli scritti da Davide Cappelli per Blog.Pmi.it)

  • Testo Unico e Sicurezza nel Telelavoro

    Scaltro, a mio avviso, il Consiglio Nazionale degli Ingegneri, il quale, interpellando il Ministero del Lavoro, ha anteposto alla questione fondamentale, ovvero «se l’abitazione del lavoratore sia da considerarsi a tutti gli effetti un luogo di lavoro, così come defini- to dal D.Lgs. n. 81/2008, e debba pertanto essere oggetto di valu- tazione dei rischi..» – tant’è che, fra datori di lavoro e lavoratori, negli ultimi anni i miti e le leggende sono prosperati.. Ovviamente a detrimento delle diffusione del Telelavoro, quello domiciliare almeno.. –, quella, francamente più prosaica, relativa al «se per i lavoratori a domicilio, che risultano dipendenti di un’azienda, ma che hanno come luogo di lavoro la propria abitazione, il datore di la- voro debba fornire a proprie spese tutta l’informazione, la forma- zione e l’addestramento previsto..». Probabilmente agli ingegneri interessava evitare impicci (andare casa per casa) ed assicurarsi attività (di formazione), ma hanno centrato il bersaglio grosso! (altro…)

  • Pianificare progetti on-line in maniera condivisa

    Pianificare progetti on-line in maniera condivisa

    Nell’esatto momento in cui il perfezionamento di una commessa richiede il coinvolgimento di più persone, un team insomma, il semplice time tracking, magari individuale, non è più sufficiente — o quantomeno non è più abbastanza comodo — a garantire la necessaria analizzabilità e trasparenza di gestione per tutti i partecipanti, né per chi si pone a coordinamento dello stesso. Innanzitutto a cambiare sono i costi delle risorse, che potrebbero variare da membro a membro della squadra:

    • In un team di lavoratori subordinati ciascuno avrà un suo “costo aziendale” (globale),1 dal quale pervenire a quello orario;
    • In un team di freelance, come ad esempio in un network telelavorativo, ognuno di questi, salvo differenti accordi, avrà una sua tariffa2 o persino tariffe diversificate a seconda del tipo di attività svolta.3

    Fintantoché si lavora da soli — la casistica include anche moltissimi liberi professionisti — e l’orizzonte temporale della commessa è ancora umanamente gestibile il principale accorgimento è quello di soddisfare la scadenza finale (cd. “deadline“) e quelle intermedie (cd. “milestone“).

    Ciascuna di tali scadenze — sempre restando nei lavori intellettuali — verosimilmente coinciderà con la produzione e/o l’acquisizione di un “elaborato” (cd. “deliverable“),4 ad esempio un documento o dei file, per elaborare i quali si saranno compiute tutta una serie di micro-attività (telefonare, fare riunioni, scrivere, consultare, etc.) raggruppabili entro una macro-attività (cd. “task“) più specifica — banalmente: a cui poter dare un titolo identificativo fra altri titoli, comprensibili sia al professionista che, soprattutto, al committente.5

    Ciascun task, infine — capita, ahinoi, persino con le micro-attività! —, magari potrebbe essere concluso, od appena essere avviato, solo se in precedenza se ne è perfezionato un altro, se non più d’uno: in tal caso si parla della cd. “dependancy” (“dipendenza“)6 fra task.

    La quantificazione dei tempi opportuni (base + margine di sicurezza) a perfezionare l’insieme dei micro-task e, a sua volta, l’insieme dei task, unitamente a quella dei costi ed ad una valutazione della priorità della commessa rispetto, ad esempio, ad altre concorrenti, a sua volta influenzata dalla deadline, confluiscono nella stima economica. Questa, al netto delle famigerate “variazioni in corso d’opera” richieste dal committente dopo l’approvazione del preventivo oppure ingeneratesi per cause esterne indipendenti da committente e prestatore, dovrebbe essere infine garantita.

    Questo è il livello limite di complessità fino a cui il Time Tracking può ancora considerarsi bastevole: un prestatore, uno o due committenti, una singola commessa o due, al massimo, con deadline (i.e. “Progetto“) oppure senza (ad es. “subfornitura di servizi“); il prestatore tiene traccia delle ore lavorate, nel primo caso, cercando di restare in quelle preventivate, nell’altro per farsele riconoscere, presentandone un rendiconto, via via che si accumulano.

    A mettere i bastoni fra le ruote a tale garanzia, tuttavia, ci sono molte incognite, talora neppure contemplabili a priori: da 2-3 giorni di malattia inabilitante potrebbe scaturire lo stravolgimento a catena di specifiche milestone, deliverable e, pertanto, della deadline; alle medesime conseguenze si potrebbe arrivare per colpa di un ritardo addizionale nella disponibilità di un documento (burocrazia statale e locale) o di risorse finanziarie (burocrazia bancaria) a un qualche punto della commessa. Nei casi più semplici e fortunati al ritardo (cd. “slittamento“) su un task (ad esempio 3 giorni) corrisponderà linearmente (sempre 3 giorni) un ritardo sulla deadline; in quelli meno fortunati potrebbero sussistere tali e tante combinazioni di dipendenze fra i task da moltiplicare il singolo ritardo, richiedendo una ri-pianificazione dell’intera commessa.

    Si tratta di un lavoro “nel” e “per” il lavoro (fissare scadenze, assicurarsi di rispettarle, etc.) su cui già possono insistere la complessità e la durata di una singola commessa. Quando queste si moltiplicano, si accavallano andando magari in conflitto fra loro — è tutt’altro che raro proporre una deadline posticipata rispetto alle richieste iniziali soltanto perché il tempo a disposizione è limitato — il rischio di fare confusione diventa sempre più concreto — basti vedere, da un lato, i tomi che diventano, con il tempo, le agende di molti professionisti e, dall’altro, la diffusione di strumenti come i calendari online, sincronizzati magari con lo smartphone.

    Sin da questo punto è quantomeno preferibile, salvo che non si manifestino capacità logico-aritmetiche da “Idiot Savant“, affidarsi a strumenti digitali per la pianificazione, ideati sia per contemplare una molteplicità, e la reciproca interferenza, di commesse concorrenti che per computare gli effetti (combinati) di eventuali slittamenti, anche solo simulandoli. Prima ancora questi tool permettono di visualizzare, e quindi pure presentare alla committenza7 — ma non solo… — dapprima le previsioni e successivamente l’andamento della commessa.

    Già quando si comincia a collaborare fra due persone, di norma alla pari ma non per forza, emergono altri fattori:

    • La suddivisione dei compiti: ci si può spartire nettamente i task8 ma persino arrivare al livello di dettaglio di preferire che, all’interno di un task, uno dei due vi compia buona parte dei micro-task e l’altro/a quella residua, e viceversa per un altro task;
    • L’individuazione di un referente verso il Cliente, vuoi perchè è preferibile che vi sia qualcuno che si ricordi tutti i temi, soprattutto quelli laterali, non formalizzati come requisiti od obiettivi, affrontati dalla committenza nell’arco della commessa, vuoi perché a molti committenti non piace un’alternanza di referenti, salvo quando necessaria;
    • L’esigenza di Comunicare & Condividere: dall’esterno (committenza, terze parti, etc.) verso l’interno e viceversa, fra i due collaboratori; sull’avanzamento rispetto alle milestone delle singole attività e micro-attività, rispetto ai tempi stimati ed effettivi, rispetto ai costi sostenuti, etc…

    Tali fattori — si noti bene: meno riferibili alla commessa in sé (task, deadline, requisiti, etc.) rispetto all’umanità delle risorse coinvoltevi — già rendono molto impegnativo passare da una “monade” (lavoro da soli) alla “diade” (lavoro a due). Ancor più impegnativo è passare alla “triade” (lavoro a tre) ed oltre, tant’è che si dice che il numero perfetto per un team sia di 5-6 persone oltre al referente/coordinatore. Al di sopra di questo numero sarebbe preferibile spartire la commessa su più team.9

    Il tracciamento delle ore lavorate, a questo punto dal singolo membro del team e per ciascun task, diviene integrato nei tool di pianificazione: al di là dell’elemento economico, sempre più articolato, ciò fungerà da fonte previsionale sull’attuale aderenza, o meno, dell’andamento rispetto alla pianificazione, suggerendo d’approntare in tempo eventuali interventi correttivi.

    Ulteriore suddivisione dei compiti, ulteriori referenti ma soprattutto ulteriore esigenza di Comunicare & Condividere, oltretutto il più tempestivamente possibile, tanto che proprio quest’ultima diventa discriminante del successo della commessa.

    Vale la pena precisare che mentre requisiti ed obiettivi, legati ai task, alle milestone ed ai deliverable, sono “narrativi” — descritti e via via aggiornati in un documento di progetto consultabile e per i quali val più che bene una riunione, un banale colpo di telefono o meglio una corrispondenza elettronica10 per, appunto, comunicazioni e condivisioni in itinere — mentre risulterebbe assai ridondante nonché molesto se alla stessa stregua a tutto il team fosse notificato, per esempio, ogni aggiornamento sulla percentuale di completamento di un’attività da parte di ciascun membro o la consegna di un deliverable privo di dipendenze per il singolo…

    Molto più chiaro e snello raccogliere e gestire questo tipo di dati grezzi, per quanto importantissimi, in una sistema informativo piattaforma condivisa, ossia su Web, almeno fra i membri del team:11 una Dashboard (“cruscotto“) che consenta a tutti, in primis chi lo coordina, innanzitutto di essere ininterrottamente consapevoli dell’andamento della commessa.

    Una di queste è PlannerHQ.com. Ecco il post scritto ieri da me per Blog.Pmi.it.

    Pianificazioni a colpo d’occhio con PlannerHQ.com

    PlannerHQ.com è un servizio on-line dedicato – e già  il nome non potrebbe far pensare ad altro.. – alla pianificazione progettuale.

    È realizzato dalla stessa azienda, la estone Apprise, che cura il già citato Toggl.com e con il quale può essere totalmente integrato, permettendo l’importazione di Clienti, Progetti, Attività  e Risorse.

    Le Attività , la loro declinazione temporale e la loro allocazione su ciascun membro del team, sono rappresentate da barre, famigliari per chiunque abbia già  utilizzato applicazioni di project management come Microsoft Project, Primavera (Windows) o Planner (Linux).

    Le funzionalità da Grafico Gantt come dipendenze, milestone e deadline non sono supportate ma evidentemente non è questo lo scopo del servizio offerto, orientato più alla supervisione dell’andamento di un progetto nelle sue varie fasi, e l’impegno delle diverse risorse, che alla progettazione da zero vera e propria. Conferma quest’impostazione la possibilità  di alterare velocemente la struttura dei progetti con un semplice drag & drop delle singole Attività, in modo da riorganizzarli in caso di qualsiasi incidente di percorso.

    PlannerHQ.com, come Toggl.com, è uno strumento molto spartano ed è questa la sua più apprezzabile peculiarità , soprattutto considerando che la platea di utenti cui idealmente entrambi sono destinati è costituita dai gruppi di lavoro medio-piccoli – basti pensare che, alla fine dei 30 giorni di prova, il costo per singolo utente/membro del team è di 4$ –, la cui principale criticità da affrontare è proprio il pronto, reattivo controllo sul buon andamento, anche economico, delle proprie commesse.

    Altri articoli scritti da Davide Cappelli per Blog.Pmi.it
  • Time Tracking (individuale e di gruppo)

    Time Tracking (individuale e di gruppo)

    Nella mia (quota di) attività come formatore mi capita sfortunatamente di rado di insegnare Outlook, che reputo la migliore applicazione che Microsoft – come sempre acquisendola da altri.. – abbia inserito in Ms. Office: nonostante gli apprezzabili tentativi di Evolution Microsoft Outlook insiste ad essere il solo ed unico strumento della suite non sostituibile con alternative open (LibreOffice ed OpenOffice), neppure se preso standalone – se usato unitamente a Ms. Exchange diventa proprio una “cannonata“..!

    Ciò che gl’ιδιώται (la committenza, chi finanzia e in primis chi progetta i corsi) in buona fede trascurano pensando ad Outlook, motivo per cui i corsi sono rari e spesso e volentieri troppo superficiali e spicci,  è che questa applicazione non serve solamente a gestire la posta elettronica – altrimenti basterebbe Windows Mail (ex Outlook Express) od un qualunque altro client – ma a gestire talmente tante altre cosucce in ufficio che, se impiegata in maniera abbastanza consapevole, potrebbe determinare significative riduzioni delle tempistiche di attività (tempo per compito).

    Microsoft Outlook – Journal

    Microsoft Outlook – Journal

    Una di queste cosucce riguarda il tracciamento del tempo impiegato a svolgere una specifica attività (“Task“), persino estemporanea e/o di breve durata (“Micro-Task“). Con Journal, infatti, chi usa Outlook può registrare i momenti di inizio e fine di una microattività semplicemente pigiando su dei pulsanti del tipo Start, Pause (e Stop), ottenendo la durata complessiva della stessa. Una funzionalità a dir poco banale, dunque..! Tanto banale che, come sovente capita, prelude a significativi benefici…

    Journal, infatti, oltre al tracciamento quantitativo, permette di fare tre fondamentali associazioni di tipo qualitativo:

    • La data dell’attività, corrispondente o meno ad una di quelle elencate nella Gestione Attività di Ms. Outlook e comunque utile per se nella rilevazione cronologica, anche manuale — ad esempio recuperare, anche a latere, tutte le email del periodo per effettuare un’ultima ricognizione —, di quanto lavorato;
    • La tipologia/natura dell’attività: il fatto che Outlook presenti fra le opzioni predefinite la “Phone Call” dovrebbe essere sufficientemente suggestivo del livello di dettaglio raggiungibile nel tracciamento;
    • Il cliente (“Company“)1 per il quale essa viene svolta, che, a sua volta, può essere pescato fra i Contatti.

    La conseguenza di queste associazioni è che, a fine mese – momento di preparare le fatture o semplicemente uno “Stato di Avanzamento Lavori” (SAL) –, sarà possibile riportare che, per lo specifico cliente, saranno state svolte, per esempio…

    • 11 ore e 42 minuti di telefonate;
    • 35 ore e 17 minuti di elaborazione documenti;
    • 7 ore e 59 minuti di riunioni…

    …per un totale di 54 ore e 58 minuti fatturabili, e così via, per ciascun cliente.

    Tenendo presente che le registrazioni possono essere salvate anche manualmente a posteriori è, dunque, possibile, avere traccia delle tempistiche raggiunte per tutte le attività. Queste, infine, possono essere usate direttamente da chi ha effettuato le registrazioni oppure passate – come allegato email in assenza di Ms. Exchange2 – a chiunque debba elaborare la relativa fatturazione.

    Si tratti, quindi, di un individuo – un lavoratore autonomo, un libero professionista ma pure il semplice subordinato – o di un gruppo di lavoro, in una situazione co-localizzata come in una di “lavoro distribuito” – o, banalmente, di un rapporto fra fornitore (esterno) e beneficiario di servizio – il tracciamento, al minimo dettaglio, sarà assicurato…

    Senonché Journal offre una ulteriore possibilità, coerente con l’intenzionale intregazione con le altre applicazioni di Ms. Office, ossia l’associazione con singoli documenti, così da tracciarne totalmente in automatico l’elaborazione: è sufficiente importare nella finestra della singola attività l’icona del relativo documento e, da quel momento in poi, sarà lo stesso Ms. Outlook a monitorarne costantemente il cd. “Total Editing Time“.3

    Insomma.. Un servizio completo, manuale, semi-assistito o completamente automatico per controllare la gestione economica non soltanto del proprio lavoro ma anche di quello altrui, ad esempio nel ruolo di project manager.

    Tanto che oserei dire che se Microsoft offrisse (gratuitamente) alle aziende una licenza di Ms. Exchange ogni TOT licenze di Ms. Outlook contrasterebbe significativamente le fughe verso applicazioni open.

    Mio progetto di interfaccia grafica per applicazione Web Based di Time Tracking (2005-2006)

    Mio progetto di interfaccia grafica per applicazione Web based di Time Tracking (2005-2006)

    Lo dimostra anche il fatto che dall’epoca – tali funzionalità di Ms. Outlook sono presenti da almeno una decade! – le soluzioni alternative, capaci di emulare il ruolo di Ms. Exchange nella condivisione, a livello organizzativo, del Time Tracking di Ms. Outlook sono andate accumulandosi, persino in funzionali quanto ancor più distribuite – a vantaggio della gestione del Telelavoro dei Team Virtuali – varianti online.

    Una di queste è Toggl.com. Ecco il post scritto ieri da me per Blog.Pmi.it.

    Toggl, il Time Tracking per tutti

    Fra gli strumenti di Time Tracking, per tenere traccia del tempo speso su singoli task (e quindi anche su interi progetti), sicuramente uno dei più accessibili e versatili è quello offerto da Toggl.com, che si differenzia da altri servizi online (i.e. Beebole, FreshBooks, Harvest o myHours.com) per i pochi fronzoli con cui svolge, egregiamente, la sua funzione. Toggl.com è dedicato a gruppi di lavoro anche minuscoli – esiste persino un account gratuito per singoli professionisti, mentre per le soluzioni “pro” si parte dai 5 dollari al mese – gestiti da un amministratore, che può definire diversi Clienti e, per ciascun cliente, diversi Progetti; in ogni progetto, poi, possono essere definite diverse Attività  (Task) – discriminando fra fatturabili e non – che possono a loro volta essere attribuite a questo o quell’altro membro del team.

    La vera forza di Toggl.com, oltre alla semplicità , risiede nella sua estrema accessibilità : è possibile inserire i dati sull’avvio e chiusura di un’attività  – il funzionamento è uguale alle Voci Diario di MS Outlook, con uno “Start”, uno “Stop” ed un contatore – sia nell’interfaccia Web che, attraverso dei widget – sul desktop del computer (Win, Mac & Linux) o dello smartphone (iOS, Android), per poter fare Time Tracking anche scorrazzando qua e là.

    Nel sinottico delle rilevazioni, Toggl.com consente all’amministratore di avere costantemente sotto mano il polso della situazione, lasciandogli decidere con quale prospettiva osservare ciò che viene svolto dal team: per progetto, per cliente, per membro (del team) o, più semplicemente, per intervallo di tempo, personalizzabile al massimo; il tutto condito con una buona dose di grafici per ottenere il giusto colpo d’occhio.

    Altri articoli scritti da Davide Cappelli per Blog.Pmi.it

  • Home Sweet Home..

    Pare che stiano volgendo ad “un” termine – chiunque sa bene che non si finisce mai davvero.. – i lavori di ristrutturazione della mia casa iniziati nell’estate del 2008. Tralasciando qualche piccolo intervento qua e la il solo vano che, vuoi per l’impegnativo 2008, vuoi per gli incasinati 2009-2010, è evidentemente ancora impreparato e disadorno è lo studio/ufficio. Il ritorno ad una situazione meno caotica e più produttiva, quindi, sarà preceduto dal ri-imbastimento di quello che fino a due anni fa era il mio vero centro operativo – va detto: da programmatore..

    Progetto nuovo ufficio domestico - Davide Cappelli

    Progetto nuovo ufficio domestico

    (altro…)

  • «Lei non sa dove sono io…»

    «Lei non sa dove sono io…»

    Dopo aver estenuamente utilizzato il servizio Skype IN – e che prima avevo tanto desiderato e che ho sottoscritto appena possibile… – posso, con un tecnicismo molto acuto, affermare che si tratta di una figata pazzesca: ovunque io sia – pure all’estero purché con una W/LAN a tiro – sono, quasi gratuitamente, raggiungibile presso – bada bene – una numerazione geografica di Milano, dove peraltro non risiedo da anni. Il fatto che io da tempo mi sia dotato di uno Skype Phone Wi-Fi (foto a sx) costituisce un plus: avendo anche un abbonamento Skype Out posso chiamare ed essere chiamato praticamente dappertutto ed a costi risibili.
    (altro…)

  • Cumulo IRPEF e Rimborsi nel Telelavoro

    Cumulo IRPEF e Rimborsi nel Telelavoro

    *L’aspetto più grottesco, personalmente, è la tempistica: si è dovuti arrivare alla fine del 2007 per fare luce su una questione francamente ovvia, as is: le spese affrontate dal telelavoratore e riconosciute, come rimborso, dal datore di lavoro non vanno a fare comulo sull’Imponibile; non solo, il datore di lavoro può – altrettanto ovvio, in teoria.. – scaricarle come costi.

    È ciò che si evince dalla lettura della Risoluzione n°357/E/07 dell’Agenzia delle Entrate in risposta ad un interpello avanzato da un (altro) ente pubblico alle prese con gli aspetti fiscali della ennesima sperimentazione – ma questo è un altro discorso.! – del Telelavoro. L’ente ha interpellato l’Agenzia per chiarire «se i rim- borsi delle spese documentate sostenute dal lavoratore per l’attività svolta in telelavoro siano da considerare o meno redditi di lavoro di- pendente e quindi siano da assoggettare o meno a contribuzioni ed alle ritenute fiscali».

    Di seguito, in estrema sintesi, la risposta (ufficiale) dell’Agenzia delle Entrate.

    ..ai sensi dell’art. 51 del TUIR, concorrono i rimborsi spese, con esclusione soltanto di quanto disposto per le trasferte e dei trasferimenti nella medesima disposizione e dei rimborsi relativi a spese diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro, anticipate dal dipendente per snellezza operativa..

    Di norma i telelavoratori – ma anche i lavoratori colocalizzati.. – che debbano affrontare spese surrogando, di fatto, il datore di lavoro possono procedere in due modi:

    • Disponendo dei dati fiscali del datore di lavoro – ed una delega (possibilmente scritta..) al loro uso –, possono far intestare a quest’ultimo la fattura o la ricevuta inerente alla specifica spesa, anticipare il dovuto e richiederne il rimborso – tipico è il caso dell’anticipo cancelleria..
    • Non disponendo dei dati fiscali del datore di lavoro – proprio sostituto d’imposta! – possono, in costanza di un ordine di servizio (anche non specifico ma ricadente nelle c.d. “prassi aziendali“..), intestare a sé la spesa, anche se non prevede ricevuta fiscalmente valida – il classico esempio è l’acquisto di un biglietto ferroviario/aereo (senza notazione del codice fiscale dell’acquirente).

    Esclusivamente nel secondo caso si ricade esplicitamente in quanto ricordato dall’Agenzia delle Entrate, anche perché nel primo il datore di lavoro non è tenuto a dare rilievo sulla busta paga della erogazione del rimborso, che resta una questione privata con il solo dipendente.

    ..In tale contesto, si ritiene che le somme erogate per rimborsare i costi dei collegamenti telefonici in questione non siano da assoggettare a tassazione essendo sostenute dal telelavoratore per raggiungere le risorse informatiche dell’azienda messe a disposizione dal datore di lavoro e quindi poter espletare l’attività lavorativa..

    Forse è troppo presto per ricorsi e sentenze cassazionistiche che dirimano ogni dubbio, tuttavia si potrebbe verosimilmente dedurre che la posizione trascenda il semplice “raggiungimento digitale” (delle «risorse informatiche dell’azienda») per estendersi a tutte le fattispecie concrete in cui sussista funzionalità e finalità rispetto al «poter espletare l’attività lavorativa». In pratica: la non imponibilità di quanto corrisposto come legittimo rimborso a favore dei telelavoratori non va intesa come limitata alle spese telefoniche e/o di connessione..

    Soprattutto, la legittimità della spese e dei successivi rimborsi non avrebbe alcuna connessione con la loro certificabile domesticità, cioè il fatto che l’esborso sia contestuale ad un’utenza domestica fissa (telependolarismo puro), ma sarebbe estesa a qualsiasi esborso funzionale all’attività lavorativa, e quindi applicabile a qualunque forma e declinazione di Telelavoro.

    Ricorre quindi l’ipotesi considerata dalla citata circolare n. 326 del 1997 di rimborso di spese di interesse esclusivo del datore di lavoro anticipate dal dipendente.

    La stessa circolare fa ancora (anacronistica) menzione del lavoro a domicilio, parasubordinato o subordinato che sia, e ne individua i requisiti per la riconoscibilità ai fini fiscali, tra i quali il primo è il radicamento presso il domicilio fiscale del lavoratore…

    Fortunatamente la circolare è di più di dieci anni fa, laonde per cui l’interpretazione più attuale – quella della risoluzione in oggetto – dovrebbe essere anche quella predominante.

    ..ai rimborsi in questione non vanno applicate da parte del sostituto le relative ritenute fiscali, previdenziali e assistenziali.

    Alcune considerazioni pratiche..

    L’ente interpellante fa esplicito riferimento ad alcune sentenze di Cassazione ma, soprattutto, ad accordi sindacali in merito. Questo fattore, nonostante oramai tutti i CCNL, a seguito degli accordi europei e dei recepimenti nazionali, trattino – almeno superficialmente..! – di Telelavoro, è decisivo in quanto evidenzia il legame fra legittimità e formalizzazione (contrattuale) all’interno del rapporto di lavoro. In parole povere: se questionato il lavoratore deve poter dimostrare documentalmente che i rimborsi rientrano in pregressi accordi formali (contrattuali) con il proprio sostituto d’imposta; se l’Agenzia delle Entrate contestasse al contribuente telelavoratore delle irregolarità sull’imponibile IRPEF relative ai rimborsi ottenuti, quest’ultimo dovrebbe disporre di pezze d’appoggio per chiarire la vicenda.

    Detto questo mi permetto di elargire alcuni semplici consigli – taluni al limite della paranoia..:

    Leggere i propri Contratti
    Il primo passo è quello di conoscere cosa prevedano i propri contratti, quello Nazionale ed i vari integrativi, il Regionale ed eventualmente quello Aziendale, riguardo ai rimborsi ed alla situazione telelavorativa; probabilmente si limitano ad un bel nulla ma c’è sempre l’eccezione che conferma la regola. Diversamente ci si può sempre rivolgere alle rappresentanze sindacali (RSU, RSA) per ottenere un chiarimento formale dall’azienda – perché di questo si tratta, non di vere trattative sindacali..! – a livello d’integrativo aziendale. Se niente di tutto ciò soddisfa contemplare l’opportunità di far mettere all’azienda nero su bianco la questione a livello di contratto integrativo individuale.
    Rendicontare dettagliatamente le spese
    Benché gli impiegati di molti uffici paghe siano comparabili a quelli del Fisco per come tentano, in ogni maniera, di portare acqua al mulino del proprio datore di lavoro – forse perché in cerca di premi di produzione?!? – i secondi possono fare molti più danni dei primi ma, soprattutto, sono addestrati con costanza per perpetrare questo risultato sfruttando qualunque appiglio. L’ufficio paghe, dunque, non va considerato come affidabile di fronte a dubbi di natura fiscale, specie se riguardante requisiti formali. Il principio è il seguente: anche se l’ufficio paghe si accontenta di un collage di scontrini per dare seguito al rimborso mensile in busta, provvedere con un altrettanto mensile rendiconto delle spese, firmato e poi sottoscritto (per accettazione) dal proprio diretto responsabile, consegnato all’ufficio paghe e da quest’ultimo timbrato (per notifica). Nelle grandi organizzazioni si fa comunque così, a garanzia del lavoratore così come del datore di lavoro, non solo ai fini fiscali. Suprefluo dovrebbe essere aggiungere che una volta ricevuta la busta paga il rendiconto va pinzato e conservato insieme ad essa, quantomeno fino al termine di prescrizione (fiscale) – indicativamente fino al 31/12 del sesto anno successivo alla mensilità archiviata.
    Farsi rendicontare dettagliatamente i rimborsi
    Alcuni uffici paghe, pur sapendo di sbagliare, non trascrivono con precisione i giustificativi dei rimborsi sulla busta paga limitandosi ad accorparli in un’unica, inintellegibilile – e pertanto non valida fiscalmente – voce fra i crediti del lavoratore. Una volta ottenuta una trascrizione valida si è già ad un buon punto. Meglio ancora, però, se l’erogazione del rimborso avviene in contanti, slegata dal versamento della retribuzione ordinaria e pertanto previa ricevuta – in alternativa attraverso bonifico bancario con esplicitata la causale del rimborso – firmata dal lavoratore. La certificazione del rimborso, sotto forma di ricevuta o di avviso della banca, va anch’essa allegata alla busta paga ed archiviata.
    Tracciare le autorizzazioni alle spese
    Per superiori e datori di lavoro vale lo stesso discorso fatto per gli uffici paghe: si accontentano spesso con molto meno di quanto richiesto dai solerti ispettori del Fisco, in questo caso persino a proprio danno perché l’eventuale contestazione all’imponibile del lavoratore può preludere a più di una grana ex post per il suo sostituto d’imposta. Ragion per cui, a tutela del datore di lavoro e del lavoratore, è preferibile che quest’ultimo si mostri piuttosto zelante nel formalizzare ogni richiesta, non solo per vedersi autorizzata una spesa per la quale sa di dover anticipare di tasca propria. Un botta e risposta, persino via e-mail, purché per iscritto, con chiunque sia legittimato a concedere l’autorizzazione, è più che sufficiente a placare qualsiasi successiva perplessità, anche quella fiscale od in sede giudiziale. Il cumulo delle autorizzazioni può essere allegato al suddetto rendiconto mensile delle spese ed eventualmente pinzato con esso alla busta paga da archiviare.

    Per essere un fautore del paperless office mi sembra di aver un po’ esagerato con le carte da archiviare. Va da sé, però, che, pur trattandosi di indicazioni «al limite della paranoia», sono orientate a soddisfare le potenziali richieste di un soggetto terzo, l’Agenzia delle Entrate, accreditate da una (non sempre chiara.!) normativa vigente. È proprio questa l’unica eccezione ad un principio, appunto quello del paperless office, che altrimenti prevedrebbe di non sprecare così futilmente (tempo, ..) carta e spazio per conservarla.

    Nota Bene: pure volendo aderire alla totalità dei miei consigli sarebbe sufficiente non più di un giorno al mese presso la sede aziendale – a fare, ovviamente, anche altro..

  • Imbastire una Workstation Domestica

    Una premessa: questa non vuole essere una guida buonista – fra le tante..! – in cui si spiega come ricavare in un’abitazione, sia essa un appartamento od una villa, uno spazio dove potere lavorare coniugando obblighi personali e professionali. Questa vuole essere una guida cattiva, prevalentemente tecnica, dalla quale trarre spunti per realizzare, ma senza svenarsi, una vera e propria Stazione di lavoro, affidabile e soprattutto versatile. (altro…)

  • Il Thread, questo sconosciuto

    Il Thread, questo sconosciuto

    Premessa: volenti o nolenti, fiduciosi o scettici, early adopter oppure cronici ritardatari, un po’ in tutte le aziende, anche nell’italica penisola, sta affermandosi l’uso della posta elettronica per il trasferimento di informazioni e/o di documenti non ancora stampati (…) – chiamarla “virtualizzazione“, o meglio ancora “dematerializzazione del workflow” (impiegatizio) sarebbe troppo ottimistico, nonché prematuro e naïf; posta la semplicità d’uso dello strumento – metti un indirizzo, metti un oggetto ed un subject, un corpo e magari un allegato, premi “invia” ed è fatta… –, poi, anche ai lavoratori con una preparazione meno che minima all’impiego del binomio PC + Internet può esser richiesto di presidiare la propria e/od un’altrui mailbox.

    Seconda premessa: data la fluttuante percezione, tendente alla formalità oppure alla non formalità, della comunicazione via mail — “verba volant, scripta manent“… — quest’ultima vede crescere sempre più il proprio appeal presso quella, tutt’altro che infrequente, tipologia di lavoratore che, nel premere “invia“, scorge l’opportunità di scaricare il barile, pure in perfetta bona fide, ad un qualsiasi interlocutore. In una ordinaria situazione organizzativa nella quale la gestione della corrispondenza costituisce – e soprattutto rappresenta (soggettivamente) – solo una fra le molte impellenze del lavoro da fare, infatti, è facile che ne scemino il valore e la strumentalità percepiti, a favore di una, altrettanto percepita, occasione per fugare o quantomeno contenere lo spesso crescente Distress.

    Eustress (Stress “buono”) & Distress (Stress “cattivo”)

    In tal senso – non va, tuttavia, sottovalutato lo zampino dell’onnipresente (!) Attenzione Parziale Continua! – la facoltà di spegnere, il più rapidamente possibile e con pochissime mosse – ed una qualunque ricognizione sulla corrispondenza pregressa può comportare concentrazione e, soprattutto, tempo… –, quantomeno una parte della propria sollecitazione rappresenta una tentazione cui resistere è tanto più arduo quanta è la percezione, realistica o meno, di tale sollecitazione – il che, d’altronde, candida qualsiasi eccessiva/sospetta frettolosità non altrimenti motivabile (…) nella gestione delle email ad eventuale fattore/sintomo (in un “quadro sindromico“…) di incipente o conclamata condizione da Stress Lavoro-Correlato…

    Terza premessa: la larghissima penetrazione, a partire dalla sfera individuale/personale alla conquista di quella professionale, che la Messaggistica Istantanea avanzata – e d’altro canto pure semplificata… – (WhatsApp, Telegram, etc.) sta avendo sulla popolazione tutta sta, altresì, almeno agli occhi degli early adopter, avendo un effetto di imbarbarimento dei costumi e delle prassi della corrispondenza elettronica: disinvolta trascuratezza persino sui principii più semplici – ed utili..! – della Netiquette (assenza del subject, valanga di allegati pesanti, …), frettolosità (eccessiva) nei reply – neanche si trattasse di mettere un “like” o uno “share” al post di un amico..! – e nei forward e chi più ne ha più ne metta…

    Un tanto premesso fra le pratiche più perniciose nell’ab…uso della Posta Elettronica sta affermandosi, un po’ per la ormai abitudinaria istantaneità della comunicazione ed un po’ per l’”effetto scarica-barile“, è la tendenza alla (ripetuta) “Novazione dell’Oggetto del Messaggio“, in barba al fatto che quasi tutti i gestori email (client o Webmail) trattino correntemente ed efficacemente (…) il threading entro cui incorniciare una specifica Corrispondenza Elettronica… Ancora una volta è la carenza di alfabetizzazione – o, per meglio dire, di vera e propria educazione di base all’uso di questi strumenti… – il contesto in cui siffatte “devianze” metodologiche si ingenerano o semplicemente vengono tollerate fintantoché non diventano dispersive – a detrimento dell’efficienza..! – prassi aziendali.

    Corrispondenza & Comunicazione

    Per fare un po’ di storia si potrebbe cominciare evocando la Letteratura. Almeno in quella occidentale un genere noto a tutti è quello della cd. “corrispondenza epistolare” fra un autore ed un altro, o fra un autore e qualcun altro – ad esempio il caro amico o la donna amata: Tizio scrive a Caio, il quale risponde al primo riferendosi precisamente ad una o più epistole (lettere manoscritte) della loro, appunto, “corrispondenza” pregressa; benché i due si conoscano e verosimilmente sappiano (implicitamente) ciò che si sono scritti in precedenza, più o meno esplicitamente ciascuno, per agevolare la controparte – nel cd. “information retrieval/recall“, visto che non è detto vi sia la possibilità materiale di consultare il pregresso e la memoria può fare cilecca… –, può far riferimento a precisi “segmenti” (pezzi) dei contenuti precedentemente esposti dall’uno e/o dall’altro. Questi riferimenti, che spesso si declinano in pedisseque citazioni (e.g. «In merito a quanto da te espresso affermando che… bla bla bla…») del pregresso, solo apparentemente corrispondono ad una (mera) manifestazione di cortesia o semplice buona educazione: come spesso accade, infatti, nati con un intento prettamente funzionale (agevolare la contestualizzazione del discorso), sono stati, con il tempo, codificati socialmente all’interno di ciò che chiamiamo “buone maniere” – di cui molti interlocutori insistono (…) ancora a tener conto (nel valutare le proprie controparti)..!

    Nella comunicazione istituzionale ed organizzativa, e non solamente per la potenziale valenza giuridica di ciò che viene discusso – e di come viene discusso… –, la questione si complica ulteriormente, innanzitutto perché a diventare potenzialmente più articolate sono l’entità (più persone) ed il ruolo sia del/i mittente/i che del/i destinatario/i e poi perché, ancor più banalmente, può crescere imprevedibilmente la quantità di corrispondenze concorrenti e, con essa, il rischio, organizzativamente parlando, di disordine/rumore…

    Tipici elementi di una cd. “Lettera Commerciale” (nel mondo anglosassone)

    Sicché, dai tempi del (solo) cartaceo in poi, le organizzazioni si sono dotate di protocolli (insiemi di regole e formalismi convenzionali), nonché di un copioso armamentario di strumenti di cancelleria, nonché, infine, di mansioni professionali dedicate, al precipuo scopo di imbrigliare la molteplice corrispondenza evitando quanto possibile il disordine, e questo sia nella comunicazione formale con l’esterno che in quella interna: all’arrivo di una missiva la stessa dovrebbe presentarsi in un format (grafico e contenutistico, ad es. la cd. “Lettera Commerciale“) tale che sia possibile, da un lato, rinvenirne a colpo d’occhio gli elementi distintivi (mittente, oggetto, …) e, dall’altro, trovare materialmente lo spazio per apporvi, magari con un timbro, la codifica organizzativa interna (cd. “protocollazione” – in italiano).

    Mi risulta quasi divertente quando i miei allievi si sorprendono del fatto che le stesse posizioni degli elementi di una lettera commerciale – ad esempio quelli tipicamente allineati a destra nel format italiano – siano tutt’altro che casuali ed invero funzionali all’archiviazione in raccoglitori, con tanto di eventuali forature e/o spillature, ed all’apposizione di timbri e quant’altro…

    Non casualmente, pertanto, sin dagli albori della posta elettronica si è tentato di trasferire questi, ormai, requisiti di organizzabilità dei flussi di corrispondenza nelle funzionalità di server e client email, persino in una dimensione d’uso prevedibilimente nonché auspicabilmente più individuale (titolare dell’account) o circoscritta (co-titolari dello stesso account, titolare + vicario/i, titolare + segretario/a): ciascun messaggio in arrivo, ad esempio, può essere raccolto in una specifica cartella/directory (o sotto-cartella/sub-directory) in una struttura a radice e/o tassonomizzato apponendovi uno o più “tag” e/o categorie di classificazione, magari pure in maniera automatizzata (imponendo specifiche “regole” di “filtraggio” della posta); d’altro canto la automazione – sempre basata su regole già definite o definibili dall’utente… – disponibile in un qualunque client può estendersi alla risposta automatica ed all’inoltro automatico di un messaggio. Fra le utilità di un gestore di posta c’è anche la (automatica) organizzazione dei messaggi in arrivo in specifici thread (“filoni“), che corrisponde, ottimizzandola, alla best practice, nella corrispondenza formale tradizionale (cartacea), al riferimento, nella replica ad un messaggio, anche al “protocollo in uscita” di questo, oltreché all’oggetto (ad es. “Concessione autorizzazione avvio lavori – vs prot. 12345/2002“), tipica dell’ambito istituzionale.

    Threading dei messaggi

    Nel trattare qualunque messaggio email sia i client che i server ne contemplano le intestazioni, di norma invisibili all’utente finale nonché generate in automatico dai sistemi, sulla base di standard globalmente condivisi (e.g. RFC 2822), e nella fattispecie gli headers (intestazioni) seguenti…

    • “Message-ID” → IDentificativo univoco (unico) dello specifico messaggio, eventualmente figlio (“child“) di un altro messaggio;
    • “References” → lista di Message-ID antecedenti/genitori (“parent“) allo specifico messaggio;
    • (e/o) “In-Reply-To” → singolo Message-ID “parent” dello specifico messaggio…

    …possono definire esattamente la posizione di un messaggio all’interno di un suo (eventuale) “albero genealogico“, ovverosia la “conversazione“/thread (specifica corrispondenza) cui potrebbe appartenere, che a sua volta è rappresentabile, tipicamente da un client, attraverso un algoritmo.

    Tipica rappresentazione di un thread (Parent) – e di sub-thread (Child/Parent) – in un client email:
    ogni thread può essere esploso (expand [-]) o ridotto (collapse [+]) per personalizzare la visualizzazione.

    In estrema sintesi: ogni volta che decidiamo di pigiare il Reply ad un messaggio in arrivo provochiamo la creazione di un nuovo Message-ID, cui associamo anche l’ID del messaggio ricevuto – e tutti quelli che l’hanno preceduto –, predispondendo per l’incorniciamento del tutto nel medesimo thread. L’opportunità che il threading offre, a questo punto, dovrebbe essere emersa, ed è pure ben più utile dal mero copincolla automatico del Body e del Subject – cui aggiungere un “RE:” (reply) od un “FW:” (forward): consentire, nel contesto dei vari flussi di comunicazione necessariamente complessi tipici della comunicazione in ambito organizzativo (Ordini di Servizio, Stati di Avanzamento Lavori, etc.), una ulteriore opzione di strutturazione dei messaggi – e dunque pure recupero! –, totalmente automatica, rispetto alla tassonomizzazione in base a cartelle/categorie/tag, che, diversamente, può essere solo semi-automatica (e.g. applicazione dei “filtri“); pertanto il threading va considerato il primo se non anche primario metodo di archiviazione automatica dei messaggi in arrivo (*) a disposizione dell’utente – laddove per “archiviazione” si voglia intendere un procedimento “intelligente ed intellegibile” e non il mero stocaggio dei messaggi…

    (*) …Tenendo presente che svariati client di posta elettronica contemplano gli interi thread, comprendenti sia i messaggi ricevuti che quelli inviati:

    • risposte di altri ad un proprio messaggio iniziale;
    • proprie risposte a messaggi altrui;
    • risposte altrui a messaggi altrui.

    Corrispondenza e Threading

    Vale forse la pena, a questo punto, avanzare una distinzione terminologica, anticipando sin da ora che lo scopo di un’adeguata educazione all’uso utile della posta elettronica è giustappunto la riduzione di tale distinzione, ossia la capacità, da parte di mittenti e destinatari, di avvicinare il più possibile i due termini, proattivamente coscienti che il rispetto/adesione (compliance) al secondo funge da facilitazione (operativa) per il primo:

    “Corrispondenza/Conversazione Elettronica“
    L’insieme complessivo di messaggi percepibili da mittenti e destinatari come appartenenti ad un dato tema, generale – in ambito organizzativo potrebbe essere un intero progetto – oppure specifico – ad esempio una specifica attività (task) o sub-attività (sub-task) progettuale. È il “lato umano” della faccenda…
    “Threading“
    Il procedimento (automatico) grazie al quale un messaggio viene fatto appartenere ad una filiera (insieme) di altri messaggi qualora in risposta (reply) ad uno qualsiasi di questi. Costituisce l’”opportunità digitale” della faccenda…

    Dalla “naïvité” al “professionalism” nell’impiego del threading nella corrispondenza elettronica – si noti il ruolo
    del Clima (ambiente organizzativo) quale co-fattore per la maggiore oppure minore compliance fra i due.

    Far aderire maggiormente le proprie corrispondenze ai threads, d’altro canto, è tutt’altro che complicato… Tuttalpiù trattasi di mantenere, con costanza, una serie di buoni propositi prima ancora d’”istanziare” una nuova corrispondenza:

    1. Essere dotati di una policy, aziendale o personale, per la cancellazione dei vecchi messaggi (e.g. solo dopo tot mesi), evitando il controproducente costume di cancellarli via via che vengono letti (…) – neanche si trattasse di notifiche di un social network;
    2. (Proporzionalmente alla complessità/eterogeneità delle potenziali corrispondenze…) aver già predisposto per un’archiviazione, manuale e/o automatica, dei messaggi in cartelle (e sotto-cartelle), procedendo alla collocazione nelle stesse dei messaggi già trattati (letti, eseguiti, cui è stata data risposta, etc.);
    3. Essere per lo meno abbastanza aggiornati con la lettura dei pregressi messaggi in “Posta in Arrivo“, in maniera da essere, il più frequentemente possibile (…), capaci di…
    4. …fare mente locale per capire se un dato tema possa essere stato già trattato, sapendone recuperare il/i messaggio/i originario/i e scegliere quello più opportuno cui fare Reply;

    Se e solo se nessun messaggio email precedente può essere sfruttato per agganciarvi una replica, allora, mantenendo altri buoni propositi, è plausibile la creazione di un Subject ex novo e pertanto di un nuovo thread/corrispondenza – tenendo conto che diversi client email consentono l’ereditarietà di “References” e “In-Reply-To” persino alterando un Subject originario, laddove in Reply ad un messaggio precedente:

    • Ideare un Subject “parlante“: corto e tuttavia il più possibile rappresentativo…
      • …dell’insieme di contenuti trattati nel corpo del messaggio (potenzialmente difficile, soprattutto se tali contenuti sono tanti ed eterogenei → indicato a chi è assai talentuoso nei riassunti…), ad esempio…Debrief cliente "XYZQ" — primo incontro…, in cui la sola informazione evidente è il verosimilmente nuovo cliente, e pertanto tutto il peso informativo è calcato sui contenuti…
      • …e/o dell’argomento – una data commessa, una fase della stessa, un cliente, etc., – cui i contenuti del messaggio si riferiscono (più affrontabile perché l’unica variabile da considerare è il livello di prospettiva, dal macro al micro, sull’argomento), ad esempio…Dettagli affitto stand…, in cui chiaramente ci si aspetta che il/i destinatario/i sappia/no del perché, del percome e forse anche del quando sussista tale volontà di disporre di uno stand in una qualche manifestazione…
    • Evitare il Subject "Post-It", non "parlante“ poiché scevro da una qualsiasi contestualizzazione (vedasi il punto precedente), ad esempio…
      Ti ha cercato il Dott.Rossi……con nel Body esclusivamente un numero di telefono…
      Ti prego di stamparmi…senza Body e contenente esclusivamente un allegato, magari pesantissimo – e quindi da scaricare già solo per capire di che si tratta…
      Sala Riunioni

      …, che possono essere anche comprensibili in una chat o su WhatsApp et similia ma che perdono tutto il loro "effetto immediatezza" nella mailbox, più idonea al (noto) uso asincrono…

    • Impiegare codifiche del Subject, purché convenzionali (condivise fra tutti i mittenti ed i destinatari, per esempio su policy aziendale!), proporzionalmente alla complessità/eterogeneità delle potenziali corrispondenze (e.g. più progetti concorrenti), ad esempio…"Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > Rilascio > Slittamento data …, e, d’altro canto evitare codici, abbreviazioni e terminologia specifica qualora non globalmente condivisi (in precedenza), ad esempio…Riass.Fin Pol. 1234567890/2003…intentendo "Polizza di riassicurazione finanziaria n°1234567890/2003".

    Nota bene: trattasi solamente di consigli di buon senso, ovviamente… Saper sommarizzare (“summary“) alla perfezione, nel Subject, i contenuti del Body è un’arte e nemmeno ai “maestri” tutte tutte le opere riescono sempre… L’importante è non propendere costantemente per lo (sciatto) atteggiamento inverso!

    Novazione e Gemmazione del Subject

    Una “novazione” del Subject si ha ogniqualvolta, anziché preoccuparsi di recuperare l’ultima email di una corrispondenza esistente e farci un semplicissimo reply, rispettando così il threading, la persona pigia “Nuovo Messaggio“, cominciando così un nuovo thread. All’apice di una ipotetica “classifica dei casi più dementi in cui si nova un Subject” camperebbe, senza alcun dubbio, il seguente esempio:

    Thread esistente:
    • Richiesta monitor più grande (>= 19'')
      • Re: Richiesta monitor più grande (>= 19'')
        • Re: Re: Richiesta monitor più grande (>= 19'')
    Subject novato:
    Richiesta monitor più grande (>= 19'')(esattamente uguale all’originario)

    …anche nelle tanto subliminali quanto laconiche varianti…

    Subject novati:
    Richiesta monitor più grande (>= 19'') URGENTE
    URGENTE Richiesta monitor più grande (>= 19'')

    In questo caso il mittente palesa la propria ingenuità nel pensare che l’”etichettamento” come “urgente” – che pure potrebbe essere trattato con un semplice intervento sui filtri ma che predefinitamente un client non riconosce, né il destinatario è portato a scorgere naturalmente – prioritizzi, neanche si trattasse del classico “timbro rosso” sulle missive cartacee (di un tempo), la rilevazione e la lettura del proprio messaggio rispetto ad altri.

    Nota bene: una prioritizzazione di sistema dei messaggi è già supportata da molti client di posta (intestazioni: “Priority“, “X-Priority“, “X-MSMail-Priority“ e “Importance“) od è emulabile con un’ulteriore codifica nel Subject, eventualmente usando una gemmazione del Subject entro il thread (vedi sotto).

    Ogniqualvolta il partecipante a una corrispondenza – e nella comunicazione organizzativa i partecipanti, ad es. i membri di un team, potrebbero essere molti..! – nova un messaggio nonostante avrebbe potuto ricondurlo a quella esistente fuoriesce dalla stessa, slegandola dal thread e quindi annullando il supporto offerto dal mezzo tecnologico – non solo per sé ma anche e soprattutto per tutti gli altri partecipanti..! – ed, in definitiva, provocando “Rumore Comunicazionale“. È ormai assodato, assurgente pure ad immanente problema lavorativo, che ciò si traduca in un lievitamento dei tempi richiesti alla mera gestione (ordinaria) della posta in arrivo ed una crescita del rischio (di perdersi comunicazioni importanti, di non rispondere in tempo, etc.), ovverosia un surplus di sforzo che non può non distogliere risorse (mentali, strumentali, etc.) dal lavoro davvero da fare…

    Una “Gemmazione” del Subject, invece, si ha quando si altera il Subject di un messaggio in Reply (od in Forward) ad un altro, ossia rispettando il thread. Una volta testato (empiricamente) che il proprio client email supporti l’ereditarietà di “References” e “In-Reply-To” è possibile cogliere tutte le opportunità di questa funzionalità. Il più classico nonché virtuoso esempio ricalca il comportamento (umano) nei thread dei forum e prima ancora nei newgroup (e.g. [SOLVED]), col (nuovo) Subject gemmato per enfatizzare la soluzione di un problema e lasciando alla lettura del Body i dettagli di tale soluzione:

    Thread esistente:
    • Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
      • Re: Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
        • Re: Re: Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
          • Acquistato monitor widescreen 28''(gemmazione)

    Un’altra tipica eventualità di gemmazione si può avere in caso di un’evoluzione della priorità codificata (“Pn” → “P0“) nel Subject:

    Thread esistente:
    • P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
      • Re: P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
        • Re: Re: Re: P0 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24''), monitor fuori uso!
          • P0 Disponibilità altro monitor(gemmazione in priorità)
        • Re: Re: P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'' + touchscreen)
          • Re: Re: Re: P2 Acquistato monitor widescreen+touchscreen 28''(gemmazione con mantenimento della priorità)

    Un altro tradizionalissimo esempio, dalla virtuosità soltanto un po’ meno banale ma che è il più rappresentativo di una gemmazione vera e propria – laddove nel precedente esempio all’alterazione dell’oggetto del messaggio corrisponde pure la chiusura della corrispondenza/thread –, riguarda la differenziazione del Subject in base a ciascun specifico sotto-tema del Subject e/o del Body del messaggio:

    Thread esistente:
    • "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief (31/08|11:30)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Richiesta Spostamento Orario (31/08|15:30)
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Richiesta Spostamento Data (01/09|09:30)
          • Re: Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Nuova Convocazione (01/09|09:30)(gemmazione basata sul Subject)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Accordi con Partner
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Accordi con Partner > NO
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Aggiornamenti Software
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Aggiornamenti Software > OK(gemmazioni basate sul Body)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief (01/09|09:30) > Nuovo OdG(eventuale gemmazione di recap)

    Nota bene: seppur l’ereditamento di “References” e “In-Reply-To” sia del tutto omesso da molti client Webmail – GMail, ad esempio, consente di modificare un Subject in reply o forward, ma determinando una novazione… – è facile osservare come già un Subject ben codificato permetta contemporaneamente di:

    • Predisporre filtri permanenti e/o fare estemporanee ricerche basate, in maniera implicitamente gerarchica («“Cliente XYZQ” > “Commessa 123“» rileverà messaggi differenti da «“Cliente XYZQ” > “Commessa 234“», e così procedendo…), sul Subject;
    • Poter emulare la medesima operazione, ma “a colpo d’occhio” (Visual Pattern Recognition), su un elenco di messaggi, ad esempio la “Posta in Arrivo” e la “Posta Inviata“, visibili in una singola schermata – purché non si sia affetti da deficit visivi (ad es. di campo visivo) tali da essere di norma costretti a leggere riga per riga, o quasi…

    In sintesi, quantomeno l’archiviazione in cartelle e sotto-cartelle, quella automatica così come quella manuale, godrà di sotanziali benefici in termini di tempo impiegato – e non sprecato…

    Ridondanza dei contenuti + novazione del Subject

    Per comprendere appieno il (potenziale) significato (…) di un messaggio all’interno della comunicazione in ambito organizzativo potrebbe essere utile fare un parallelismo con i sistemi di Ticketing che poco per volta stiamo abituandoci ad utilizzare per segnalare guasti e disservizi ed ottenerne la soluzione, e che, non a caso, sfruttano lo stesso concetto di threading, sia che li si impieghi da interfaccia (e.g. Web) sia che se ne ricevano notifiche via email:

    1. Tizio effettua una segnalazione di guasto, seguendo, ma non necessariamente, una procedura guidata:
      • Guasto specifico/singolo (alcuni sistemi consentono esclusivamente questo tipo di segnalazione, imponendo all’utente la cd. “apertura” di più ticket…) classificabile nelle casistiche previste;
      • Guasto multiplo: lista di guasti specifici.
    2. Il sistema la registra ciascuna segnalazione attribuendole uno specifico IDentificativo, inoltrando una notifica di ricezione a Tizio, e la le smista agli operatori di supporto disponibili nonché in base alla classificazione del guasto;
    3. Un operatore viene assegnato alla ciascuna segnalazione ed il sistema notifica a Tizio questa “presa in carico“;
    4. La Ciascuna segnalazione viene processata dall’operatore in…caricato, eventualmente mettendosi in contatto per Tizio per ulteriori informazioni;
    5. A Tizio viene notificata la risoluzione…
      • Totale (i.e. guasto singolo);
      • Parziale (i.e. in guasti multipli), eventualmente predisponendo per l’apertura di nuovi ticket – così, “loop-ando” (…), nuovamente al punto 1 fino alla soluzione di tutti i guasti/disservizi…

      …da parte del sistema o dell’operatore, facendo passare lo status del ticket (segnalazione) da “aperto” a “chiuso“.

    Così come un ticket “aperto” (segnalato) va anche “chiuso” (risolto), ugualmente il task (attività, singola o multiple) tipicamente contenuto/aperto in un “Ordine di Servizio” inviato da un superiore in gerarchia, ma anche da un Cliente – il primo, secondo diversi approcci organizzativi, andrebbe considerato fra i tanti “clienti interni” all’organizzazione… –, va eseguito/chiuso da qualcuno: una o più persone… Supporre che la comunicazione in ambito organizzativo, mediata da qualsiasi “artefatto digital-cognitivo“, differisca tanto da succitato parallelismo non solo è riduttivo rispetto alle intenzioni dei tecnocrati che negli ultimi 40-50 anni vi si sono dedicati – plausibilmente cum grano salis, ovverosia anche con un’approfondita analisi dei requisiti (operativi)… – ma è anche pura “avulsione dal contesto“… Trastullarsi, nella fattispecie, con l’idea che uno scambio di email in ambito organizzativo costituisca, aldilà della percepita minore o maggiore formalità del medium, solamente una “variante” della comunicazione a voce, con tutte le sue dispersività, è, d’altro canto, assai sciatto. I contenuti di un’email inviata o ricevuta, in virtù della loro strutturabilità – si pensi, ad es., ad un “OdG” (“Ordine del Giorno“) per una riunione, condiviso fra convocante e convocati –, costituiscono essi stessi un artefatto cognitivo, che si distingue dal parlato non solo per asincronicità ma anche per (maggiore) strumentalità, iniziando dalla tutt’altro che banale opportunità di replicare con le cd. “citazioni in linea” (“Inline Quoting“)…

    Quando è legittimo novare un Subject

    In conclusione…

    Tra i molti referenti all’interno di un’organizzazione mia storica cliente ce n’è uno che è proprio un “campione” di ridondanza e confusione: nova sistematicamente qualsiasi messaggio, col risultato che praticamente nessuno, né dei suoi colleghi né dei miei eventuali collaboratori, riesce a capire con tempestività e precisione quali siano i “predecessori” delle sue comunicazioni; nel tempo le conseguenze di un singolo individuo “fuori fase” rispetto agli altri partecipanti hanno causato ripristini successivi a variazioni in corso d’opera, dilatamenti dei tempi di consegna, lievitazioni dei costi ed immancabili tensioni, per non parlare della complessità delle ricognizioni ex post (i.e. project review). L’unica soluzione, presa dal cliente dopo ripetute segnalazioni provenienti da più parti, è stata quella di relegarlo ad un ruolo secondario da cui non è più possibile nuocere alla produttività del gruppo di lavoro.

    Se da un lato è difficile accorgersi di star usando nel modo più efficiente ed efficace il threading dall’altro è piuttosto facile rilevare se e/o quando – e pertanto anche con chi! – ciò non accade. Ecco alcuni sintomi da sondare:

    • Pur soddisfacendo il requisito – uno dei fondamentali, specie in caso di alta eterogeneità delle varie corrispondenze (ad es. più clienti, più commesse)..! – di una generale buona codifica (ad es. «“Cliente XYZQ” > “Commessa 123”») avviando una ricerca (basata sulla suddetta codifica)…
       
      • …si ottiene una quantità di risultati non attendibile, tipicamente in vistoso eccesso rispetto alla salienza del tema…
      • …e, magari contemporaneamente, latitano i messaggi con prefissi automatici di Reply (Re:/Ri:) e Forward (Fw:/I:)…
      • …e magari, sempre contemporaneamente, salta all’occhio una cospicua reiterazione di Subject, uguali o comunque non abbastanza differenti fra loro da renderli immediatamente distinguibili…
      • …ed infine, entrando nel merito del Body di ciascun messaggio dal Subject poco distinguibile da altri, non è possibile rilevare differenze nei contenuti sufficientemente significanti da rendere preferibile, e quindi legittima, una novazione.

      Di converso, soddisfatto a livello quasi ideale il requisito della codifica – in ogni (nuovo) Subject, ad esempio, si riescono a far coesistere vari “identificativi” condivisi (specifici task e sub-task di progetto e/o di sviluppo di prodotto, aree/divisioni e ruoli organizzativi coinvolti, precisi requisiti e deliverables, …) –, ci si dovrebbe poter attendere che nei risultati di un’analoga ricerca la stragrande maggioranza delle corrispondenze (umane) sia sovrapponibile ai thread (digitali) e che (i Subject di) questi, a loro volta, possano essere sovrapponibili alle definite – globalmente e/o contestualmente… – WBS ↔ ABS (Work Breakdown Structure, Activity Breakdown Structure) ed OBS (Organization Breakdown Structure), magari con la minor quantità di reiterazioni (novazioni).
       

    • Se non sussistono, non dico una precisa policy aziendale sulla codifica dei Subject, ma nemmeno delle indicazioni “general-generiche” e la questione è lasciata alla buona volontà – o mero senso di auto-organizzazione – del singolo magari sarà rilevabile un occasionale rispetto spontaneo del threading, ma lo stesso non potrà comportare una concreta agevolazione nell’incorniciamento e perimetrazione (rapidi) delle corrispondenze se non fortuitamente – laddove dovrebbe essere programmatico! –, con queste probabili conseguenze:
       
      • Diventa inevitabile l’archiviazione manuale (in cartelle/etichette) dei messaggi sin dal loro arrivo, giacché ciascun messaggio, quandanche avesse un Subject decente in termini di riconoscibilità dell’argomento trattato, se non trattato immediatamente rischierebbe presto di confondersi fra gli altri nella “Posta in Arrivo“, rendendone così più ardua una successiva identificazione.
      • Un’eventuale ricerca fra i messaggi dovrebbe essere necessariamente fatta pensando ai Body e non ai Subject, e nondimeno l’aleatorietà dei risultati sarebbe ulteriormente aggravata dalla accidentalità nella presenza di thread fra gli stessi sotto forma di raggruppamenti di messaggi.
      • Ad un certo punto si sviluppa naturalmente una prassi per cui, al di là degli specifici contenuti dei Body, diventa eccessivamente saliente l’ordine di arrivo dei messaggi. Per mittenti e destinatari ciò può significare, quando va bene, di dover effettuare (molteplici) ricognizioni su una quantità a priori non definibile – in quanto verosimilmente di frequente avulsa dai reply e forward tipici del threading – di messaggi precedenti già solo per farsi un’idea di quante siano le corrispondenze e quale sia l’evoluzione cronologica (∴organizzativa) di ciascun argomento trattatovi…
      • …; quando va male può succedere che mittenti e destinatari – o peggio: solo una delle controparti! – assumano un approccio tale per cui, pure in caso di corrispondenze piuttosto articolate, vengono considerati solo i messaggi ricevuti od inviati più di recente, col consistente rischio di perdersene dei pezzi, a sua volta foriero di omissioni di variabile gravità (e.g. penali contrattuali). Contenere tale rischio adottando ultronee politiche interne di (ulteriore) ricapitolazione degli avanzamenti (recap) attraverso messaggi aggiuntivi, documenti o persino ri-materializzando la comunicazione con (una sovrabbondanza di) interazioni de visu (incontri, riunioni) non fa che inficiare ancora di più la produttività dei partecipanti.

       

    • La mancata consuetudine all’inline quoting nei reply e forward, tipica dei thread sin dai tempi di Usenet per spezzettare i singoli messaggi ricevuti (entro il dato thread!) nei loro differenti sotto-temi replicando nel dettaglio di ciascuno di questi, sovente si coniuga con un eccesso di cd. “Top Posting“ (risposta omnicomprensiva sopra il messaggio originale) o “Bottom Posting” (risposta sotto il messaggio), ed oltre a dare un (errato) priming – chiamiamolo suggerimento – ad una preferenza per le novazioni, magari dei singoli succitati sotto-temi, rispetto alle gemmazioni di questi (sempre entro il dato thread!), sussista o meno una prassi (formale, informale – vedi sopra) nella codifica dei Subject, è già di per sé abbastanza sintomatica:
       
      • La frequente omnicomprensività delle repliche in top posting è nemica giurata della specificità e della chiarezza – salvo che chi risponde non sia un drago della dialettica e soprattutto che abbia tempo (da sprecare) per darne sistematica prova… –, generando così rumore se la corrispondenza, invece, fosse invero densa di specifici punti (temi e sotto-temi). In tal caso questo tipo di replica, pur sempre preferibile ad una novazione tout court, andrebbe impiegato soltanto se la stessa è molto breve, persino telegrafica e comunque di sintesi rispetto al messaggio cui si riferisce.
      • È, per i destinatari, difficile distinguere prontamente se una replica in top posting costituisca un recap oppure una chiusura da parte del mittente – e qui, oltre al rumore, potrebbero ingenerarsi persino (dispersive!) tensioni emotive fra i partecipanti. Discorso diametralmente opposto, invece, per gli inoltri (forward) in top posting, che per questi fungono da cappello introduttivo e nei quali, al contrario, un eccessivo inlining potrebbe risultare fuorviante.
      • L’inlining comunica pariteticità fra i partecipanti alla corrispondenza agevolando un contesto di libero scambio dialogico, a sua volta fondamentale nella più proficua disamina su ciascun tema e soprattutto nella precoce emersione di fraintendimenti (ad es. obiettivi e requisiti progettuali) e lacune informative, laddove un indiscriminato top posting, suggerendo disparità (di funzioni, ruoli, etc.) fra i partecipanti, rischia di porre eccessiva attenzione alla trasmissione in sé – ad es. l’apertura e chiusura di un task di un ordine di servizio (vedi sopra) – e meno ai contenuti della stessa, favorendo: reticenza a fornire opinioni discordanti, magari utili, informazioni inedite e dubbi; ulteriore tentazione a novare (un Subject per ciascun task e sub-task, ad esempio); ulteriore stimolo a ricorrere ad interazioni “faccia a faccia“, onde supplire alle probabili carenze informative (eccessi di implicitità vs carenze di esplicitità) dello scritto…

    In buona sintesi raggiungere l’optimum, ad esempio, nel caso di una commessa aziendale, una quantità a priori prevedibile di thread – in quanto discendente da precise e condivise guideline operative e policy – entro i quali la stessa viene pienamente rappresentata, non è che utopia, distopicamente tanto soporifera da risultare, infine, facilmente controproducente! D’altro canto una sana protensione verso di esso, qualunque precipua declinazione locale questo abbia, semplifica e snellisce le ordinarie impellenze di condivisione e collaborazione, con indubbio vantaggio di contenimento dei tempi complessivi: quale che sia il grado di “dispersione” (remotizzazione) dei membri di un team, dal de visu fino ai chilometri di distanza gli uni dagli altri, ciascuno deve dimostrarvisi quantomeno abbastanza proficiente…

    Prospettive: Intelligenza Artificiale e Threading

  • Anatomia funzionale di una eMail

    Anatomia funzionale di una eMail

    Chiunque non sia mai stato costretto a manipolare dal vivo – magari per sviluppare una qualche automazione lato server.. – gli elementi di un messaggio di posta elettronica, partendo ad esempio dai suoi Headers, spesso, senza un minimo di formazione in tal senso, tende ad ignorarne non tanto la complessità – che in effetti è abbordabile.. – bensì la grande flessibilità e versatilità. Conoscere queste qualità, e saperle sfruttare, dischiude una serie di opportunità in grado di rendere davvero efficace la comunicazione via e-mail. (altro…)

  • Configurare al meglio un Client E-Mail

    Configurare al meglio un Client E-Mail

    Nonostante la Posta Elettronica rappresenti lo strumento principe nella Collaborazione Digitale pochi ne conoscono il funzionamento: i più si limitano ad utilizzarla as is, per come l’hanno trovata già impostata presso la propria postazione di lavoro, colocalizzata o remotizzabile (i.e. il laptop) che sia..

    È un vero peccato perché non servirebbe conoscerne al minimo dettaglio tutti i meccanismi – sarebbe sufficiente arrivare ad essere in grado di cimentarsi con destrezza nella configurazione di un qualunque Client E-Mail – per poterne apprezzare l’estrema versatilità d’impiego.

    Per questo motivo ho deciso di mettere giù un manuale minimo per descrivere, sulla base dell’architettura client⇆server di funzionamento della posta elettronica (di tipo POP + SMTP), semplici soluzioni applicabili agli eterogenei casi di ogni giorno.

    Primi passi

    Un indirizzo email è composto da due porzioni, divise dal simbolo “@” della chiocciolina – che in inglese si legge “at” e che ben potrebbe venir tradotto in italiano con “presso“: a destra della at abbiamo il dominio internet (e.g. wikipedia.org) che identifica il servizio/server di posta elettronica; a sinistra, invece, si trova l’utenza, non per forza solo di posta elettronica, abilitata presso il suddetto dominio. In pratica l’ipotetico indirizzo email paolo.rossi@nomeazienda.it altro non è che l’indicazione per recapitare al tale Paolo Rossi un messaggio presso la tale azienda; se parlassimo di una tradizionale corrispondenza cartacea sarebbe come scrivere “Paolo Rossi c/o Azienda“, laddove l’indirizzo fisico della sede di quest’azienda sia già noto e non siano necessarie ulteriori indicazioni.

    Dal punto di vista del titolare di un dato indirizzo email, invece, la sussistenza della suddetta utenza si concretizza nell’opportunità di poter sia inviare che ricevere messaggi di posta elettronica, sfruttando lo spazio concesso dal servizio per conservare tutti questi messaggi – per lo meno per l’intervallo di tempo fra un download e l’altro (sincronizzazione) di quelli in arrivo se usa un’applicazione client per gestire la propria corrispondenza elettronica.

    Il viaggio che compie un messaggio di posta elettronica inviato da un mittente ad uno o più destinatarii è paragonabile a quanto avviene nella corrispondenza cartacea: correttamente indirizzata ed affrancata la missiva va inserita in una di quelle cassette per le lettere per essere così elaborata dal servizio postale, il quale, attraverso alcuni passaggi, la fa pervenire nella buca delle lettere del destinatario. Volendo essere più precisi con il paragone la missiva, in realtà, non viene consegnata presso il domicilio del destinatario ma archiviata, assieme ad altre, nella casella postale (mailbox) dell’ufficio postale di zona, presso il quale il destinatario potrà recarsi (sincronizzandosi) a sua discrezione per prelevare la propria corrispondenza.

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Assumiamo che Tizio (che ha un indirizzo del tipo account@xyz.com) voglia inviare un messaggio email a Caio (account@pqr.org):

    • Tizio dovrà correttamente indirizzare a Caio il messaggio ed infilarlo, attraverso il proprio client email, in una cassetta per le lettere, cioè un qualsiasi SMTP server (e.g. “smtp.xyz.com”) presso il quale Tizio abbia un’utenza attiva;
    • Il server SMTP, sulla base del dominio dell’indirizzo email di Caio (“..pqr.org”), inoltrerà il messaggio al relativo server POP (oppure IMAP; e.g. “pop.pqr.org”), dove, salvo errori, sarà archiviato nella mailbox di Caio, assieme agli altri messaggi eventualmente destinatigli;
    • Connettendosi col proprio client email alla propria mailbox presso il server POP, Caio potrà scaricare tutti i nuovi messaggi, fra i quali quello di Tizio, sul proprio computer (od il proprio telefonino);
    • La risposta (reply) da parte di Caio seguirà un percorso analogo: inviata al server SMTP di Caio (e.g. “smtp.pqr.org”) sarà da quest’ultimo inoltrata al server POP (o IMAP) su cui è radicata l’utenza di Tizio (e.g. “pop.xyz.com”), il quale, a sua volta, potrà scaricarla sul computer attraverso il suo client email.
    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Per poter inviare e ricevere messaggi email, pertanto, è necessario possedere un account (un indirizzo email, e relativa password) e conoscerne l’indirizzo del Server della Posta in Arrivo (POP/IMAP) e quello del Server della Posta in Uscita (SMTP). Anzi, volendo essere ancora più puntigliosi, sarebbe necessario comprendere che, trattandosi di due mail server (in Uscita ed in Arrivo), le utenze, ossia gli accoppiamenti fra indirizzo/username e password, in realtà sarebbero, appunto, due, potenzialmente utilizzabili anche in maniera disgiunta (ad esempio si potrebbe inviare un messaggio da parte di un determinato indirizzo email ma sfruttando il server SMTP di un altro indirizzo..). Il fatto che spesso – sempre meno spesso..! – basti specificare l’indirizzo del server SMTP omettendo d’inserire username e password dipende dalla eventuale corrispondenza fra fornitore del servizio di posta e fornitore di accesso ad internet (ISP), che magari concede inoltro incondizionato a qualunque richiesta d’invio riconosciuta come proveniente da un indirizzo della propria rete.

    Laonde percui, per configurare un qualsiasi client di posta elettronica, i parametri da conoscere, ovvero da richiedere al fornitore del servizio, sono almeno sei..

      Posta in Arrivo (POP/IMAP) Posta in Uscita (SMTP)
    Server pop.xyz.com smtp.xyz.com
    Username account@xyz.com account@xyz.com
    Password ******** ********
    Porta 110 (stnd) / 995 (SSL) 25 (stnd) / 465 (SSL) / 587 (TLS)
    I sei+due parametri di configurazione di un account email su un client di posta elettronica

    ..più due, qualora l’indirizzo, come nel caso di una mailbox di Posta Elettronica Certiticata (PEC), richieda la crittografazione (SSL/TLS) della trasmissione (sia in ingresso che in uscita) e pertanto di accedere ai server su porte differenti da quelle predefinite.

    Provvisti di questi parametri, che devono essere favoriti dal fornitore del servizio – anche sotto forma di dati pubblicati (SMTP, POP/IMAP ed eventuali porte) online –, è sufficiente seguire passo per passo i wizard (procedure guidate) di configurazione del proprio client di posta elettronica ed in pochi minuti – o decine di secondi, per i più smaliziati – è possibile rendersi operativi.

    Webmail

    L’alternativa sempre più prevalente alla configurazione di applicazioni client email è quella dell’uso di servizi di Webmail, nei quali il suddetto client è sostituito da un’applicazione Web utilizzabile direttamente da browser e che richiede solamente la conoscenza delle credenziali d’accesso (username e password) al servizio; restano i due server SMTP e POP – soprattutto quest’ultimo.. – ma è la stessa applicazione Webmail, preconfigurata in tal senso, a connettervisi per consentire la lettura e l’invio dei messaggi.

    Multi-Account

    Nel tempo ho osservato, con sempre maggior mio stupore, che una delle funzionalità meno usate dei client di posta elettronica è l’opportunità di gestire, sia in ricezione che in invio, più account email al contempo, in maniera da poter concentrare in un unico luogo diversi flussi di corrispondenza. La ragione di tale scarsa notorietà della suddetta funzionalità va forse ricercata in due fattori:

    • Tante (troppe) persone ancora considerano un account email come un recapito ufficiale e soprattutto fisico, al quale poter – e dover.. – far pervenire messaggi in maniera indiscriminata, e non uno spazio in cui archiviare dei messaggi, né tantomeno un’identità dalla quale farli partire;
    • Tante (troppe) persone ancora considerano già stressante presidiare/monitorare un singolo indirizzo email, come se la sola interazione richiesta – già in ricezione – richiedesse uno sforzo superiore alla banale e passiva attesa di una notifica (visiva e/od acustica dell’interfaccia utente del computer).
    Account multipli di posta elettronica su singolo client email

    Account multipli di posta elettronica su singolo client email
    (quasi tutti i client consentono di razionalizzare il numero di account SMTP usati rispetto a quello degli indirizzi gestiti)

    Possedere ed utilizzare più indirizzi di posta elettronica, d’altro canto, offre una serie di vantaggi tanto semplici quanto pratici:

    • Sia in ricezione che in invio la disponibilità di differenti identità e sotto-identità consente la creazione di differenti flussi di corrispondenza: partendo dall’ormai classica accoppiata fra un indirizzo ufficiale ed uno dedicato alle registrazioni ai servizi online – tant’è che negli anni sono andati diffondendosi pure servizi di addressing temporaneo – è possibile arrivare a disporre di un pool di indirizzi, ciascuno volto ad uno scopo preciso: corrispondenza professionale-lavorativa, corrispondenza personale, sola corrispondenza economica (fatture/ricevute in ingresso od uscita), etc.. In questa maniera è possibile distinguere ex-ante, ovvero senza neppure scomodarsi con la creazione di filtri, i diversi flussi di corrispondenza
    • Nel caso di un accesso da client mobile (laptop, cellulare) il potenzialmente enorme vantaggio risiede nella possibilità di specificare differenti intervalli di sincronizzazione con il server in base alla priorità attribuita a ciascun account configurato, oppure, direttamente, nell’opportunità di non configurare account sui quali sia prevedibile la ricezione di un eccesso ingiustificato di allegati.
      • Una variante di quest’approccio che io stesso ho usato per molti anni prevede la ricezione di allegati su un account non presidiato che, però, invii la notifica – leggera: solo testo – di tale ricezione ad un altro indirizzo, regolarmente sincronizzato sul cellulare/smartphone.
      • Un’ulteriore variante, supplementare, prevede la configurazione della sincronizzazione degli account pesanti – sui quali sia prevedibile la ricezione di molti allegati, magari corposi – soltanto quando lo smartphone e/od il tablet sono collegati ad una rete wi-fi, quindi senza troppi rischi di bruciare traffico sul contratto del dispositivo mobile.
    • Gestire diversi account può anche significare presidiare identità altrui: è il tipico caso di una attività segretariale (una singola persona intercetta – legittimamente! – ed organizza la corrispondenza di molte altre) o di vicariazione (una persona si sostituisce – sempre legittimamente! – ad un’altra nei momenti di assenza di quest’ultima).

    Anche buona parte dei servizi Webmail, essendo in effetti delle applicazioni client pur girando su server, consentono la configurazione di più account sia in ricezione (POP/IMAP) che in invio (SMTP).

    Accesso plurimo

    Forse ancor più frequente potrebbe essere la volontà – od anche l’esigenza, come in una situazione di Telelavoro Nomade o semplicemente Mobile – di poter accedere al medesimo account da posti differenti, ad esempio..

    • ..dalla prima, dalla seconda, dalla terza e/o dall’ennesima sede di lavoro;
    • ..dall’ufficio aziendale (co-localizzato) e dall’ufficio domestico (remotizzato);
    • ..anche in mobilità (Internet Café, Cellulare, etc.)..

    In questi – ed altri..! – casi sarà sempre la suddetta architettura (client ⇆ server) di funzionamento della posta elettronica ad abilitare alla massima flessibilità possibile – tenendo comunque conto che siffatte configurazioni fungono, prima di qualunque altra eventualità, da strategia di back-up, peraltro distribuita, per i messaggi in arrivo e, con qualche ulteriore piccolo espediente, anche per quelli spediti.

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client
    (contemplato anche l’appoggio a diversi server SMTP)

    Per sfruttare queste opportunità è più sufficiente replicare il settaggio del primo client tante volte quanti sono i client “gemelli” che si vogliono configurare, seguendo soltanto queste due successive indicazioni:

    • Qualunque client email, seppur con opzioni raggiungibili con differenti procedure, deve consentire all’utente di impedire la cancellazione dei messaggi presenti sul server una volta che le loro copie sono state scaricate nel client; disabilitando questo comportamento predefinito, attivo ancora oggi così come ai tempi delle mailbox capienti una manciata di megabyte e pertanto rapidamente riempibili, ciascun client configurato per l’accesso al dato account sul server può effettuare il download di una propria copia dei messaggi lasciando gli altri client fare altrettanto, cosicché tutti i client contengano un’esatta copia, costantemente sincronizzata, dei messaggi (Posta in Arrivo) comunque ancora salvati anche sul server.
    • Poiché un altro comportamento predefinito dei client email è la memorizzazione della password di accesso all’account – così da non doverla re-inserire ad ogni sincronizzazione – sarebbe preferibile configurare client soltanto su utenze di sistema esclusive (su Windows, Linux, etc..), non soltanto in ambito aziendale – dove il fatto che a ciascun lavoratore corrisponda un’utenza dovrebbe essere la norma..! – ma anche e soprattutto in quello domestico. E visto che tutti i moderni sistemi operativi, anche nelle versioni non professional – Windows dalla attuale versione XP in poi! –, sono multiutente non sfruttare quest’opportunità anche soltanto per tenere la propria corrispondenza isolata, dagli occhi ma ancor prima dalla eventuale insipienza tecnica altrui, potrebbe rappresentare solo l’indizio di un eccesso di pigrizia..

    Rispettando questi due unici accorgimenti è possibile procedere alla configurazione dei client email su qualsiasi device, dal computer fisso al telefonino, passando per tutti i tipi di portatile – ivi inclusi netbook, tablet, phablet o wearable: poiché il funzionamento della posta elettronica è uno standard gli step della configurazione potrebbero apparire lievemente differenti a seconda del dispositivo ma, in fin dei conti, richiedono comunque di inserire i medesimi parametri (indirizzo, POP, SMTP, etc..). Una volta impostati due, tre, enne client con gli stessi parametri sarà quindi possibile ricevere i messaggi in arrivo, gli stessi messaggi in arrivo, su ciascuno di essi, e quasi contemporaneamente – sempreché i client siano attivi e con impostato un intervallo di sincronizzazione analogo; ognuno dei client fungerà non solo da strumento per leggere questi messaggi ma, come si è detto poc’anzi, anche da archivio di sicurezza per gli stessi, cosicché se per caso un messaggio venisse cancellato su un client non solo vi sarebbero altre copie negli altri client ma pure nel server.

    Lievemente diverso è il discorso relativo ai messaggi spediti, le cui copie di base resterebbero solo nel client che li ha effettivamente inviati. Per ovviare a quest’inconveniente è sufficiente un trucchetto: indicando l’indirizzo email del mittente pure fra i destinatari del messaggio (i.e. in BCC/CCN) una copia di quest’ultimo viene auto- recapitata e compare nella “Posta in Arrivo” di tutti i client; a quel punto basta effettuare uno spostamento del messaggio, operazione comune in tutti i client email, da quest’ultimo contenitore a quello della “Posta Inviata“, per ciascun client. Non proprio un automatismo – a meno che non si sappia risolvere brillantemente la cosa con un semplice filtro sul client che automatizzi, appunto, suddetto spostamento –, neppure tanto comodo in caso di una fitta corrispondenza, ma comunque funzionante e funzionale, anche e soprattutto in una prospettiva di back-up generale dei propri scambi di posta elettronica.

    Accesso plurimo condiviso

    Con una pura e semplice somma di multi-account ed accesso plurimo si ottiene un sistema di validissima utilità sin dalla condizione – organizzativamente parlando – più tradizionale e co-localizzata, nella quale differenti individui, che possono lavorare a stretto contatto od anche dispersi, accedono non solo al proprio account email personale – di norma nominale, del tipo “tizio@xyz.com” – ma anche e soprattutto ad uno o più account condivisi: ancora di tipo nominale, per esempio a scopo di vicariazione in caso di assenza (per temporanea indisponibilità, malattia, ferie, etc.) e pertanto pro tempore, ma anche di tipo funzionale (i.e. “segreteria@xyz.com“), laddove la specifica funzione sia (temporaneamente, strutturalmente..) condivisa fra più soggetti, entro la stessa organizzazione o persino entro lo specifico team.

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    In questa situazione, per la quale vanno adottate adeguate – quanto banali.. – procedure di priorità di subentro al fine di evitare che troppe persone s’inseriscano contemporaneamente nel medesimo flusso di corrispondenza senza effettiva necessità – anche per questioni di information overload –, ogni individuo, oltre a gestire i messaggi di propria competenza diretta (personali), possiede un archivio costantemente aggiornato di messaggi facenti parte di corrispondenze nelle quali può, appunto, subentrare in qualsiasi momento, senza alcun passaggio di consegne.

    ..

    Le eventuali combinazioni o diverse declinazioni di queste tre configurazioni base non sono certamente infinite ma comunque estremamente eterogenee. Tutto dipende dall’esigenza, o piuttosto dall’insieme di esigenze, che si vuole soddisfare – ripeto – non soltanto in una condizione di vario Telelavoro (remotizzazione) ma già in una qualunque situazione “tradizionale” (co-localizzata).

  • Principii base d’uso dell’E-Mail

    Imprescindibile compagna di qualunque internauta, entro e fuori gli ambiti del lavoro, la posta elettronica rappresenta per taluni persino l’attività prevalente compiuta online per tenersi in contatto con i propri partner e colleghi, organizzare attività e scambiare documentazione di ogni sorta (telecollaborazione). (altro…)