Cumulo IRPEF e Rimborsi nel Telelavoro

*L’aspetto più grottesco, personalmente, è la tempistica: si è dovuti arrivare alla fine del 2007 per fare luce su una questione francamente ovvia, as is: le spese affrontate dal telelavoratore e riconosciute, come rimborso, dal datore di lavoro non vanno a fare comulo sull’Imponibile; non solo, il datore di lavoro può – altrettanto ovvio, in teoria.. – scaricarle come costi.

È ciò che si evince dalla lettura della Risoluzione n°357/E/07 dell’Agenzia delle Entrate in risposta ad un interpello avanzato da un (altro) ente pubblico alle prese con gli aspetti fiscali della ennesima sperimentazione – ma questo è un altro discorso.! – del Telelavoro. L’ente ha interpellato l’Agenzia per chiarire «se i rim- borsi delle spese documentate sostenute dal lavoratore per l’attività svolta in telelavoro siano da considerare o meno redditi di lavoro di- pendente e quindi siano da assoggettare o meno a contribuzioni ed alle ritenute fiscali».

Di seguito, in estrema sintesi, la risposta (ufficiale) dell’Agenzia delle Entrate.

..ai sensi dell’art. 51 del TUIR, concorrono i rimborsi spese, con esclusione soltanto di quanto disposto per le trasferte e dei trasferimenti nella medesima disposizione e dei rimborsi relativi a spese diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro, anticipate dal dipendente per snellezza operativa..

Di norma i telelavoratori – ma anche i lavoratori colocalizzati.. – che debbano affrontare spese surrogando, di fatto, il datore di lavoro possono procedere in due modi:

• Disponendo dei dati fiscali del datore di lavoro – ed una delega (possibilmente scritta..) al loro uso –, possono far intestare a quest’ultimo la fattura o la ricevuta inerente alla specifica spesa, anticipare il dovuto e richiederne il rimborso – tipico è il caso dell’anticipo cancelleria..
• Non disponendo dei dati fiscali del datore di lavoro – proprio sostituto d’imposta! – possono, in costanza di un ordine di servizio (anche non specifico ma ricadente nelle c.d. “prassi aziendali“..), intestare a sé la spesa, anche se non prevede ricevuta fiscalmente valida – il classico esempio è l’acquisto di un biglietto ferroviario/aereo (senza notazione del codice fiscale dell’acquirente).

Esclusivamente nel secondo caso si ricade esplicitamente in quanto ricordato dall’Agenzia delle Entrate, anche perché nel primo il datore di lavoro non è tenuto a dare rilievo sulla busta paga della erogazione del rimborso, che resta una questione privata con il solo dipendente.

..In tale contesto, si ritiene che le somme erogate per rimborsare i costi dei collegamenti telefonici in questione non siano da assoggettare a tassazione essendo sostenute dal telelavoratore per raggiungere le risorse informatiche dell’azienda messe a disposizione dal datore di lavoro e quindi poter espletare l’attività lavorativa..

Forse è troppo presto per ricorsi e sentenze cassazionistiche che dirimano ogni dubbio, tuttavia si potrebbe verosimilmente dedurre che la posizione trascenda il semplice “raggiungimento digitale” (delle «risorse informatiche dell’azienda») per estendersi a tutte le fattispecie concrete in cui sussista funzionalità e finalità rispetto al «poter espletare l’attività lavorativa». In pratica: la non imponibilità di quanto corrisposto come legittimo rimborso a favore dei telelavoratori non va intesa come limitata alle spese telefoniche e/o di connessione..

Soprattutto, la legittimità della spese e dei successivi rimborsi non avrebbe alcuna connessione con la loro certificabile domesticità, cioè il fatto che l’esborso sia contestuale ad un’utenza domestica fissa (telependolarismo puro), ma sarebbe estesa a qualsiasi esborso funzionale all’attività lavorativa, e quindi applicabile a qualunque forma e declinazione di Telelavoro.

Ricorre quindi l’ipotesi considerata dalla citata circolare n. 326 del 1997 di rimborso di spese di interesse esclusivo del datore di lavoro anticipate dal dipendente.

La stessa circolare fa ancora (anacronistica) menzione del lavoro a domicilio, parasubordinato o subordinato che sia, e ne individua i requisiti per la riconoscibilità ai fini fiscali, tra i quali il primo è il radicamento presso il domicilio fiscale del lavoratore…

Fortunatamente la circolare è di più di dieci anni fa, laonde per cui l’interpretazione più attuale – quella della risoluzione in oggetto – dovrebbe essere anche quella predominante.

..ai rimborsi in questione non vanno applicate da parte del sostituto le relative ritenute fiscali, previdenziali e assistenziali.

Alcune considerazioni pratiche..

L’ente interpellante fa esplicito riferimento ad alcune sentenze di Cassazione ma, soprattutto, ad accordi sindacali in merito. Questo fattore, nonostante oramai tutti i CCNL, a seguito degli accordi europei e dei recepimenti nazionali, trattino – almeno superficialmente..! – di Telelavoro, è decisivo in quanto evidenzia il legame fra legittimità e formalizzazione (contrattuale) all’interno del rapporto di lavoro. In parole povere: se questionato il lavoratore deve poter dimostrare documentalmente che i rimborsi rientrano in pregressi accordi formali (contrattuali) con il proprio sostituto d’imposta; se l’Agenzia delle Entrate contestasse al contribuente telelavoratore delle irregolarità sull’imponibile IRPEF relative ai rimborsi ottenuti, quest’ultimo dovrebbe disporre di pezze d’appoggio per chiarire la vicenda.

Detto questo mi permetto di elargire alcuni semplici consigli – taluni al limite della paranoia..:

Leggere i propri Contratti

Il primo passo è quello di conoscere cosa prevedano i propri contratti, quello Nazionale ed i vari integrativi, il Regionale ed eventualmente quello Aziendale, riguardo ai rimborsi ed alla situazione telelavorativa; probabilmente si limitano ad un bel nulla ma c’è sempre l’eccezione che conferma la regola. Diversamente ci si può sempre rivolgere alle rappresentanze sindacali (RSU, RSA) per ottenere un chiarimento formale dall’azienda – perché di questo si tratta, non di vere trattative sindacali..! – a livello d’integrativo aziendale. Se niente di tutto ciò soddisfa contemplare l’opportunità di far mettere all’azienda nero su bianco la questione a livello di contratto integrativo individuale.

Rendicontare dettagliatamente le spese

Benché gli impiegati di molti uffici paghe siano comparabili a quelli del Fisco per come tentano, in ogni maniera, di portare acqua al mulino del proprio datore di lavoro – forse perché in cerca di premi di produzione?!? – i secondi possono fare molti più danni dei primi ma, soprattutto, sono addestrati con costanza per perpetrare questo risultato sfruttando qualunque appiglio. L’ufficio paghe, dunque, non va considerato come affidabile di fronte a dubbi di natura fiscale, specie se riguardante requisiti formali. Il principio è il seguente: anche se l’ufficio paghe si accontenta di un collage di scontrini per dare seguito al rimborso mensile in busta, provvedere con un altrettanto mensile rendiconto delle spese, firmato e poi sottoscritto (per accettazione) dal proprio diretto responsabile, consegnato all’ufficio paghe e da quest’ultimo timbrato (per notifica). Nelle grandi organizzazioni si fa comunque così, a garanzia del lavoratore così come del datore di lavoro, non solo ai fini fiscali. Suprefluo dovrebbe essere aggiungere che una volta ricevuta la busta paga il rendiconto va pinzato e conservato insieme ad essa, quantomeno fino al termine di prescrizione (fiscale) – indicativamente fino al 31/12 del sesto anno successivo alla mensilità archiviata.

Farsi rendicontare dettagliatamente i rimborsi

Alcuni uffici paghe, pur sapendo di sbagliare, non trascrivono con precisione i giustificativi dei rimborsi sulla busta paga limitandosi ad accorparli in un’unica, inintellegibilile – e pertanto non valida fiscalmente – voce fra i crediti del lavoratore. Una volta ottenuta una trascrizione valida si è già ad un buon punto. Meglio ancora, però, se l’erogazione del rimborso avviene in contanti, slegata dal versamento della retribuzione ordinaria e pertanto previa ricevuta – in alternativa attraverso bonifico bancario con esplicitata la causale del rimborso – firmata dal lavoratore. La certificazione del rimborso, sotto forma di ricevuta o di avviso della banca, va anch’essa allegata alla busta paga ed archiviata.

Tracciare le autorizzazioni alle spese

Per superiori e datori di lavoro vale lo stesso discorso fatto per gli uffici paghe: si accontentano spesso con molto meno di quanto richiesto dai solerti ispettori del Fisco, in questo caso persino a proprio danno perché l’eventuale contestazione all’imponibile del lavoratore può preludere a più di una grana ex post per il suo sostituto d’imposta. Ragion per cui, a tutela del datore di lavoro e del lavoratore, è preferibile che quest’ultimo si mostri piuttosto zelante nel formalizzare ogni richiesta, non solo per vedersi autorizzata una spesa per la quale sa di dover anticipare di tasca propria. Un botta e risposta, persino via e-mail, purché per iscritto, con chiunque sia legittimato a concedere l’autorizzazione, è più che sufficiente a placare qualsiasi successiva perplessità, anche quella fiscale od in sede giudiziale. Il cumulo delle autorizzazioni può essere allegato al suddetto rendiconto mensile delle spese ed eventualmente pinzato con esso alla busta paga da archiviare.

Per essere un fautore del paperless office mi sembra di aver un po’ esagerato con le carte da archiviare. Va da sé, però, che, pur trattandosi di indicazioni «al limite della paranoia», sono orientate a soddisfare le potenziali richieste di un soggetto terzo, l’Agenzia delle Entrate, accreditate da una (non sempre chiara.!) normativa vigente. È proprio questa l’unica eccezione ad un principio, appunto quello del paperless office, che altrimenti prevedrebbe di non sprecare così futilmente (tempo, ..) carta e spazio per conservarla.

Nota Bene: pure volendo aderire alla totalità dei miei consigli sarebbe sufficiente non più di un giorno al mese presso la sede aziendale – a fare, ovviamente, anche altro..