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Tag: Paperless Office

Il “Paperless Office” è un ideale, ormai storico, in cui si prospetta la completa dematerializzazione della documentazione da ufficio, anche pensando al suo costo ambientale. Se, da un lato, la crescente diffusione degli strumenti di comunicazione e collaborazione – una delle aziende più attive nella virtualizzazione dei flussi documentali è la Adobe – ha ridotto molto le (necessità  di..) transazioni cartacee, dall’altro è la Politica che ha ovunque ancora molta strada da fare, specie nei rapporti con privati ed aziende, per ridurre al minimo la circolazione di documenti ufficiali/formali ancora materialmente richiesti.

  • Ecce Fatturazione Elettronica

    Ecce Fatturazione Elettronica

    Qualche giorno fa mi sono ritrovato in quel che vorrei poter chiamare, solo per sintesi, Comitato Tecnico-Scientifico: il tema principale riguardava la accezione contabile di un percorso formativo e come valorizzarla tenendo conto che i destinatari sono non vedenti ed ipovedenti. Senza troppi indugi la mia risposta è stata all’incirca: «tra pochi giorni la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti ed alla fine del corso lo sarà anche lo scontrino elettronico». La mia idea era ed è, visto che poi su diverse unità formative che affronteranno (almeno) il primo argomento dovrò io stesso metterci la faccia come docente, che a breve assisteremo ad una dematerializzazione, perdipiù forzata, che sconvolgerà non tanto gli obbligati quanto tutto il loro indotto amministrativo: assistenza fiscale, intermediazione, etc..

    Intendo letteralmente uno sconvolgimento, o almeno un mezzo coccolone, per la maggioranza degli “uffici contabili“: «un disastro di proporzioni bibliche […] cose da Vecchio Testamento […], proprio roba del tipo collera divina, fuoco e zolfo che piovono dai cieli, fiumi e oceani che bollono! […] Quarant’anni di tenebre, eruzioni, terremoti! […] Morti che escono dalle fosse! […] Sacrifici umani, cani e gatti che vivono insieme! Masse isteriche!». Per quanto, infatti, non sarà facile per i piccoli esercenti abbandonare l’ergonomica immediatezza dell’imbrattare alla meglio il primo foglio del blocchetto delle fatture, stando al massimo attenti al progressivo corretto da riportare, le definitive vittime sono gli impiegati amministrativo-contabili che, direttamente o indirettamente interessati ai flussi in ingresso ed uscita, dovranno sempre più adattarsi a maneggiare l’immateriale…

    Questa ed altre iniziative statali analoghe di “invio telematico” potrebbero essere considerate, di fatto, un imponente impianto telecollaborativo Office-To-Office, in questo caso con da una parte il Fisco “headquarter” e dall’altra “satelliti” di intermediari e aziende interconnessi anche fra loro grazie al Sistema d’Interscambio; il “pendolarismo” delle informazioni verso e dal centro, una volta postale, banalmente è stato reso superfluo dalla loro digitalizzazione…

    Già… Perché, se non bastasse la fatturazione elettronica ed il venturo scontrino elettronico, lo Stato prevede la via telematica per una quota che via via andrà a coprire la totalità degli adempimenti massivi. Tempestività e controllo a parte il motivo è banale: travasare dati continuamente da un sistema all’altro o, peggio ancora, dal cartaceo al digitale e viceversa costituisce una enorme perdita di tempo. Tant’è che apparentemente — ma va detto che sto ancora approfondendo la documentazione tecnica… — lo Stato sta predisponendo un vero e proprio Gestionale Contabile condiviso — si potrebbe dire freeware — con i propri interlocutori: volendo puoi usare anche solo questo, almeno per le fiscalità più semplici; altrimenti, se vuoi usare un tuo software commerciale, quest’ultimo dovrà essere compliant rispetto ai requisiti (di strutturazione e trattamento delle cd. “basi di dati“) del primo…

    Lodevolissima è la scelta di usare la modalità Web based per la fruizione della “piattaforma”, con la quale potranno interagire anche analoghe applicazioni commerciali o — perché no — anche opensource (previa certificazione?): la interfaccia Web è, infatti, quella più facilmente aggiornabile perché sia sempre più accessibile dagli Screen Reader, trascurando il fatto — so che evoco principî assodati da vent’anni… — che non serve altro software oltre al browser…

    Ho una zia contabile — che oltretutto da vent’anni mi fa la dichiarazione dei redditi e quella IVA — e tanti conoscenti ed amici nel ramo, sicché ci vado giù leggero nel dire che non sarebbe dovuto spuntare lo Stato, deus ex machina ed anche un po’ ex abrupto, a sollecitare l’idea che il cartaceo, oltre la modica quantità, diventa tossico per qualsiasi ufficio e che il modo migliore di gestire dati strutturati — è il caso delle fatture, ad esempio, ma anche delle carte d’identità: tutti i tipi di documento tradizionalmente cartaceo che condividono lo stesso format — è quello digitale, o meglio “digital first“, laddove una materialità avrà sempre più il mero valore di “copia di cortesia“. Certo: è lo stesso Stato che sta facendo ammattire gli studi legali, ma in questo caso i contenuti sono più dialettici (ad es. una memoria di parte) e quindi non hanno le caratteristiche che rendono, invece, i dati strutturati inscrivibili in un foglio elettronico od, in caso di ulteriore strutturazione e/o di crescente quantità dei dati, in uno strumento più potente (database). A mia memoria, tuttavia, non ho ragione di credere esista impiegato più devoto al cartaceo di quello archetipico di amministrativo-contabile…

    Sarà il fascino della cancelleria, saranno le reminiscenze del periodo scolastico, sarà una predisposizione all’alienazione da lavoro causa ed effetto delle prime due… Non è importante quanto il fatto che, assieme ai miei allievi con visione residua — che ancora possono maneggiare un pezzo di carta o beneficiare di una scansione ingrandita N volte — ma soprattutto a quelli non vedenti — per i quali pure un PDF leggibile costituisce una paziente impresa —, assisteremo al countdown all’abbattimento delle barriere architettoniche di accesso lavorativo a questo tipo di attività. Chi non ha mai lavorato con questo tipo di allievi, infatti, non sa che, ancorché dipendentemente dall’età — secondo me i ciechi dalla nascita sono quelli col più alto potenziale —, se adeguatamente formati possono diventare delle bestie di impiegati, ed una sempre più diffusa via telematica non può che agevolarli, sia in una situazione co-localizzata che in una remotizzata.

    Considero, infatti, che, subito dopo la Pubblica Amministrazione, la principale opportunità occupazionale per ciechi ed ipovedenti — così mi raccontano gli ex allievi dei corsi precedenti — è costituita dalle grandi imprese che, da un lato, si ritrovano con quote di assunzione da rispettare e, dall’altro, soprattutto hanno i mezzi finanziari per coprire le spese connesse. Una Amministrazione digitalizzata, dematerializzata dischiude una lista aperta di opportunità nel Privato, anche di minuscola dimensione, a partire dalle elaborazioni più semplici (ad es. fatture e corrispettivi) a quelle intermedie (ad es. comunicazioni periodiche, dichiarazioni, etc.) ed oltre da cui i disabili visivi finora sono stati esclusi solo per la letterale “questione pezzo di carta“, che avrebbe dovuto essere notata, affrontata e superata molto prima ed indipendentemente dallo zampino del Fisco…

    Già riesco ad immaginarmi lo studio commercialista con alle dipendenze anche ipovedenti e non vedenti, distribuiti indifferentemente in sede oppure altrove; per non parlare dello studio paghe — ma INPS ed INAIL al momento non sembrano ancora star dietro all’Agenzia delle Entrate…

    Aggiornamento del 07 Aprile 2019, a corso ormai in scadenza

    Non mi sbilancerei a dire che almeno uno o due allievi, magari con calma, riuscirebbero a “parsare” a mente un originale file XML di fattura singola o multipla, che sembrerebbe incomprensibile a tanti normovedenti; senza dubbio in molti sono riusciti, grazie anche agli sforzi di alfabetizzazione informatica profusi (anche da me) in un corso precedente, a gestirne i contenuti attraverso un Foglio Elettronico, con il solo strumento messo a disposizione proprio dal Fisco. Ecco… Volendo proprio essere assai pingoli andrebbe detto che è stato più difficile — mi sono confrontato quanto basta col docente di Contabilità, che non ha fatto segreto che ciò capita spesso con i “principianti” — far digerire alcuni elementi della vasta teoria a monte…

    Aggiornamento del 01 Dicembre 2019

    Abbandonato da mia zia, ironicamente sulla via dell’ipovedenza, ed al limite del termine del 02 Dicembre, quest’anno la Dichiarazione dei Redditi la sto facendo da solo, ovviamente avendo speso già molte ore a prepararmici ed a predisporre una serie di Google Spreadsheet che facciano tutti i calcoli per me per ogni rigo richiesto — così da poterlo sperabilmente clonare per gli anni a venire. Ho scaricato dal sito tutto il software necessario, “Desktop Telematico” e “RedditiPF19”, e con mia sorpresa pure quest’ultimo non era Web based bensì un Java installabile, e ciò benché fosse disponibile una semplice procedura Web per integrare la “precompilata”. Benché complesso (più in termini di vincoli che di calcoli!) “RedditiPF19” fondamentalmente può aprire un file come la “precompilata” e, salvando, ne genera un altro che può essere certifcato e trasmesso tramite “Desktop Telematico”. Ecco… Se mi è concesso il suggerimento ‘sta cosa si può fare tutta online, persino salvando bozze e definitive…

    Aggiornamento del 21 Marzo 2020, in piena emergenza Coronavirus

    Una mia ex allieva, normovedente, di un altro corso ben più marcato sulla contabilità e che fortunatamente ha avuto così l’opportunità di ricollocarsi in un ufficio contabile dopo un periodo di disoccupazione, abita casualmente vicino a me e quindi capita non di rado di vedersi al supermercato di quartiere. Pur mantenendo la distanza di sicurezza nella coda in entrata anche oggi ha avuto voglia di chiacchierare. Mi ha spiegato che, pur essendo anche lei “in Smart Working” coatto, 3-4 volte a settimana deve tornare in ufficio per stampare le fatture (in uscita) che ha preparato e quelle (in entrata) che ha ricevuto, anche perché la stampante di casa sua è, appunto, «sua» e le potrebbe servire per l’autocertificazione… Indagando di più con lei ho potuto capire che nel suo ufficio tutti insistono imperterriti a ri-materializzare informazioni de-materializzate all’origine: nonostante sia più di un anno che in pratica tutte le fatture sono elettroniche e nonostante la particolarissima contingenza del rischio di contagio sembra resistere l’abitudine al (lento e poco usabile) cartaceo…

  • Dematerializzare invio e ricezione di Raccomandate

    Dematerializzare invio e ricezione di Raccomandate

    Mio malgrado negli ultimi 3-4 10 anni sono diventato persino troppo avvezzo sia alla spedizione che alla ricezione di raccomandate: Fisco, Sanità, tribunali, Amministratore Stabili, vari fornitori di servizi, etc.. Per fortuna, giacché la mole di corrispondenze è andata lievitando sempre più, la prospettiva di sopportare anche il tedio e la perdita di tempo all’Ufficio Postale è diventata parallelamente più famigliare.

    Tuttavia, onde ridurre al minimo — cioè soltanto per i malloppi di diverse decine di pagine — i tour allo sportello, ho trovato molto utile il servizio on-line delle Poste Italiane, che consente di spedire on-line raccomandate (AR e non). Certo — si potrebbe obiettare —, esiste la PEC che solleverebbe da tale seccatura assicurando pure maggior tempestività nelle comunicazioni, senza contare il netto risparmio! Da un lato, tuttavia, non tutti i procedimenti supportano in pieno la PEC e, dall’altro, non di rado proprio le tempistiche più pigre della classica raccomandata possono rivelarsi tattiche, per esempio per giocare sui termini per adempiere…

    Tenuto pur conto di un’importante limitazione funzionale, cioè il fatto che la non apponibilità della firma in calce rende nulla tutta la corrispondenza (ad es. giudiziaria) che, invece, la richiederebbe, questo servizio può alleviare gli adempimenti di un qualunque piccolo ufficio, anche domestico, dalla fastidiosa incombenza postale.

    Il fattore che ho giudicato come più saliente nell’affidarmi al servizio online di Poste è stata la possibilità di spedire raccomandate a qualunque ora del giorno e da qualsiasi luogo — mi è capitato di inviarne una persino in coda in auto, dallo smartphone, così come ben prima o ben dopo il tradizionale orario di sportello… —, il che lo rende, a mio avviso, quasi una scelta obbligata sia per coloro che necessitino di relegare ai tempi morti questo tipo di attività che, soprattutto, per tutti quelli che debbano potersi allargare sino all’ultimo momento materialmente — od anche legalmente, come nella partecipazione a concorsi ed appalti… — disponibile per perfezionare il proprio elaborato e trasmetterlo.

    Ecco il post scritto due giorni fa da me per Pmi.it.

    Raccomandate (R/R) On-Line con PosteItaliane

    Di recente è stato attivato da Poste Italiane, in diverse località , il servizio “Raccomandata DaTe“, grazie al quale privati, professionisti ed aziende possono prenotare ed effettuare l’accettazione di una raccomandata presso il proprio domicilio/ufficio. Tale servizio segue, ovviamente, degli orari ed una determinata tempistica.

    Esiste, ed oramai da diverso tempo, un altro servizio di Poste Italiane che non ha gli stessi limiti, è allargato alla corrispondenza tradizionale ed ai telegrammi e richiede solo di disporre di un account MyPoste: l’invio on-line.

    La registrazione a MyPoste è molto semplice, oltreché gratuita: una volta inseriti i propri dati anagrafici è sufficiente attendere il ricevimento, tramite SMS, del codice di attivazione necessario a perfezionare la procedura. Registrati, è possibile usufruire di un vario bouquet di servizi, fra i quali anche quello dell’invio online di corrispondenza.

    Se l’invio di Telegrammi permette all’utente l’inserimento del solo testo e del destinatario, quello di Lettere e Raccomandate offre all’utente l’opportunità  di scrivere online 2 pagine di corrispondenza (formattandone il testo), e soprattutto di caricare un proprio documento (nei formati più diffusi) restando nel limite di 3Mb e di 18 pagine (in formato A4).

    Una volta apposte le proprie preferenze sulle opzioni di stampa (a colori od in bianco e nero, e fronte/retro o meno), la Lettera o la Raccomandata – per la quale, ovviamente, è possibile richiedere pure la ricevuta di ritorno – sarà  in automatico stampata, imbustata e spedita da Poste Italiane, oppure, al caso, salvata come bozza per un invio successivo.

    La procedura guidata porta l’utente dalla creazione della missiva, della quale viene fornita la anteprima, alla scelta del destinatario – è contemplato anche l’utilissimo invio a destinatari multipli..! -, che può essere pure salvato nella Rubrica e richiamato per nuovi invii, sino al check out, per il quale è previsto il pagamento con carta di credito, PostePay o persino con addebito su conto per i clienti BancoPosta provvisti di apposito lettore.

    Completa efficientemente il servizio il Pannello che permette all’utente anche di visionare l’elenco degli Invii in bozza e degli Invii effettuati. Nel caso delle Raccomandate consultando quest’ultimo l’utente non solo può contemplare lo storico degli invii ma può consultarne il tracking e verificarne il ricevimento.

    Contro: nonostante l’automatismo di stampa ed imbustamento non tutti i suoi potenziali utilizzatori potrebbero ritenere il servizio a prova di occhi indiscreti e quindi adatto anche a corrispondenza delicata.
    Pro: anche tacendo sulla ovvia utilità  di poter spedire Raccomandate (R/R) da qualunque luogo (nel mondo) l’indubbio vantaggio risiederebbe nell’opportunità  di farlo in qualunque momento della giornata, magari sul filo di lana delle 23:59 dell’ultima data utile per un invio importante.

    Altri articoli scritti da Davide Cappelli per Pmi.it

    Più recentemente Poste ha completato la dematerializzazione della gestione delle raccomandate rendendo disponibile, sempre per gli utenti di MyPoste, anche il servizio di Ritiro Digitale delle missive:

    • Gratuitamente è possibile essere avvertiti, via email, di una nuova giacenza ed, accedendo al servizio, controllare lo stato attuale dei ritiri effettuati o meno, fisicamente presso lo sportello postale oppure virtualmente attraverso quello, appunto, digitale (di seguito);
    • Sempre gratuitamente, previa attivazione della Firma Digitale Remota di Poste,1 è possibile effettuarne uno digitale, del medesimo valore legale di quello brevi manu, per almeno alcune missive.2

    È davvero un peccato che da un mio personale microsondaggio proprio coi professionisti — ripetuto negli anni —, che potrebbero sfruttarlo (ampiamente!), questo servizio sia sconosciuto ai più… Anzi: è puro masochismo..!

    Mi permetto un commento a valle: dematerializzati sia l’invio che la ricezione della tradizionale raccomandata parrebbe emergere la lacuna di un servizio di commutazione da parte degli ormai liberalizzati servizi postali di notifica ex lege:

    • Raccomandata tradizionale ⇾ Posta Elettronica Certificata;
    • Posta Elettronica Certificata ⇾ Raccomandata tradizionale;
    • Raccomandata tradizionale ⇿ Posta Elettronica Certificata.3

    Per quanto ironico possa sembrare il commento — a quel punto si potrebbe passare alla PEC punto e basta! —, nonché per quanto possa apparire (erroneamente) complesso approntare un siffatto servizio, questo sarebbe perfetto, se altresì legalmente riconosciuto — con una ulteriore intermediazione, ahinoi, da parte di service provider! —, per accompagnare gli “utenti legacy” nel proprio percorso (ormai ineluttabile) di modernizzazione digitale dei propri processi.

  • Home Sweet Home..

    Pare che stiano volgendo ad “un” termine – chiunque sa bene che non si finisce mai davvero.. – i lavori di ristrutturazione della mia casa iniziati nell’estate del 2008. Tralasciando qualche piccolo intervento qua e la il solo vano che, vuoi per l’impegnativo 2008, vuoi per gli incasinati 2009-2010, è evidentemente ancora impreparato e disadorno è lo studio/ufficio. Il ritorno ad una situazione meno caotica e più produttiva, quindi, sarà preceduto dal ri-imbastimento di quello che fino a due anni fa era il mio vero centro operativo – va detto: da programmatore..

    Progetto nuovo ufficio domestico - Davide Cappelli

    Progetto nuovo ufficio domestico

    (altro…)

  • Il Thread, questo sconosciuto

    Il Thread, questo sconosciuto

    Premessa: volenti o nolenti, fiduciosi o scettici, early adopter oppure cronici ritardatari, un po’ in tutte le aziende, anche nell’italica penisola, sta affermandosi l’uso della posta elettronica per il trasferimento di informazioni e/o di documenti non ancora stampati (…) – chiamarla “virtualizzazione“, o meglio ancora “dematerializzazione del workflow” (impiegatizio) sarebbe troppo ottimistico, nonché prematuro e naïf; posta la semplicità d’uso dello strumento – metti un indirizzo, metti un oggetto ed un subject, un corpo e magari un allegato, premi “invia” ed è fatta… –, poi, anche ai lavoratori con una preparazione meno che minima all’impiego del binomio PC + Internet può esser richiesto di presidiare la propria e/od un’altrui mailbox.

    Seconda premessa: data la fluttuante percezione, tendente alla formalità oppure alla non formalità, della comunicazione via mail — “verba volant, scripta manent“… — quest’ultima vede crescere sempre più il proprio appeal presso quella, tutt’altro che infrequente, tipologia di lavoratore che, nel premere “invia“, scorge l’opportunità di scaricare il barile, pure in perfetta bona fide, ad un qualsiasi interlocutore. In una ordinaria situazione organizzativa nella quale la gestione della corrispondenza costituisce – e soprattutto rappresenta (soggettivamente) – solo una fra le molte impellenze del lavoro da fare, infatti, è facile che ne scemino il valore e la strumentalità percepiti, a favore di una, altrettanto percepita, occasione per fugare o quantomeno contenere lo spesso crescente Distress.

    Eustress (Stress “buono”) & Distress (Stress “cattivo”)

    In tal senso – non va, tuttavia, sottovalutato lo zampino dell’onnipresente (!) Attenzione Parziale Continua! – la facoltà di spegnere, il più rapidamente possibile e con pochissime mosse – ed una qualunque ricognizione sulla corrispondenza pregressa può comportare concentrazione e, soprattutto, tempo… –, quantomeno una parte della propria sollecitazione rappresenta una tentazione cui resistere è tanto più arduo quanta è la percezione, realistica o meno, di tale sollecitazione – il che, d’altronde, candida qualsiasi eccessiva/sospetta frettolosità non altrimenti motivabile (…) nella gestione delle email ad eventuale fattore/sintomo (in un “quadro sindromico“…) di incipente o conclamata condizione da Stress Lavoro-Correlato…

    Terza premessa: la larghissima penetrazione, a partire dalla sfera individuale/personale alla conquista di quella professionale, che la Messaggistica Istantanea avanzata – e d’altro canto pure semplificata… – (WhatsApp, Telegram, etc.) sta avendo sulla popolazione tutta sta, altresì, almeno agli occhi degli early adopter, avendo un effetto di imbarbarimento dei costumi e delle prassi della corrispondenza elettronica: disinvolta trascuratezza persino sui principii più semplici – ed utili..! – della Netiquette (assenza del subject, valanga di allegati pesanti, …), frettolosità (eccessiva) nei reply – neanche si trattasse di mettere un “like” o uno “share” al post di un amico..! – e nei forward e chi più ne ha più ne metta…

    Un tanto premesso fra le pratiche più perniciose nell’ab…uso della Posta Elettronica sta affermandosi, un po’ per la ormai abitudinaria istantaneità della comunicazione ed un po’ per l’”effetto scarica-barile“, è la tendenza alla (ripetuta) “Novazione dell’Oggetto del Messaggio“, in barba al fatto che quasi tutti i gestori email (client o Webmail) trattino correntemente ed efficacemente (…) il threading entro cui incorniciare una specifica Corrispondenza Elettronica… Ancora una volta è la carenza di alfabetizzazione – o, per meglio dire, di vera e propria educazione di base all’uso di questi strumenti… – il contesto in cui siffatte “devianze” metodologiche si ingenerano o semplicemente vengono tollerate fintantoché non diventano dispersive – a detrimento dell’efficienza..! – prassi aziendali.

    Corrispondenza & Comunicazione

    Per fare un po’ di storia si potrebbe cominciare evocando la Letteratura. Almeno in quella occidentale un genere noto a tutti è quello della cd. “corrispondenza epistolare” fra un autore ed un altro, o fra un autore e qualcun altro – ad esempio il caro amico o la donna amata: Tizio scrive a Caio, il quale risponde al primo riferendosi precisamente ad una o più epistole (lettere manoscritte) della loro, appunto, “corrispondenza” pregressa; benché i due si conoscano e verosimilmente sappiano (implicitamente) ciò che si sono scritti in precedenza, più o meno esplicitamente ciascuno, per agevolare la controparte – nel cd. “information retrieval/recall“, visto che non è detto vi sia la possibilità materiale di consultare il pregresso e la memoria può fare cilecca… –, può far riferimento a precisi “segmenti” (pezzi) dei contenuti precedentemente esposti dall’uno e/o dall’altro. Questi riferimenti, che spesso si declinano in pedisseque citazioni (e.g. «In merito a quanto da te espresso affermando che… bla bla bla…») del pregresso, solo apparentemente corrispondono ad una (mera) manifestazione di cortesia o semplice buona educazione: come spesso accade, infatti, nati con un intento prettamente funzionale (agevolare la contestualizzazione del discorso), sono stati, con il tempo, codificati socialmente all’interno di ciò che chiamiamo “buone maniere” – di cui molti interlocutori insistono (…) ancora a tener conto (nel valutare le proprie controparti)..!

    Nella comunicazione istituzionale ed organizzativa, e non solamente per la potenziale valenza giuridica di ciò che viene discusso – e di come viene discusso… –, la questione si complica ulteriormente, innanzitutto perché a diventare potenzialmente più articolate sono l’entità (più persone) ed il ruolo sia del/i mittente/i che del/i destinatario/i e poi perché, ancor più banalmente, può crescere imprevedibilmente la quantità di corrispondenze concorrenti e, con essa, il rischio, organizzativamente parlando, di disordine/rumore…

    Tipici elementi di una cd. “Lettera Commerciale” (nel mondo anglosassone)

    Sicché, dai tempi del (solo) cartaceo in poi, le organizzazioni si sono dotate di protocolli (insiemi di regole e formalismi convenzionali), nonché di un copioso armamentario di strumenti di cancelleria, nonché, infine, di mansioni professionali dedicate, al precipuo scopo di imbrigliare la molteplice corrispondenza evitando quanto possibile il disordine, e questo sia nella comunicazione formale con l’esterno che in quella interna: all’arrivo di una missiva la stessa dovrebbe presentarsi in un format (grafico e contenutistico, ad es. la cd. “Lettera Commerciale“) tale che sia possibile, da un lato, rinvenirne a colpo d’occhio gli elementi distintivi (mittente, oggetto, …) e, dall’altro, trovare materialmente lo spazio per apporvi, magari con un timbro, la codifica organizzativa interna (cd. “protocollazione” – in italiano).

    Mi risulta quasi divertente quando i miei allievi si sorprendono del fatto che le stesse posizioni degli elementi di una lettera commerciale – ad esempio quelli tipicamente allineati a destra nel format italiano – siano tutt’altro che casuali ed invero funzionali all’archiviazione in raccoglitori, con tanto di eventuali forature e/o spillature, ed all’apposizione di timbri e quant’altro…

    Non casualmente, pertanto, sin dagli albori della posta elettronica si è tentato di trasferire questi, ormai, requisiti di organizzabilità dei flussi di corrispondenza nelle funzionalità di server e client email, persino in una dimensione d’uso prevedibilimente nonché auspicabilmente più individuale (titolare dell’account) o circoscritta (co-titolari dello stesso account, titolare + vicario/i, titolare + segretario/a): ciascun messaggio in arrivo, ad esempio, può essere raccolto in una specifica cartella/directory (o sotto-cartella/sub-directory) in una struttura a radice e/o tassonomizzato apponendovi uno o più “tag” e/o categorie di classificazione, magari pure in maniera automatizzata (imponendo specifiche “regole” di “filtraggio” della posta); d’altro canto la automazione – sempre basata su regole già definite o definibili dall’utente… – disponibile in un qualunque client può estendersi alla risposta automatica ed all’inoltro automatico di un messaggio. Fra le utilità di un gestore di posta c’è anche la (automatica) organizzazione dei messaggi in arrivo in specifici thread (“filoni“), che corrisponde, ottimizzandola, alla best practice, nella corrispondenza formale tradizionale (cartacea), al riferimento, nella replica ad un messaggio, anche al “protocollo in uscita” di questo, oltreché all’oggetto (ad es. “Concessione autorizzazione avvio lavori – vs prot. 12345/2002“), tipica dell’ambito istituzionale.

    Threading dei messaggi

    Nel trattare qualunque messaggio email sia i client che i server ne contemplano le intestazioni, di norma invisibili all’utente finale nonché generate in automatico dai sistemi, sulla base di standard globalmente condivisi (e.g. RFC 2822), e nella fattispecie gli headers (intestazioni) seguenti…

    • “Message-ID” → IDentificativo univoco (unico) dello specifico messaggio, eventualmente figlio (“child“) di un altro messaggio;
    • “References” → lista di Message-ID antecedenti/genitori (“parent“) allo specifico messaggio;
    • (e/o) “In-Reply-To” → singolo Message-ID “parent” dello specifico messaggio…

    …possono definire esattamente la posizione di un messaggio all’interno di un suo (eventuale) “albero genealogico“, ovverosia la “conversazione“/thread (specifica corrispondenza) cui potrebbe appartenere, che a sua volta è rappresentabile, tipicamente da un client, attraverso un algoritmo.

    Tipica rappresentazione di un thread (Parent) – e di sub-thread (Child/Parent) – in un client email:
    ogni thread può essere esploso (expand [-]) o ridotto (collapse [+]) per personalizzare la visualizzazione.

    In estrema sintesi: ogni volta che decidiamo di pigiare il Reply ad un messaggio in arrivo provochiamo la creazione di un nuovo Message-ID, cui associamo anche l’ID del messaggio ricevuto – e tutti quelli che l’hanno preceduto –, predispondendo per l’incorniciamento del tutto nel medesimo thread. L’opportunità che il threading offre, a questo punto, dovrebbe essere emersa, ed è pure ben più utile dal mero copincolla automatico del Body e del Subject – cui aggiungere un “RE:” (reply) od un “FW:” (forward): consentire, nel contesto dei vari flussi di comunicazione necessariamente complessi tipici della comunicazione in ambito organizzativo (Ordini di Servizio, Stati di Avanzamento Lavori, etc.), una ulteriore opzione di strutturazione dei messaggi – e dunque pure recupero! –, totalmente automatica, rispetto alla tassonomizzazione in base a cartelle/categorie/tag, che, diversamente, può essere solo semi-automatica (e.g. applicazione dei “filtri“); pertanto il threading va considerato il primo se non anche primario metodo di archiviazione automatica dei messaggi in arrivo (*) a disposizione dell’utente – laddove per “archiviazione” si voglia intendere un procedimento “intelligente ed intellegibile” e non il mero stocaggio dei messaggi…

    (*) …Tenendo presente che svariati client di posta elettronica contemplano gli interi thread, comprendenti sia i messaggi ricevuti che quelli inviati:

    • risposte di altri ad un proprio messaggio iniziale;
    • proprie risposte a messaggi altrui;
    • risposte altrui a messaggi altrui.

    Corrispondenza e Threading

    Vale forse la pena, a questo punto, avanzare una distinzione terminologica, anticipando sin da ora che lo scopo di un’adeguata educazione all’uso utile della posta elettronica è giustappunto la riduzione di tale distinzione, ossia la capacità, da parte di mittenti e destinatari, di avvicinare il più possibile i due termini, proattivamente coscienti che il rispetto/adesione (compliance) al secondo funge da facilitazione (operativa) per il primo:

    “Corrispondenza/Conversazione Elettronica“
    L’insieme complessivo di messaggi percepibili da mittenti e destinatari come appartenenti ad un dato tema, generale – in ambito organizzativo potrebbe essere un intero progetto – oppure specifico – ad esempio una specifica attività (task) o sub-attività (sub-task) progettuale. È il “lato umano” della faccenda…
    “Threading“
    Il procedimento (automatico) grazie al quale un messaggio viene fatto appartenere ad una filiera (insieme) di altri messaggi qualora in risposta (reply) ad uno qualsiasi di questi. Costituisce l’”opportunità digitale” della faccenda…

    Dalla “naïvité” al “professionalism” nell’impiego del threading nella corrispondenza elettronica – si noti il ruolo
    del Clima (ambiente organizzativo) quale co-fattore per la maggiore oppure minore compliance fra i due.

    Far aderire maggiormente le proprie corrispondenze ai threads, d’altro canto, è tutt’altro che complicato… Tuttalpiù trattasi di mantenere, con costanza, una serie di buoni propositi prima ancora d’”istanziare” una nuova corrispondenza:

    1. Essere dotati di una policy, aziendale o personale, per la cancellazione dei vecchi messaggi (e.g. solo dopo tot mesi), evitando il controproducente costume di cancellarli via via che vengono letti (…) – neanche si trattasse di notifiche di un social network;
    2. (Proporzionalmente alla complessità/eterogeneità delle potenziali corrispondenze…) aver già predisposto per un’archiviazione, manuale e/o automatica, dei messaggi in cartelle (e sotto-cartelle), procedendo alla collocazione nelle stesse dei messaggi già trattati (letti, eseguiti, cui è stata data risposta, etc.);
    3. Essere per lo meno abbastanza aggiornati con la lettura dei pregressi messaggi in “Posta in Arrivo“, in maniera da essere, il più frequentemente possibile (…), capaci di…
    4. …fare mente locale per capire se un dato tema possa essere stato già trattato, sapendone recuperare il/i messaggio/i originario/i e scegliere quello più opportuno cui fare Reply;

    Se e solo se nessun messaggio email precedente può essere sfruttato per agganciarvi una replica, allora, mantenendo altri buoni propositi, è plausibile la creazione di un Subject ex novo e pertanto di un nuovo thread/corrispondenza – tenendo conto che diversi client email consentono l’ereditarietà di “References” e “In-Reply-To” persino alterando un Subject originario, laddove in Reply ad un messaggio precedente:

    • Ideare un Subject “parlante“: corto e tuttavia il più possibile rappresentativo…
      • …dell’insieme di contenuti trattati nel corpo del messaggio (potenzialmente difficile, soprattutto se tali contenuti sono tanti ed eterogenei → indicato a chi è assai talentuoso nei riassunti…), ad esempio…Debrief cliente "XYZQ" — primo incontro…, in cui la sola informazione evidente è il verosimilmente nuovo cliente, e pertanto tutto il peso informativo è calcato sui contenuti…
      • …e/o dell’argomento – una data commessa, una fase della stessa, un cliente, etc., – cui i contenuti del messaggio si riferiscono (più affrontabile perché l’unica variabile da considerare è il livello di prospettiva, dal macro al micro, sull’argomento), ad esempio…Dettagli affitto stand…, in cui chiaramente ci si aspetta che il/i destinatario/i sappia/no del perché, del percome e forse anche del quando sussista tale volontà di disporre di uno stand in una qualche manifestazione…
    • Evitare il Subject "Post-It", non "parlante“ poiché scevro da una qualsiasi contestualizzazione (vedasi il punto precedente), ad esempio…
      Ti ha cercato il Dott.Rossi……con nel Body esclusivamente un numero di telefono…
      Ti prego di stamparmi…senza Body e contenente esclusivamente un allegato, magari pesantissimo – e quindi da scaricare già solo per capire di che si tratta…
      Sala Riunioni

      …, che possono essere anche comprensibili in una chat o su WhatsApp et similia ma che perdono tutto il loro "effetto immediatezza" nella mailbox, più idonea al (noto) uso asincrono…

    • Impiegare codifiche del Subject, purché convenzionali (condivise fra tutti i mittenti ed i destinatari, per esempio su policy aziendale!), proporzionalmente alla complessità/eterogeneità delle potenziali corrispondenze (e.g. più progetti concorrenti), ad esempio…"Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > Rilascio > Slittamento data …, e, d’altro canto evitare codici, abbreviazioni e terminologia specifica qualora non globalmente condivisi (in precedenza), ad esempio…Riass.Fin Pol. 1234567890/2003…intentendo "Polizza di riassicurazione finanziaria n°1234567890/2003".

    Nota bene: trattasi solamente di consigli di buon senso, ovviamente… Saper sommarizzare (“summary“) alla perfezione, nel Subject, i contenuti del Body è un’arte e nemmeno ai “maestri” tutte tutte le opere riescono sempre… L’importante è non propendere costantemente per lo (sciatto) atteggiamento inverso!

    Novazione e Gemmazione del Subject

    Una “novazione” del Subject si ha ogniqualvolta, anziché preoccuparsi di recuperare l’ultima email di una corrispondenza esistente e farci un semplicissimo reply, rispettando così il threading, la persona pigia “Nuovo Messaggio“, cominciando così un nuovo thread. All’apice di una ipotetica “classifica dei casi più dementi in cui si nova un Subject” camperebbe, senza alcun dubbio, il seguente esempio:

    Thread esistente:
    • Richiesta monitor più grande (>= 19'')
      • Re: Richiesta monitor più grande (>= 19'')
        • Re: Re: Richiesta monitor più grande (>= 19'')
    Subject novato:
    Richiesta monitor più grande (>= 19'')(esattamente uguale all’originario)

    …anche nelle tanto subliminali quanto laconiche varianti…

    Subject novati:
    Richiesta monitor più grande (>= 19'') URGENTE
    URGENTE Richiesta monitor più grande (>= 19'')

    In questo caso il mittente palesa la propria ingenuità nel pensare che l’”etichettamento” come “urgente” – che pure potrebbe essere trattato con un semplice intervento sui filtri ma che predefinitamente un client non riconosce, né il destinatario è portato a scorgere naturalmente – prioritizzi, neanche si trattasse del classico “timbro rosso” sulle missive cartacee (di un tempo), la rilevazione e la lettura del proprio messaggio rispetto ad altri.

    Nota bene: una prioritizzazione di sistema dei messaggi è già supportata da molti client di posta (intestazioni: “Priority“, “X-Priority“, “X-MSMail-Priority“ e “Importance“) od è emulabile con un’ulteriore codifica nel Subject, eventualmente usando una gemmazione del Subject entro il thread (vedi sotto).

    Ogniqualvolta il partecipante a una corrispondenza – e nella comunicazione organizzativa i partecipanti, ad es. i membri di un team, potrebbero essere molti..! – nova un messaggio nonostante avrebbe potuto ricondurlo a quella esistente fuoriesce dalla stessa, slegandola dal thread e quindi annullando il supporto offerto dal mezzo tecnologico – non solo per sé ma anche e soprattutto per tutti gli altri partecipanti..! – ed, in definitiva, provocando “Rumore Comunicazionale“. È ormai assodato, assurgente pure ad immanente problema lavorativo, che ciò si traduca in un lievitamento dei tempi richiesti alla mera gestione (ordinaria) della posta in arrivo ed una crescita del rischio (di perdersi comunicazioni importanti, di non rispondere in tempo, etc.), ovverosia un surplus di sforzo che non può non distogliere risorse (mentali, strumentali, etc.) dal lavoro davvero da fare…

    Una “Gemmazione” del Subject, invece, si ha quando si altera il Subject di un messaggio in Reply (od in Forward) ad un altro, ossia rispettando il thread. Una volta testato (empiricamente) che il proprio client email supporti l’ereditarietà di “References” e “In-Reply-To” è possibile cogliere tutte le opportunità di questa funzionalità. Il più classico nonché virtuoso esempio ricalca il comportamento (umano) nei thread dei forum e prima ancora nei newgroup (e.g. [SOLVED]), col (nuovo) Subject gemmato per enfatizzare la soluzione di un problema e lasciando alla lettura del Body i dettagli di tale soluzione:

    Thread esistente:
    • Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
      • Re: Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
        • Re: Re: Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
          • Acquistato monitor widescreen 28''(gemmazione)

    Un’altra tipica eventualità di gemmazione si può avere in caso di un’evoluzione della priorità codificata (“Pn” → “P0“) nel Subject:

    Thread esistente:
    • P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
      • Re: P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
        • Re: Re: Re: P0 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24''), monitor fuori uso!
          • P0 Disponibilità altro monitor(gemmazione in priorità)
        • Re: Re: P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'' + touchscreen)
          • Re: Re: Re: P2 Acquistato monitor widescreen+touchscreen 28''(gemmazione con mantenimento della priorità)

    Un altro tradizionalissimo esempio, dalla virtuosità soltanto un po’ meno banale ma che è il più rappresentativo di una gemmazione vera e propria – laddove nel precedente esempio all’alterazione dell’oggetto del messaggio corrisponde pure la chiusura della corrispondenza/thread –, riguarda la differenziazione del Subject in base a ciascun specifico sotto-tema del Subject e/o del Body del messaggio:

    Thread esistente:
    • "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief (31/08|11:30)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Richiesta Spostamento Orario (31/08|15:30)
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Richiesta Spostamento Data (01/09|09:30)
          • Re: Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Nuova Convocazione (01/09|09:30)(gemmazione basata sul Subject)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Accordi con Partner
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Accordi con Partner > NO
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Aggiornamenti Software
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Aggiornamenti Software > OK(gemmazioni basate sul Body)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief (01/09|09:30) > Nuovo OdG(eventuale gemmazione di recap)

    Nota bene: seppur l’ereditamento di “References” e “In-Reply-To” sia del tutto omesso da molti client Webmail – GMail, ad esempio, consente di modificare un Subject in reply o forward, ma determinando una novazione… – è facile osservare come già un Subject ben codificato permetta contemporaneamente di:

    • Predisporre filtri permanenti e/o fare estemporanee ricerche basate, in maniera implicitamente gerarchica («“Cliente XYZQ” > “Commessa 123“» rileverà messaggi differenti da «“Cliente XYZQ” > “Commessa 234“», e così procedendo…), sul Subject;
    • Poter emulare la medesima operazione, ma “a colpo d’occhio” (Visual Pattern Recognition), su un elenco di messaggi, ad esempio la “Posta in Arrivo” e la “Posta Inviata“, visibili in una singola schermata – purché non si sia affetti da deficit visivi (ad es. di campo visivo) tali da essere di norma costretti a leggere riga per riga, o quasi…

    In sintesi, quantomeno l’archiviazione in cartelle e sotto-cartelle, quella automatica così come quella manuale, godrà di sotanziali benefici in termini di tempo impiegato – e non sprecato…

    Ridondanza dei contenuti + novazione del Subject

    Per comprendere appieno il (potenziale) significato (…) di un messaggio all’interno della comunicazione in ambito organizzativo potrebbe essere utile fare un parallelismo con i sistemi di Ticketing che poco per volta stiamo abituandoci ad utilizzare per segnalare guasti e disservizi ed ottenerne la soluzione, e che, non a caso, sfruttano lo stesso concetto di threading, sia che li si impieghi da interfaccia (e.g. Web) sia che se ne ricevano notifiche via email:

    1. Tizio effettua una segnalazione di guasto, seguendo, ma non necessariamente, una procedura guidata:
      • Guasto specifico/singolo (alcuni sistemi consentono esclusivamente questo tipo di segnalazione, imponendo all’utente la cd. “apertura” di più ticket…) classificabile nelle casistiche previste;
      • Guasto multiplo: lista di guasti specifici.
    2. Il sistema la registra ciascuna segnalazione attribuendole uno specifico IDentificativo, inoltrando una notifica di ricezione a Tizio, e la le smista agli operatori di supporto disponibili nonché in base alla classificazione del guasto;
    3. Un operatore viene assegnato alla ciascuna segnalazione ed il sistema notifica a Tizio questa “presa in carico“;
    4. La Ciascuna segnalazione viene processata dall’operatore in…caricato, eventualmente mettendosi in contatto per Tizio per ulteriori informazioni;
    5. A Tizio viene notificata la risoluzione…
      • Totale (i.e. guasto singolo);
      • Parziale (i.e. in guasti multipli), eventualmente predisponendo per l’apertura di nuovi ticket – così, “loop-ando” (…), nuovamente al punto 1 fino alla soluzione di tutti i guasti/disservizi…

      …da parte del sistema o dell’operatore, facendo passare lo status del ticket (segnalazione) da “aperto” a “chiuso“.

    Così come un ticket “aperto” (segnalato) va anche “chiuso” (risolto), ugualmente il task (attività, singola o multiple) tipicamente contenuto/aperto in un “Ordine di Servizio” inviato da un superiore in gerarchia, ma anche da un Cliente – il primo, secondo diversi approcci organizzativi, andrebbe considerato fra i tanti “clienti interni” all’organizzazione… –, va eseguito/chiuso da qualcuno: una o più persone… Supporre che la comunicazione in ambito organizzativo, mediata da qualsiasi “artefatto digital-cognitivo“, differisca tanto da succitato parallelismo non solo è riduttivo rispetto alle intenzioni dei tecnocrati che negli ultimi 40-50 anni vi si sono dedicati – plausibilmente cum grano salis, ovverosia anche con un’approfondita analisi dei requisiti (operativi)… – ma è anche pura “avulsione dal contesto“… Trastullarsi, nella fattispecie, con l’idea che uno scambio di email in ambito organizzativo costituisca, aldilà della percepita minore o maggiore formalità del medium, solamente una “variante” della comunicazione a voce, con tutte le sue dispersività, è, d’altro canto, assai sciatto. I contenuti di un’email inviata o ricevuta, in virtù della loro strutturabilità – si pensi, ad es., ad un “OdG” (“Ordine del Giorno“) per una riunione, condiviso fra convocante e convocati –, costituiscono essi stessi un artefatto cognitivo, che si distingue dal parlato non solo per asincronicità ma anche per (maggiore) strumentalità, iniziando dalla tutt’altro che banale opportunità di replicare con le cd. “citazioni in linea” (“Inline Quoting“)…

    Quando è legittimo novare un Subject

    In conclusione…

    Tra i molti referenti all’interno di un’organizzazione mia storica cliente ce n’è uno che è proprio un “campione” di ridondanza e confusione: nova sistematicamente qualsiasi messaggio, col risultato che praticamente nessuno, né dei suoi colleghi né dei miei eventuali collaboratori, riesce a capire con tempestività e precisione quali siano i “predecessori” delle sue comunicazioni; nel tempo le conseguenze di un singolo individuo “fuori fase” rispetto agli altri partecipanti hanno causato ripristini successivi a variazioni in corso d’opera, dilatamenti dei tempi di consegna, lievitazioni dei costi ed immancabili tensioni, per non parlare della complessità delle ricognizioni ex post (i.e. project review). L’unica soluzione, presa dal cliente dopo ripetute segnalazioni provenienti da più parti, è stata quella di relegarlo ad un ruolo secondario da cui non è più possibile nuocere alla produttività del gruppo di lavoro.

    Se da un lato è difficile accorgersi di star usando nel modo più efficiente ed efficace il threading dall’altro è piuttosto facile rilevare se e/o quando – e pertanto anche con chi! – ciò non accade. Ecco alcuni sintomi da sondare:

    • Pur soddisfacendo il requisito – uno dei fondamentali, specie in caso di alta eterogeneità delle varie corrispondenze (ad es. più clienti, più commesse)..! – di una generale buona codifica (ad es. «“Cliente XYZQ” > “Commessa 123”») avviando una ricerca (basata sulla suddetta codifica)…
       
      • …si ottiene una quantità di risultati non attendibile, tipicamente in vistoso eccesso rispetto alla salienza del tema…
      • …e, magari contemporaneamente, latitano i messaggi con prefissi automatici di Reply (Re:/Ri:) e Forward (Fw:/I:)…
      • …e magari, sempre contemporaneamente, salta all’occhio una cospicua reiterazione di Subject, uguali o comunque non abbastanza differenti fra loro da renderli immediatamente distinguibili…
      • …ed infine, entrando nel merito del Body di ciascun messaggio dal Subject poco distinguibile da altri, non è possibile rilevare differenze nei contenuti sufficientemente significanti da rendere preferibile, e quindi legittima, una novazione.

      Di converso, soddisfatto a livello quasi ideale il requisito della codifica – in ogni (nuovo) Subject, ad esempio, si riescono a far coesistere vari “identificativi” condivisi (specifici task e sub-task di progetto e/o di sviluppo di prodotto, aree/divisioni e ruoli organizzativi coinvolti, precisi requisiti e deliverables, …) –, ci si dovrebbe poter attendere che nei risultati di un’analoga ricerca la stragrande maggioranza delle corrispondenze (umane) sia sovrapponibile ai thread (digitali) e che (i Subject di) questi, a loro volta, possano essere sovrapponibili alle definite – globalmente e/o contestualmente… – WBS ↔ ABS (Work Breakdown Structure, Activity Breakdown Structure) ed OBS (Organization Breakdown Structure), magari con la minor quantità di reiterazioni (novazioni).
       

    • Se non sussistono, non dico una precisa policy aziendale sulla codifica dei Subject, ma nemmeno delle indicazioni “general-generiche” e la questione è lasciata alla buona volontà – o mero senso di auto-organizzazione – del singolo magari sarà rilevabile un occasionale rispetto spontaneo del threading, ma lo stesso non potrà comportare una concreta agevolazione nell’incorniciamento e perimetrazione (rapidi) delle corrispondenze se non fortuitamente – laddove dovrebbe essere programmatico! –, con queste probabili conseguenze:
       
      • Diventa inevitabile l’archiviazione manuale (in cartelle/etichette) dei messaggi sin dal loro arrivo, giacché ciascun messaggio, quandanche avesse un Subject decente in termini di riconoscibilità dell’argomento trattato, se non trattato immediatamente rischierebbe presto di confondersi fra gli altri nella “Posta in Arrivo“, rendendone così più ardua una successiva identificazione.
      • Un’eventuale ricerca fra i messaggi dovrebbe essere necessariamente fatta pensando ai Body e non ai Subject, e nondimeno l’aleatorietà dei risultati sarebbe ulteriormente aggravata dalla accidentalità nella presenza di thread fra gli stessi sotto forma di raggruppamenti di messaggi.
      • Ad un certo punto si sviluppa naturalmente una prassi per cui, al di là degli specifici contenuti dei Body, diventa eccessivamente saliente l’ordine di arrivo dei messaggi. Per mittenti e destinatari ciò può significare, quando va bene, di dover effettuare (molteplici) ricognizioni su una quantità a priori non definibile – in quanto verosimilmente di frequente avulsa dai reply e forward tipici del threading – di messaggi precedenti già solo per farsi un’idea di quante siano le corrispondenze e quale sia l’evoluzione cronologica (∴organizzativa) di ciascun argomento trattatovi…
      • …; quando va male può succedere che mittenti e destinatari – o peggio: solo una delle controparti! – assumano un approccio tale per cui, pure in caso di corrispondenze piuttosto articolate, vengono considerati solo i messaggi ricevuti od inviati più di recente, col consistente rischio di perdersene dei pezzi, a sua volta foriero di omissioni di variabile gravità (e.g. penali contrattuali). Contenere tale rischio adottando ultronee politiche interne di (ulteriore) ricapitolazione degli avanzamenti (recap) attraverso messaggi aggiuntivi, documenti o persino ri-materializzando la comunicazione con (una sovrabbondanza di) interazioni de visu (incontri, riunioni) non fa che inficiare ancora di più la produttività dei partecipanti.

       

    • La mancata consuetudine all’inline quoting nei reply e forward, tipica dei thread sin dai tempi di Usenet per spezzettare i singoli messaggi ricevuti (entro il dato thread!) nei loro differenti sotto-temi replicando nel dettaglio di ciascuno di questi, sovente si coniuga con un eccesso di cd. “Top Posting“ (risposta omnicomprensiva sopra il messaggio originale) o “Bottom Posting” (risposta sotto il messaggio), ed oltre a dare un (errato) priming – chiamiamolo suggerimento – ad una preferenza per le novazioni, magari dei singoli succitati sotto-temi, rispetto alle gemmazioni di questi (sempre entro il dato thread!), sussista o meno una prassi (formale, informale – vedi sopra) nella codifica dei Subject, è già di per sé abbastanza sintomatica:
       
      • La frequente omnicomprensività delle repliche in top posting è nemica giurata della specificità e della chiarezza – salvo che chi risponde non sia un drago della dialettica e soprattutto che abbia tempo (da sprecare) per darne sistematica prova… –, generando così rumore se la corrispondenza, invece, fosse invero densa di specifici punti (temi e sotto-temi). In tal caso questo tipo di replica, pur sempre preferibile ad una novazione tout court, andrebbe impiegato soltanto se la stessa è molto breve, persino telegrafica e comunque di sintesi rispetto al messaggio cui si riferisce.
      • È, per i destinatari, difficile distinguere prontamente se una replica in top posting costituisca un recap oppure una chiusura da parte del mittente – e qui, oltre al rumore, potrebbero ingenerarsi persino (dispersive!) tensioni emotive fra i partecipanti. Discorso diametralmente opposto, invece, per gli inoltri (forward) in top posting, che per questi fungono da cappello introduttivo e nei quali, al contrario, un eccessivo inlining potrebbe risultare fuorviante.
      • L’inlining comunica pariteticità fra i partecipanti alla corrispondenza agevolando un contesto di libero scambio dialogico, a sua volta fondamentale nella più proficua disamina su ciascun tema e soprattutto nella precoce emersione di fraintendimenti (ad es. obiettivi e requisiti progettuali) e lacune informative, laddove un indiscriminato top posting, suggerendo disparità (di funzioni, ruoli, etc.) fra i partecipanti, rischia di porre eccessiva attenzione alla trasmissione in sé – ad es. l’apertura e chiusura di un task di un ordine di servizio (vedi sopra) – e meno ai contenuti della stessa, favorendo: reticenza a fornire opinioni discordanti, magari utili, informazioni inedite e dubbi; ulteriore tentazione a novare (un Subject per ciascun task e sub-task, ad esempio); ulteriore stimolo a ricorrere ad interazioni “faccia a faccia“, onde supplire alle probabili carenze informative (eccessi di implicitità vs carenze di esplicitità) dello scritto…

    In buona sintesi raggiungere l’optimum, ad esempio, nel caso di una commessa aziendale, una quantità a priori prevedibile di thread – in quanto discendente da precise e condivise guideline operative e policy – entro i quali la stessa viene pienamente rappresentata, non è che utopia, distopicamente tanto soporifera da risultare, infine, facilmente controproducente! D’altro canto una sana protensione verso di esso, qualunque precipua declinazione locale questo abbia, semplifica e snellisce le ordinarie impellenze di condivisione e collaborazione, con indubbio vantaggio di contenimento dei tempi complessivi: quale che sia il grado di “dispersione” (remotizzazione) dei membri di un team, dal de visu fino ai chilometri di distanza gli uni dagli altri, ciascuno deve dimostrarvisi quantomeno abbastanza proficiente…

    Prospettive: Intelligenza Artificiale e Threading

  • Anatomia funzionale di una eMail

    Anatomia funzionale di una eMail

    Chiunque non sia mai stato costretto a manipolare dal vivo – magari per sviluppare una qualche automazione lato server.. – gli elementi di un messaggio di posta elettronica, partendo ad esempio dai suoi Headers, spesso, senza un minimo di formazione in tal senso, tende ad ignorarne non tanto la complessità – che in effetti è abbordabile.. – bensì la grande flessibilità e versatilità. Conoscere queste qualità, e saperle sfruttare, dischiude una serie di opportunità in grado di rendere davvero efficace la comunicazione via e-mail. (altro…)

  • Configurare al meglio un Client E-Mail

    Configurare al meglio un Client E-Mail

    Nonostante la Posta Elettronica rappresenti lo strumento principe nella Collaborazione Digitale pochi ne conoscono il funzionamento: i più si limitano ad utilizzarla as is, per come l’hanno trovata già impostata presso la propria postazione di lavoro, colocalizzata o remotizzabile (i.e. il laptop) che sia..

    È un vero peccato perché non servirebbe conoscerne al minimo dettaglio tutti i meccanismi – sarebbe sufficiente arrivare ad essere in grado di cimentarsi con destrezza nella configurazione di un qualunque Client E-Mail – per poterne apprezzare l’estrema versatilità d’impiego.

    Per questo motivo ho deciso di mettere giù un manuale minimo per descrivere, sulla base dell’architettura client⇆server di funzionamento della posta elettronica (di tipo POP + SMTP), semplici soluzioni applicabili agli eterogenei casi di ogni giorno.

    Primi passi

    Un indirizzo email è composto da due porzioni, divise dal simbolo “@” della chiocciolina – che in inglese si legge “at” e che ben potrebbe venir tradotto in italiano con “presso“: a destra della at abbiamo il dominio internet (e.g. wikipedia.org) che identifica il servizio/server di posta elettronica; a sinistra, invece, si trova l’utenza, non per forza solo di posta elettronica, abilitata presso il suddetto dominio. In pratica l’ipotetico indirizzo email paolo.rossi@nomeazienda.it altro non è che l’indicazione per recapitare al tale Paolo Rossi un messaggio presso la tale azienda; se parlassimo di una tradizionale corrispondenza cartacea sarebbe come scrivere “Paolo Rossi c/o Azienda“, laddove l’indirizzo fisico della sede di quest’azienda sia già noto e non siano necessarie ulteriori indicazioni.

    Dal punto di vista del titolare di un dato indirizzo email, invece, la sussistenza della suddetta utenza si concretizza nell’opportunità di poter sia inviare che ricevere messaggi di posta elettronica, sfruttando lo spazio concesso dal servizio per conservare tutti questi messaggi – per lo meno per l’intervallo di tempo fra un download e l’altro (sincronizzazione) di quelli in arrivo se usa un’applicazione client per gestire la propria corrispondenza elettronica.

    Il viaggio che compie un messaggio di posta elettronica inviato da un mittente ad uno o più destinatarii è paragonabile a quanto avviene nella corrispondenza cartacea: correttamente indirizzata ed affrancata la missiva va inserita in una di quelle cassette per le lettere per essere così elaborata dal servizio postale, il quale, attraverso alcuni passaggi, la fa pervenire nella buca delle lettere del destinatario. Volendo essere più precisi con il paragone la missiva, in realtà, non viene consegnata presso il domicilio del destinatario ma archiviata, assieme ad altre, nella casella postale (mailbox) dell’ufficio postale di zona, presso il quale il destinatario potrà recarsi (sincronizzandosi) a sua discrezione per prelevare la propria corrispondenza.

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Assumiamo che Tizio (che ha un indirizzo del tipo account@xyz.com) voglia inviare un messaggio email a Caio (account@pqr.org):

    • Tizio dovrà correttamente indirizzare a Caio il messaggio ed infilarlo, attraverso il proprio client email, in una cassetta per le lettere, cioè un qualsiasi SMTP server (e.g. “smtp.xyz.com”) presso il quale Tizio abbia un’utenza attiva;
    • Il server SMTP, sulla base del dominio dell’indirizzo email di Caio (“..pqr.org”), inoltrerà il messaggio al relativo server POP (oppure IMAP; e.g. “pop.pqr.org”), dove, salvo errori, sarà archiviato nella mailbox di Caio, assieme agli altri messaggi eventualmente destinatigli;
    • Connettendosi col proprio client email alla propria mailbox presso il server POP, Caio potrà scaricare tutti i nuovi messaggi, fra i quali quello di Tizio, sul proprio computer (od il proprio telefonino);
    • La risposta (reply) da parte di Caio seguirà un percorso analogo: inviata al server SMTP di Caio (e.g. “smtp.pqr.org”) sarà da quest’ultimo inoltrata al server POP (o IMAP) su cui è radicata l’utenza di Tizio (e.g. “pop.xyz.com”), il quale, a sua volta, potrà scaricarla sul computer attraverso il suo client email.
    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Per poter inviare e ricevere messaggi email, pertanto, è necessario possedere un account (un indirizzo email, e relativa password) e conoscerne l’indirizzo del Server della Posta in Arrivo (POP/IMAP) e quello del Server della Posta in Uscita (SMTP). Anzi, volendo essere ancora più puntigliosi, sarebbe necessario comprendere che, trattandosi di due mail server (in Uscita ed in Arrivo), le utenze, ossia gli accoppiamenti fra indirizzo/username e password, in realtà sarebbero, appunto, due, potenzialmente utilizzabili anche in maniera disgiunta (ad esempio si potrebbe inviare un messaggio da parte di un determinato indirizzo email ma sfruttando il server SMTP di un altro indirizzo..). Il fatto che spesso – sempre meno spesso..! – basti specificare l’indirizzo del server SMTP omettendo d’inserire username e password dipende dalla eventuale corrispondenza fra fornitore del servizio di posta e fornitore di accesso ad internet (ISP), che magari concede inoltro incondizionato a qualunque richiesta d’invio riconosciuta come proveniente da un indirizzo della propria rete.

    Laonde percui, per configurare un qualsiasi client di posta elettronica, i parametri da conoscere, ovvero da richiedere al fornitore del servizio, sono almeno sei..

      Posta in Arrivo (POP/IMAP) Posta in Uscita (SMTP)
    Server pop.xyz.com smtp.xyz.com
    Username account@xyz.com account@xyz.com
    Password ******** ********
    Porta 110 (stnd) / 995 (SSL) 25 (stnd) / 465 (SSL) / 587 (TLS)
    I sei+due parametri di configurazione di un account email su un client di posta elettronica

    ..più due, qualora l’indirizzo, come nel caso di una mailbox di Posta Elettronica Certiticata (PEC), richieda la crittografazione (SSL/TLS) della trasmissione (sia in ingresso che in uscita) e pertanto di accedere ai server su porte differenti da quelle predefinite.

    Provvisti di questi parametri, che devono essere favoriti dal fornitore del servizio – anche sotto forma di dati pubblicati (SMTP, POP/IMAP ed eventuali porte) online –, è sufficiente seguire passo per passo i wizard (procedure guidate) di configurazione del proprio client di posta elettronica ed in pochi minuti – o decine di secondi, per i più smaliziati – è possibile rendersi operativi.

    Webmail

    L’alternativa sempre più prevalente alla configurazione di applicazioni client email è quella dell’uso di servizi di Webmail, nei quali il suddetto client è sostituito da un’applicazione Web utilizzabile direttamente da browser e che richiede solamente la conoscenza delle credenziali d’accesso (username e password) al servizio; restano i due server SMTP e POP – soprattutto quest’ultimo.. – ma è la stessa applicazione Webmail, preconfigurata in tal senso, a connettervisi per consentire la lettura e l’invio dei messaggi.

    Multi-Account

    Nel tempo ho osservato, con sempre maggior mio stupore, che una delle funzionalità meno usate dei client di posta elettronica è l’opportunità di gestire, sia in ricezione che in invio, più account email al contempo, in maniera da poter concentrare in un unico luogo diversi flussi di corrispondenza. La ragione di tale scarsa notorietà della suddetta funzionalità va forse ricercata in due fattori:

    • Tante (troppe) persone ancora considerano un account email come un recapito ufficiale e soprattutto fisico, al quale poter – e dover.. – far pervenire messaggi in maniera indiscriminata, e non uno spazio in cui archiviare dei messaggi, né tantomeno un’identità dalla quale farli partire;
    • Tante (troppe) persone ancora considerano già stressante presidiare/monitorare un singolo indirizzo email, come se la sola interazione richiesta – già in ricezione – richiedesse uno sforzo superiore alla banale e passiva attesa di una notifica (visiva e/od acustica dell’interfaccia utente del computer).
    Account multipli di posta elettronica su singolo client email

    Account multipli di posta elettronica su singolo client email
    (quasi tutti i client consentono di razionalizzare il numero di account SMTP usati rispetto a quello degli indirizzi gestiti)

    Possedere ed utilizzare più indirizzi di posta elettronica, d’altro canto, offre una serie di vantaggi tanto semplici quanto pratici:

    • Sia in ricezione che in invio la disponibilità di differenti identità e sotto-identità consente la creazione di differenti flussi di corrispondenza: partendo dall’ormai classica accoppiata fra un indirizzo ufficiale ed uno dedicato alle registrazioni ai servizi online – tant’è che negli anni sono andati diffondendosi pure servizi di addressing temporaneo – è possibile arrivare a disporre di un pool di indirizzi, ciascuno volto ad uno scopo preciso: corrispondenza professionale-lavorativa, corrispondenza personale, sola corrispondenza economica (fatture/ricevute in ingresso od uscita), etc.. In questa maniera è possibile distinguere ex-ante, ovvero senza neppure scomodarsi con la creazione di filtri, i diversi flussi di corrispondenza
    • Nel caso di un accesso da client mobile (laptop, cellulare) il potenzialmente enorme vantaggio risiede nella possibilità di specificare differenti intervalli di sincronizzazione con il server in base alla priorità attribuita a ciascun account configurato, oppure, direttamente, nell’opportunità di non configurare account sui quali sia prevedibile la ricezione di un eccesso ingiustificato di allegati.
      • Una variante di quest’approccio che io stesso ho usato per molti anni prevede la ricezione di allegati su un account non presidiato che, però, invii la notifica – leggera: solo testo – di tale ricezione ad un altro indirizzo, regolarmente sincronizzato sul cellulare/smartphone.
      • Un’ulteriore variante, supplementare, prevede la configurazione della sincronizzazione degli account pesanti – sui quali sia prevedibile la ricezione di molti allegati, magari corposi – soltanto quando lo smartphone e/od il tablet sono collegati ad una rete wi-fi, quindi senza troppi rischi di bruciare traffico sul contratto del dispositivo mobile.
    • Gestire diversi account può anche significare presidiare identità altrui: è il tipico caso di una attività segretariale (una singola persona intercetta – legittimamente! – ed organizza la corrispondenza di molte altre) o di vicariazione (una persona si sostituisce – sempre legittimamente! – ad un’altra nei momenti di assenza di quest’ultima).

    Anche buona parte dei servizi Webmail, essendo in effetti delle applicazioni client pur girando su server, consentono la configurazione di più account sia in ricezione (POP/IMAP) che in invio (SMTP).

    Accesso plurimo

    Forse ancor più frequente potrebbe essere la volontà – od anche l’esigenza, come in una situazione di Telelavoro Nomade o semplicemente Mobile – di poter accedere al medesimo account da posti differenti, ad esempio..

    • ..dalla prima, dalla seconda, dalla terza e/o dall’ennesima sede di lavoro;
    • ..dall’ufficio aziendale (co-localizzato) e dall’ufficio domestico (remotizzato);
    • ..anche in mobilità (Internet Café, Cellulare, etc.)..

    In questi – ed altri..! – casi sarà sempre la suddetta architettura (client ⇆ server) di funzionamento della posta elettronica ad abilitare alla massima flessibilità possibile – tenendo comunque conto che siffatte configurazioni fungono, prima di qualunque altra eventualità, da strategia di back-up, peraltro distribuita, per i messaggi in arrivo e, con qualche ulteriore piccolo espediente, anche per quelli spediti.

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client
    (contemplato anche l’appoggio a diversi server SMTP)

    Per sfruttare queste opportunità è più sufficiente replicare il settaggio del primo client tante volte quanti sono i client “gemelli” che si vogliono configurare, seguendo soltanto queste due successive indicazioni:

    • Qualunque client email, seppur con opzioni raggiungibili con differenti procedure, deve consentire all’utente di impedire la cancellazione dei messaggi presenti sul server una volta che le loro copie sono state scaricate nel client; disabilitando questo comportamento predefinito, attivo ancora oggi così come ai tempi delle mailbox capienti una manciata di megabyte e pertanto rapidamente riempibili, ciascun client configurato per l’accesso al dato account sul server può effettuare il download di una propria copia dei messaggi lasciando gli altri client fare altrettanto, cosicché tutti i client contengano un’esatta copia, costantemente sincronizzata, dei messaggi (Posta in Arrivo) comunque ancora salvati anche sul server.
    • Poiché un altro comportamento predefinito dei client email è la memorizzazione della password di accesso all’account – così da non doverla re-inserire ad ogni sincronizzazione – sarebbe preferibile configurare client soltanto su utenze di sistema esclusive (su Windows, Linux, etc..), non soltanto in ambito aziendale – dove il fatto che a ciascun lavoratore corrisponda un’utenza dovrebbe essere la norma..! – ma anche e soprattutto in quello domestico. E visto che tutti i moderni sistemi operativi, anche nelle versioni non professional – Windows dalla attuale versione XP in poi! –, sono multiutente non sfruttare quest’opportunità anche soltanto per tenere la propria corrispondenza isolata, dagli occhi ma ancor prima dalla eventuale insipienza tecnica altrui, potrebbe rappresentare solo l’indizio di un eccesso di pigrizia..

    Rispettando questi due unici accorgimenti è possibile procedere alla configurazione dei client email su qualsiasi device, dal computer fisso al telefonino, passando per tutti i tipi di portatile – ivi inclusi netbook, tablet, phablet o wearable: poiché il funzionamento della posta elettronica è uno standard gli step della configurazione potrebbero apparire lievemente differenti a seconda del dispositivo ma, in fin dei conti, richiedono comunque di inserire i medesimi parametri (indirizzo, POP, SMTP, etc..). Una volta impostati due, tre, enne client con gli stessi parametri sarà quindi possibile ricevere i messaggi in arrivo, gli stessi messaggi in arrivo, su ciascuno di essi, e quasi contemporaneamente – sempreché i client siano attivi e con impostato un intervallo di sincronizzazione analogo; ognuno dei client fungerà non solo da strumento per leggere questi messaggi ma, come si è detto poc’anzi, anche da archivio di sicurezza per gli stessi, cosicché se per caso un messaggio venisse cancellato su un client non solo vi sarebbero altre copie negli altri client ma pure nel server.

    Lievemente diverso è il discorso relativo ai messaggi spediti, le cui copie di base resterebbero solo nel client che li ha effettivamente inviati. Per ovviare a quest’inconveniente è sufficiente un trucchetto: indicando l’indirizzo email del mittente pure fra i destinatari del messaggio (i.e. in BCC/CCN) una copia di quest’ultimo viene auto- recapitata e compare nella “Posta in Arrivo” di tutti i client; a quel punto basta effettuare uno spostamento del messaggio, operazione comune in tutti i client email, da quest’ultimo contenitore a quello della “Posta Inviata“, per ciascun client. Non proprio un automatismo – a meno che non si sappia risolvere brillantemente la cosa con un semplice filtro sul client che automatizzi, appunto, suddetto spostamento –, neppure tanto comodo in caso di una fitta corrispondenza, ma comunque funzionante e funzionale, anche e soprattutto in una prospettiva di back-up generale dei propri scambi di posta elettronica.

    Accesso plurimo condiviso

    Con una pura e semplice somma di multi-account ed accesso plurimo si ottiene un sistema di validissima utilità sin dalla condizione – organizzativamente parlando – più tradizionale e co-localizzata, nella quale differenti individui, che possono lavorare a stretto contatto od anche dispersi, accedono non solo al proprio account email personale – di norma nominale, del tipo “tizio@xyz.com” – ma anche e soprattutto ad uno o più account condivisi: ancora di tipo nominale, per esempio a scopo di vicariazione in caso di assenza (per temporanea indisponibilità, malattia, ferie, etc.) e pertanto pro tempore, ma anche di tipo funzionale (i.e. “segreteria@xyz.com“), laddove la specifica funzione sia (temporaneamente, strutturalmente..) condivisa fra più soggetti, entro la stessa organizzazione o persino entro lo specifico team.

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    In questa situazione, per la quale vanno adottate adeguate – quanto banali.. – procedure di priorità di subentro al fine di evitare che troppe persone s’inseriscano contemporaneamente nel medesimo flusso di corrispondenza senza effettiva necessità – anche per questioni di information overload –, ogni individuo, oltre a gestire i messaggi di propria competenza diretta (personali), possiede un archivio costantemente aggiornato di messaggi facenti parte di corrispondenze nelle quali può, appunto, subentrare in qualsiasi momento, senza alcun passaggio di consegne.

    ..

    Le eventuali combinazioni o diverse declinazioni di queste tre configurazioni base non sono certamente infinite ma comunque estremamente eterogenee. Tutto dipende dall’esigenza, o piuttosto dall’insieme di esigenze, che si vuole soddisfare – ripeto – non soltanto in una condizione di vario Telelavoro (remotizzazione) ma già in una qualunque situazione “tradizionale” (co-localizzata).