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  • Telework Trendlines 2009

    Telework Trendlines 2009

    Molto interessante il rapporto (in PDF) recentemente pubblicato dall’I.T.A.C. (oggi il Telework Advisory Group in seno a WorldatWork) sui trend telelavorativi che si stanno affermando negli USA in questi anni. Il rapporto emerge da un sondaggio somministrato ad un campione di 1002 soggetti alla fine del 2008, fra cui sono stati considerati sia i “Telelavoratori Dipendenti” – “para-/subordinati” diremmo noi in Italia – che quelli “a contratto” – entro i quali la variabilità di tipologia telelavorativa è anche più elevata.

    Sebbene vi sia stata una crescita cumulativa del numero di telelavoratori è ancora più saliente notare che a brillare sia stata la porzione dei primi – segno probabilmente d’una maggiore sensibilità da parte delle aziende verso il costo dei trasporti (carburante in primis) e le esigenze esistenziali del lavoratori e, complementarmente, di una maggiore diffusione del Telelavoro Informale.. –, mentre i secondi si sono mantenuti non distanti dalle percentuali degli anni passati.

  • Telecollaborazione “Extra Moenia” ed “Intra Moenia”

    Telecollaborazione “Extra Moenia” ed “Intra Moenia”

    Nel 1999 Patrizio Di Nicola, decano italiano della materia, raccolse1 queste definizioni di Telelavoro:

    Qualsiasi attività alternativa di lavoro facente uso delle tecnologie della comunicazione non richiedendo la presenza del lavoratore nell’ambiente tradizionale dell’ufficio. Martin Bangemann, Commissario Europeo;
    Qualsiasi attività svolta a distanza dalla sede dell’ufficio o dell’azienda per cui si lavora, dunque anche senza ricorrere a strumenti telematici. Domenico De Masi, Sociologo;
    Lavoro a distanza svolto coll’ausilio delle tecnologie telematiche. Francesco Fedi, Fondazione Ugo Bordoni;
    Ogni forma di sostituzione degli spostamenti di lavoro con tecnologie dell’informazione. Jack Nilles, Jala International Inc.;
    Forma di lavoro effettuata in luogo distante dall’ufficio centrale o dal centro di produzione e che implichi una nuova tecnologia che permetta la separazione e faciliti la comunicazione. Ufficio Internazionale del Lavoro (BIT – Ginevra);
    Telelavoro è ogni forma di lavoro svolta per conto di un imprenditore o un cliente da un lavoratore dipendente, un lavoratore autonomo o un lavoratore a domicilio che viene effettuata regolarmente e per una quota consistente del tempo di lavoro da una o più località diverse dal posto di lavoro tradizionale utilizzando tecnologie informatiche e/o delle telecomunicazioni. (Blainpain, R.. 1995. The Legal and Contractual Situation of Teleworkers in the Member States of the European Union. European Foundation, Dublin).

    Nilles a parte, che tecnocraticamente — e portando acqua ad un mulino oramai established da oltre trent’anni… — si sofferma sugli effetti telependolaristici del Telelavoro, la distanza è stata sovente interpretata nella declinazione “organizzativa”: telelavoratore sarebbe chiunque, nell’operare ad una sufficiente distanza logistica, risultasse anche distante dall’organizzazione, intesa come colleghi e soprattutto superiori, cui afferisse; più sinteticamente dal classico monitoraggio, percettivo da un lato ed amministrativo dall’altro, della prestazione lavorativa. L’esecuzione tout-court del lavoro, ad esempio la maggior o minor interoperabilità fra i lavoratori a seconda dello status, appare aliena da tale prospettiva, relegata a chissà quali ulteriori considerazioni, comunque apparentemente di dettaglio.

    In termini di “astratta previsione” giuridica e sociologica questa interpretazione è assolutamente comprensibile, nonché più facilmente veicolabile, alla più larga schiera di destinatari, di quella che potrebbe esserne la “fattispecie concreta“.

    Nella pratica quotidiana, tuttavia, la questione è assolutamente intrisa di variabili non tanto discrete bensì continue:

    • Quanto può essere distante, o meglio distaccato (detached), dall’organizzazione un telelavoratore che operi al di fuori delle mura aziendali solo una-due volte a settimana? (La risposta è: “ben poco”…)
    • Non è un telelavoratore anche colui che opera da una succursale (cd. “branch office“), magari slegato da un rituale controllo di ingressi ed uscite? (La risposta è: “assolutamente sì”…)
    • Non lo è, analogamente, un lavoratore prestato ad un cliente ed operante da una delle sedi di quest’ultimo? (Sì)

    Una prospettiva senza dubbio più onesta è quella di distaccare, piuttosto, l’aspetto contrattuale da quello operativo, giacché quest’ultimo, nell’adeguarsi più rapidamente del primo all’evoluzione delle situazioni lavorative, risulta non meno indubitabilmente più attualizzabile, fors’anche “auto-attualizzato“.2 La prospettiva sociologico-giuridica, infatti, se da un lato può apparire più accessibile, dall’altro sconta il tardo recepimento di come le innovazioni occorse negli ultimi tempi (Internet) abbiano liberato il telelavoratore dalle condizioni di distacco tipiche degli Anni ’70 ed ’80.

    Seppure per essere definito “telelavoratore” potrebbe essere richiesto un contratto di tal sorta per l’”atto di telelavorare” non è richiesto d’essere un telelavoratore, e giammai lo è stato…

    In tal senso pure il lavoratore la cui distanza sia minima, magari a pochi metri (vedasi “Curva di Allen“) dai propri colleghi e superiori, è un telelavoratore, quantomeno nella misura in cui le attività svolte vengono scambiate, condivise (ricevute, elaborate e poi re-inviate), attraverso media tecnologici.

    Persino senza voler imporre l’estremismo secondo il quale tanti lavoratori co-localizzati  già starebbero, de facto, telelavorando con le loro controparti nei cubicoli vicini, è innegabile che, se un lavoratore co-localizzato (in sede) ed uno remotizzato — ad es. a casa propria o presso una sede remota (cd. “Office-to-Office“) — stanno collaborando, entrambi stanno impiegando la modalità telelavorativa, benché solo il secondo sia formalmente un telelavoratore.

    Per questa ragione si vuole proporre, fra le tante altre ed in tal caso rubando in casa dei professionisti sanitari, una differenziazione fra “Telelavoro Extra-Moenia” e “Telelavoro Intra-Moenia“, in cui le “mura” siano squisitamente di tipo organizzativo, piuttosto che fisiche: indipendentemente dalla lontananza logistica il primo opera al di fuori delle ritualità tipiche del luogo di lavoro (timbrare un cartellino,3 rispettare orari ordinari e straordinari, etc.), mentre il secondo vi si attiene pedissequamente, entrambi perfezionando efficientemente ed efficacemente le attvità (“task“) — superando, così, la grossolana dicotomia su una situazione solo “Off Site“ oppure solo “On Site“ — telelavorate… A voler applicare questa prospettiva all’esempio succitato entrambi i lavoratori sono anche telelavoratori, ma il primo telelavora dall’ufficio mentre il secondo da altrove.

    Quali sono i vantaggi di questa prospettiva?

    • Si fa finalmente prevalere la sostanza (la prestazione) sulla forma, peraltro senza nulla togliere alla seconda;
    • Si riconosce la crucialità dell’aspetto tecnologico nel Telelavoro Moderno nei termini di velocità e condivisibilità dei task;
    • (Soprattutto) si riconosce la migrabilità/commutabilità, in un senso o nell’altro, della situazione lavorativa.

    Un tanto per dire che, spogliato degli ammennicoli burocratici, il lavoratore abbastanza “tecnologico” è verosimilmente già pronto a telelavorare (perché già lo fa).

  • Cumulo IRPEF e Rimborsi nel Telelavoro

    Cumulo IRPEF e Rimborsi nel Telelavoro

    *L’aspetto più grottesco, personalmente, è la tempistica: si è dovuti arrivare alla fine del 2007 per fare luce su una questione francamente ovvia, as is: le spese affrontate dal telelavoratore e riconosciute, come rimborso, dal datore di lavoro non vanno a fare comulo sull’Imponibile; non solo, il datore di lavoro può – altrettanto ovvio, in teoria.. – scaricarle come costi.

    È ciò che si evince dalla lettura della Risoluzione n°357/E/07 dell’Agenzia delle Entrate in risposta ad un interpello avanzato da un (altro) ente pubblico alle prese con gli aspetti fiscali della ennesima sperimentazione – ma questo è un altro discorso.! – del Telelavoro. L’ente ha interpellato l’Agenzia per chiarire «se i rim- borsi delle spese documentate sostenute dal lavoratore per l’attività svolta in telelavoro siano da considerare o meno redditi di lavoro di- pendente e quindi siano da assoggettare o meno a contribuzioni ed alle ritenute fiscali».

    Di seguito, in estrema sintesi, la risposta (ufficiale) dell’Agenzia delle Entrate.

    ..ai sensi dell’art. 51 del TUIR, concorrono i rimborsi spese, con esclusione soltanto di quanto disposto per le trasferte e dei trasferimenti nella medesima disposizione e dei rimborsi relativi a spese diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro, anticipate dal dipendente per snellezza operativa..

    Di norma i telelavoratori – ma anche i lavoratori colocalizzati.. – che debbano affrontare spese surrogando, di fatto, il datore di lavoro possono procedere in due modi:

    • Disponendo dei dati fiscali del datore di lavoro – ed una delega (possibilmente scritta..) al loro uso –, possono far intestare a quest’ultimo la fattura o la ricevuta inerente alla specifica spesa, anticipare il dovuto e richiederne il rimborso – tipico è il caso dell’anticipo cancelleria..
    • Non disponendo dei dati fiscali del datore di lavoro – proprio sostituto d’imposta! – possono, in costanza di un ordine di servizio (anche non specifico ma ricadente nelle c.d. “prassi aziendali“..), intestare a sé la spesa, anche se non prevede ricevuta fiscalmente valida – il classico esempio è l’acquisto di un biglietto ferroviario/aereo (senza notazione del codice fiscale dell’acquirente).

    Esclusivamente nel secondo caso si ricade esplicitamente in quanto ricordato dall’Agenzia delle Entrate, anche perché nel primo il datore di lavoro non è tenuto a dare rilievo sulla busta paga della erogazione del rimborso, che resta una questione privata con il solo dipendente.

    ..In tale contesto, si ritiene che le somme erogate per rimborsare i costi dei collegamenti telefonici in questione non siano da assoggettare a tassazione essendo sostenute dal telelavoratore per raggiungere le risorse informatiche dell’azienda messe a disposizione dal datore di lavoro e quindi poter espletare l’attività lavorativa..

    Forse è troppo presto per ricorsi e sentenze cassazionistiche che dirimano ogni dubbio, tuttavia si potrebbe verosimilmente dedurre che la posizione trascenda il semplice “raggiungimento digitale” (delle «risorse informatiche dell’azienda») per estendersi a tutte le fattispecie concrete in cui sussista funzionalità e finalità rispetto al «poter espletare l’attività lavorativa». In pratica: la non imponibilità di quanto corrisposto come legittimo rimborso a favore dei telelavoratori non va intesa come limitata alle spese telefoniche e/o di connessione..

    Soprattutto, la legittimità della spese e dei successivi rimborsi non avrebbe alcuna connessione con la loro certificabile domesticità, cioè il fatto che l’esborso sia contestuale ad un’utenza domestica fissa (telependolarismo puro), ma sarebbe estesa a qualsiasi esborso funzionale all’attività lavorativa, e quindi applicabile a qualunque forma e declinazione di Telelavoro.

    Ricorre quindi l’ipotesi considerata dalla citata circolare n. 326 del 1997 di rimborso di spese di interesse esclusivo del datore di lavoro anticipate dal dipendente.

    La stessa circolare fa ancora (anacronistica) menzione del lavoro a domicilio, parasubordinato o subordinato che sia, e ne individua i requisiti per la riconoscibilità ai fini fiscali, tra i quali il primo è il radicamento presso il domicilio fiscale del lavoratore…

    Fortunatamente la circolare è di più di dieci anni fa, laonde per cui l’interpretazione più attuale – quella della risoluzione in oggetto – dovrebbe essere anche quella predominante.

    ..ai rimborsi in questione non vanno applicate da parte del sostituto le relative ritenute fiscali, previdenziali e assistenziali.

    Alcune considerazioni pratiche..

    L’ente interpellante fa esplicito riferimento ad alcune sentenze di Cassazione ma, soprattutto, ad accordi sindacali in merito. Questo fattore, nonostante oramai tutti i CCNL, a seguito degli accordi europei e dei recepimenti nazionali, trattino – almeno superficialmente..! – di Telelavoro, è decisivo in quanto evidenzia il legame fra legittimità e formalizzazione (contrattuale) all’interno del rapporto di lavoro. In parole povere: se questionato il lavoratore deve poter dimostrare documentalmente che i rimborsi rientrano in pregressi accordi formali (contrattuali) con il proprio sostituto d’imposta; se l’Agenzia delle Entrate contestasse al contribuente telelavoratore delle irregolarità sull’imponibile IRPEF relative ai rimborsi ottenuti, quest’ultimo dovrebbe disporre di pezze d’appoggio per chiarire la vicenda.

    Detto questo mi permetto di elargire alcuni semplici consigli – taluni al limite della paranoia..:

    Leggere i propri Contratti
    Il primo passo è quello di conoscere cosa prevedano i propri contratti, quello Nazionale ed i vari integrativi, il Regionale ed eventualmente quello Aziendale, riguardo ai rimborsi ed alla situazione telelavorativa; probabilmente si limitano ad un bel nulla ma c’è sempre l’eccezione che conferma la regola. Diversamente ci si può sempre rivolgere alle rappresentanze sindacali (RSU, RSA) per ottenere un chiarimento formale dall’azienda – perché di questo si tratta, non di vere trattative sindacali..! – a livello d’integrativo aziendale. Se niente di tutto ciò soddisfa contemplare l’opportunità di far mettere all’azienda nero su bianco la questione a livello di contratto integrativo individuale.
    Rendicontare dettagliatamente le spese
    Benché gli impiegati di molti uffici paghe siano comparabili a quelli del Fisco per come tentano, in ogni maniera, di portare acqua al mulino del proprio datore di lavoro – forse perché in cerca di premi di produzione?!? – i secondi possono fare molti più danni dei primi ma, soprattutto, sono addestrati con costanza per perpetrare questo risultato sfruttando qualunque appiglio. L’ufficio paghe, dunque, non va considerato come affidabile di fronte a dubbi di natura fiscale, specie se riguardante requisiti formali. Il principio è il seguente: anche se l’ufficio paghe si accontenta di un collage di scontrini per dare seguito al rimborso mensile in busta, provvedere con un altrettanto mensile rendiconto delle spese, firmato e poi sottoscritto (per accettazione) dal proprio diretto responsabile, consegnato all’ufficio paghe e da quest’ultimo timbrato (per notifica). Nelle grandi organizzazioni si fa comunque così, a garanzia del lavoratore così come del datore di lavoro, non solo ai fini fiscali. Suprefluo dovrebbe essere aggiungere che una volta ricevuta la busta paga il rendiconto va pinzato e conservato insieme ad essa, quantomeno fino al termine di prescrizione (fiscale) – indicativamente fino al 31/12 del sesto anno successivo alla mensilità archiviata.
    Farsi rendicontare dettagliatamente i rimborsi
    Alcuni uffici paghe, pur sapendo di sbagliare, non trascrivono con precisione i giustificativi dei rimborsi sulla busta paga limitandosi ad accorparli in un’unica, inintellegibilile – e pertanto non valida fiscalmente – voce fra i crediti del lavoratore. Una volta ottenuta una trascrizione valida si è già ad un buon punto. Meglio ancora, però, se l’erogazione del rimborso avviene in contanti, slegata dal versamento della retribuzione ordinaria e pertanto previa ricevuta – in alternativa attraverso bonifico bancario con esplicitata la causale del rimborso – firmata dal lavoratore. La certificazione del rimborso, sotto forma di ricevuta o di avviso della banca, va anch’essa allegata alla busta paga ed archiviata.
    Tracciare le autorizzazioni alle spese
    Per superiori e datori di lavoro vale lo stesso discorso fatto per gli uffici paghe: si accontentano spesso con molto meno di quanto richiesto dai solerti ispettori del Fisco, in questo caso persino a proprio danno perché l’eventuale contestazione all’imponibile del lavoratore può preludere a più di una grana ex post per il suo sostituto d’imposta. Ragion per cui, a tutela del datore di lavoro e del lavoratore, è preferibile che quest’ultimo si mostri piuttosto zelante nel formalizzare ogni richiesta, non solo per vedersi autorizzata una spesa per la quale sa di dover anticipare di tasca propria. Un botta e risposta, persino via e-mail, purché per iscritto, con chiunque sia legittimato a concedere l’autorizzazione, è più che sufficiente a placare qualsiasi successiva perplessità, anche quella fiscale od in sede giudiziale. Il cumulo delle autorizzazioni può essere allegato al suddetto rendiconto mensile delle spese ed eventualmente pinzato con esso alla busta paga da archiviare.

    Per essere un fautore del paperless office mi sembra di aver un po’ esagerato con le carte da archiviare. Va da sé, però, che, pur trattandosi di indicazioni «al limite della paranoia», sono orientate a soddisfare le potenziali richieste di un soggetto terzo, l’Agenzia delle Entrate, accreditate da una (non sempre chiara.!) normativa vigente. È proprio questa l’unica eccezione ad un principio, appunto quello del paperless office, che altrimenti prevedrebbe di non sprecare così futilmente (tempo, ..) carta e spazio per conservarla.

    Nota Bene: pure volendo aderire alla totalità dei miei consigli sarebbe sufficiente non più di un giorno al mese presso la sede aziendale – a fare, ovviamente, anche altro..

  • Dai, facciamo gli Indiani..!

    Dai, facciamo gli Indiani..!

    La questione del lavoro precario è oggetto di accalorate interpretazioni all’interno della attuale discussione1 sul Welfare,2 stimolate più che sopite dal recente referendum nelle fabbriche3 — dove la percentuale di lavoratori precari, peraltro, è notariamente inferiore rispetto, ad esempio, al terziario. Fra le questioni più controverse 4 c’è ovviamente quella relativa alla durata dei contratti a progetto e del loro rinnovo, dopo 36 mesi, non più in sede privata (l’azienda) ma istituzionale.

    Personalmente trovo ovvia la posizione di Confindustria — benché me la sarei aspettata più da Confcommercio o Confartigianato —, che annovera fra le sue schiere anche aziende molto piccole, nane, in cui è più sentita l’esigenza di precariato — pardon: flessibilità — e che deve comunque continuare a sostenere un determinato atteggiamento culturale; meno comprensibile, invece, è quella del governo, che dovrebbe aver ormai compreso con chi si trova ad avere a che fare.

    Tutti vogliono far portare allo Stato acqua al proprio mulino; non è uno scandalo. Il solo modo per affrontare tale empasse, quindi, è quello solito, vale a dire di girarci attorno, come si dice, “colpendo ai reni“. Un buon “guantone“, in tal caso, potrebbe essere costituito dal Telelavoro; il “pugno” ce lo dovrebbe mettere, invece, lo Stato.

    Dopo la mia vecchia idea d’impiegare il Telependolarismo per appressare il “costo della vita” dei precari al loro “costo del lavoro” eccone qui un’altra, orientata al sostegno dell’outsourcing in Telelavoro, con o senza Homeshoring.

    Il punto di partenza, e il fulcro di potenziali interventi, è il mercato del lavoro che, attualmente, e per varie ragioni, è favorevole ai datori di lavoro e pertanto — banale legge della domanda e dell’offerta, in un contesto che pare essersi dimenticato di Keynes — sfavorevole ai lavoratori. Almeno in Italia.

    Potendo godere degli stipendi tranquillamente corrisposti per le medesime mansioni in altri paesi UE, invece, i nostri precari (e molti altri) se la passerebbero davvero meglio. L’idea, dunque, sarebbe quella di farglieli percepire – magari un po’ ridotti – senza farli espatriare (e magari da casa o molto vicino ad essa). Il risultato sarebbe una riduzione dell’offerta nazionale di lavoratori che potrebbe portare ad un’indiretta sensibilizzazione delle aziende nei confronti del fenomeno precariato.

    Tecnicamente si tratterebbe di modificare la legge 30 in modo da non gettare l’idea dello Staff Leasing, inviso a molti, ma di trasformarlo in un presidio esclusivamente destinato a imprese che rivolgano all’estero i propri servizi. In parallelo si tratterebbe di sostenere, con finanziamenti e benefici fiscali – di soldi ce ne sono in abbondanza -, le aziende che volessero affrontare investimenti, tecnologici e non solo, atti a convergere verso questa modalità di business. Tra queste ci metterei ovviamente pure quelle che offrano servizi tipo Centro Satellite, e quindi anche gli Internet Café almeno un po’ evoluti e gli hotel dotatisi di servizi business. Nondimeno vedrei ottima la detraibilità o deducibilità fiscale dei costi di collegamento, in uso promiscuo, per i privati che dimostrassero di lavorare da casa, per l’estero o meno.

    L’obiettivo dovrebbe essere quello di osservare la nascita, o la riconversione, di aziende – non solo di somministrazione di lavoro e/o di recruitment, tutt’altro.. – completamente orientate al Mercato estero dei servizi. Un po’ come fanno i paesi (ormai ex-)emergenti, che svolgono in outsourcing una miriade di attività , da quelle che richiedono un basso livello di professionalità (i.e. call center ? customer service) a quelle altamente skillate (i.e. la produzione software).

    È proprio in questa “fascia alta“, tra l’altro, che si concentrano le delusioni dell’attuale generazione di laureati italiani – architetti, aziendali, letterati e, ahinoi, anche scienziati (di tutte le branche) – che spesso, dopo aver investito tempo e denaro nell’illusione di una condivisa (in teoria) aspettativa sociale, si ritrovano, magari, grazie al loro master in genetica, a poter ambire (anche) alla pulizia di un laboratorio per 8,00 € all’ora (al lordo ovviamente..), quando altrove verrebbero accolti a braccia (e tasche) aperte. Già me li vedo, dei bio-architetti (tipologia di architetti prodotta invano in Italia..), elaborare e/o correggere progetti di case e condominii francesi, tedeschi, inglesi, svedesi, etc. e poi restituirli a studi di questi paesi (in cui non si scherza né con l’ecocompatibilità né con il paesaggio, figuriamoci coi piani regolatori).

    Consentire a queste persone, e non solo – non ci sono soltanto cervelli in fuga, ma pure cervellini niente male.. -, di restare in questo paese pur lavorando per l’estero avrebbe almeno tre vantaggi collaterali: da un lato, riducendo il brain drain (a qualsiasi livello), si potrebbe arginare l’attuale, effettivo, spreco di risorse finanziarie spese per sostenere la formazione; dall’altro si potrebbe ottenere un aumento del gettito, incamerando tra l’altro capitali stranieri, non sommersi; infine ci si esporrebbe al rischio di una influenza indiretta nell’economia italica. Non sia mai che questo paese magari esca dal medioevo.

  • "Flexibility? Yes, of course"

    Davvero saliente il post di Banfi su Humanitech di qualche giorno fa (a proposito del report di Orange intitolato “Beyond Boundaries – The Emerging Work Culture Of Independence And Responsibility” [PDF]):

    Flessibilità desiderata, dunque. Il 44% se ne starebbe tranquillamente a casa almeno un giorno alla settimana. In molti, però, temono che l’assenza dall’ufficio potrebbe in qualche maniera allontanarli dal ciclo produttivo e dalla struttura organizzativa. Le imprese che gestiscono bene la flessibilitò, però, conclude la ricerca, migliorano i propri livelli competitivi e hanno maggiore successo nel trattenere i talenti.

    via Humanitech.it

  • Telelavoro Domestico e Mestruazioni

    Non vorrei vestire i panni, a me alieni, del femminista ma la prospettiva – tanto diffusa da sembrare mainstream – che vede nel Telelavoro un presidio per favorire le donne nel loro duplice ruolo di madri e lavoratrici mi avvilisce per quanto sia svilente di tale ruolo: che ci siano da sempre state donne lavoratrici per le più disparate motivazioni – ultima delle quali, magari, la propria auto-estrinsecazione – è un fatto noto, ma del resto questo è un tratto da tempo condiviso con tantissimi maschi; d’altro canto è pur vero che il Telelavoro Domestico, in tal senso, può rivelarsi molto comodo – anche per i mammi.. Pardon! I papà.. –, ma tutta questa storia puzza di “percezione di reddito” e non di lavoro, nel suo senso più lato – iniziando dalla professionalità..

    Sembra si voglia pigliare due piccioni con una fava: da un lato la genitorialità giustificherebbe la tolleranza verso il Telelavoro, dall’altro renderebbe persino giustificabile la minor performance (?!?!) supposta connessa con la condizione telelavorativa! L’idea, dietrologica, per cui vi sia una massa critica di opinion leader sufficiente a propugnare un revamping della percezione professionale secondaria delle donne di qualche decade fa mi ha anche toccato, tuttavia è per me talmente insopportabile che solo di fronte all’evidenza, e statisticamente dimostrata, cederei e le darei credito..

    Oltretutto tale connessione tra maternità e Telelavoro è estremamente limitata e limitante, in primo luogo per le donne: non tutte le donne hanno avuto, stanno avendo od avranno – è un trend sociologico ormai ampiamente dimostrato e diffuso in tutti i paesi avanzati – prole. Queste ultime non sarebbero giustificate nell’adottare il Telelavoro per altre ragioni, mentre le colleghe mamme sì?

    Il medesimo discorso potrebbe essere fatto per i maschi – e per fortuna i molti paesi i distinguo fra madre e padre, a livello di cure parentali, sono stati estirpati, anche a suon di leggi..! C’è, tuttavia, un’argomentazione che è tutta al femminile per non escludere le “donne-non-madri” dall’eligibilità al Telelavoro: le mestruazioni, quel fenomeno fisiologico – cioè incontrollabile, salvo abuso costante di estroprogestinici – e periodico che per molte donne rappresenta esclusivamente l’informazione di non essere rimaste incinte nelle ultime settimane ma che per una fetta (considerevole) costituisce anche un disagio di estremamente variabile entità, talvolta tale da costringere alcune all’assoluto riposo, fra i dolori (commercialmente denominati, appunto, “mestruali“)..

    Nel disagio, però, va compreso l’insieme di quei fastidii legati propriamente al ciclo mestruale: dalle variabili irregolarità alle problematiche fisiologiche, sino ad un vero e proprio quadro clinico psico-fisicamente sindromico. Questo si deve sia alle modificazioni fisiologiche che periodicamente avvengono nell’arco del ciclo mestruale sia al (pesante) coinvolgimento ormonale che, a sua volta, interessa pure il sistema nervoso (sia centrale che periferico). Infine, se sommassimo le incidenze delle alterazioni del ciclo (menorragia, metrorragia, etc), i disturbi clinici (ovaio micropolicistico ed endometriosi, etc.) e quelli a carico pure dell’umore (e.g. sindrome premestruale), raggiungeremmo una discreta percentuale nella popolazione femminile – tautologicamente più estesa ed importante (per frequenza) rispetto a quella delle “donne-madri“.

    Più che evidentemente la creazione di un contesto organizzativo in cui queste donne, a propria discrezione, possano usufruire, ogni mese, di qualche giornata – o mezza giornata! – di Telelavoro Domiciliare costituirebbe un beneficio. Non sarebbe risolutivo per le situazioni più gravi, quelle in cui è necessario il ricorso al medico di base per un’assenza per malattia, ma per tutti casi nei quali il commute quotidiano e la successiva permanenza in ufficio rappresenterebbero in sé un peso clinico senza dubbio sì! Di sicuro se il suddetto pensiero mainstream si ri-orientasse in tal senso andrebbe a intaccare, anche in termini di Consenso, una platea di beneficiari(e) più vasta di quella attuale..

    Un tanto premesso.. Il leit motiv di questo post non è la giustezza del consentire alle donne – per lo meno quelle in età fertile.. – la facoltà di prendersi, ogni tanto, una giornata di “lavoro a domicilio” – neanche si trattasse di lavorare al telaio durante la Rivoluzione Industriale, ma questa è (ancora!) la sua definizione giuridica, almeno in Italia..! – quale mezzo di conforto per gestire al meglio le mestruazioni bensì l’opportunità, per le organizzazioni, di studiare politiche di homeshoring intensivo allo scopo d’armonizzare il fenomeno delle mestruazioni, nel suo complesso, – come si è detto inevitabile! – con le esigenze produttive.

    L’argomentazione che segue è applicabile a tutte le organizzazioni a forte componente femminile – per ragioni trascendenti dallo specifico settore – ed è frutto del rilievo sulle osservazioni condivise (anche direttamente con me) da vari responsabili/direttori del Personale in questi anni, per i quali, in siffatte condizioni, le mestruazioni acquisiscono il tratto dell’epidemicità entro lo Staff, con le più che prevedibili conseguenze organizzative, anche a livello di assenteismo (legittimo).

    Se è la Biologia ad aver indagato sugli eterogenei disagi potenzialmente legati alle mestruazioni ed, in generale, al ciclo ovulatorio, la Sociobiologia ha aggiunto un minuscolo quanto fondamentale dettaglio: in comunità di donne strettamente a contatto l’una all’altra – come ad esempio in un ufficio, non soltanto in fabbrica..! – il ciclo mestruale di queste tenderà a sincronizzarsi.

    Grazie agli studi principalmente su primati si è giunti ad indicare in questo fenomeno una fitness evolutiva volta a ridurre la competizione riproduttiva tra le femmine dello stesso gruppo (branco): se tutte le femmine hanno il medesimo ciclo ovulatorio, e pertanto pure gli stessi periodi di fertilità ed infertilità, i maschi non otterrebbero vantaggio alcuno dall’abbandonare una partner copulativa per cercarne un’altra, e possono così dedicarsi anche alle cure genitoriali.

    Nelle femmine umane – che, avendo cicli molto più frequenti, non è detto intervallino fra di essi con una gravidanza –, invece, si pensa che questa sincronizzazione, osservata per la prima volta nel 1971 da Martha McClintock su un gruppo di 135 studentesse dello stesso dormitorio, favorisca la sincronizzazione dei parti, e quindi della cooperazione ed eventuale vicariazione nell’allattamento e cura, di gruppo, dei neonati: nelle società primitive con specializzazione sessuale delle mansioni ciò potrebbe essere stato estremamente utile perché avrebbe permesso alle donne, lasciate dai mariti andati a caccia, di occuparsi, organizzando dei turni, sia dell’allevamento che dell’agricoltura.

    Ad ogni modo, sia nelle femmine animali (e primati) che in quelle umane, il fenomeno, chiamato “Effetto McClintock“, dovrebbe essere propagato da stimoli olfattivi (semiochimici). Per le femmine umane, tuttavia, più di qualche autore suggerisce che ad influire siano anche stimoli visivi (vedere il comportamento altrui durante il ciclo). In entrambi i casi sarebbe comunque (più che) sufficiente la prolungata compresenza – come nella colocalizzazione lavorativa – per il manifestarsi del fenomeno.

    Il fenomeno non ha soltanto una valenza nosografica. Esso concorre, invece, a spiegare perché il tasso di assenteismo femminile risulti, quandanche scremato dalle astensioni riconducibili alle cure parentali, più elevato di quello maschile, e maggiormente connesso a un ciclo di 28 giorni. Secondo Ichino e Moretti (2006) la ciclicità su 28 giorni crea un’addizionale differenza del 44% (rispetto alle medie generali di tutte le età) fra le assenze delle femmine in età fertile (≤45 anni) e quelle maschili. Essi concludono che il ciclo ovulatorio sia il fattore determinante nelle differenze fra l’assenteismo maschile (più basso) e quello femminile – e tenuto conto che la loro ricerca denuncia che a causa di queste sensibili differenze i datori di lavoro, in genere, riservano alle donne livelli retributivi inferiori rispetto ai maschi, di certo non è possibile imputare loro una qualunque velleità maschilista..

    Quindi, da un lato abbiamo il fenomeno della sincronizzazione del ciclo ovulatorio, dall’altro un aumentato assenteismo, in base proprio a questo ciclo, nella forza lavoro femminile. Un’interazione fra i due fattori può ragionevolmente provocare una ciclizzazione di massa delle assenze – oltreché dei precedentemente citati disagi..

    È inoltre plausibile supporre che sulla sincronizzazione possa influire, in un qualche modo, pure la dimensione del gruppo femminile: in un primo momento magari come freno – data l’eterogenea ciclicità degli stimoli olfattivi e/o visivi – ed in un secondo momento come fonte – quando gli stimoli iniziano a stabilizzarsi. Un gruppo piccolo potrebbe sincronizzarsi in minor tempo di uno grande, e de-sincronizzarsi altrettanto celermente. Non ho avuto occasione di approfondire l’argomento, ma ciò potrebbe pure significare che tanto maggiore sarà la dimensione del gruppo, tanta sarà la stabilità dell’assenteismo ciclico dovuta alla sincronizzazione.

    Appare chiaro, pertanto, che se la remotizzazione domestica di una parte più o meno ampia della forza lavoro femminile di un’azienda potrebbe, da un lato, costituire un efficiente sgravio ai possibili disagi individuali – ad esempio statuendo la previsione del “Telelavoro Imprevisto“ –, dall’altro qualsiasi accorgimento (telecollaborativo) che emancipi il personale femminile da una coesistenza forzata e costante potrebbe sortire significativi effetti in termini di riduzione dell’assenteismo.

  • 10 Previsioni "apocalittiche" sul Telelavoro (in Italia)

    10 Previsioni "apocalittiche" sul Telelavoro (in Italia)

    Da tempo sono un estimatore di Satira Preventiva di Michele Serra: la sua arguzia e capacità retorica erano già inarrivabili ai tempi di Cuore. Ciononostante un tentativo di emularlo con una salva di dieci brutte imitazioni di fila dedicate al Telelavoro — mi son detto — posso anche farlo, se non altro perché difficilmente, benché la carne non mancherebbe, ci si potrebbe aspettare, con tanti temi sui quali deridere a destra e manca, un suo contributo anche su questo. In realtà il conteggio dovrebbe fermarsi a nove ma un sassolino dalla scarpa dovevo proprio cavarmelo…

    1. Spaurimento fra Giuristi, Sociologi e Sindacalisti: di fronte ad una inaspettata esplosione del Telelavoro come modalità di lavoro migliaia di operatori sarebbero costretti ad aggiornarsi mettendosi a studiarne le molteplici declinazioni oltre a quello domestico, le innumerevoli variabili — in primis tecnologiche — che lo connotano e l’assoluta promiscuità ed aleatorietà di situazioni che i primi due fattori possono provocare in combinazione fra loro. Molti fra questi finalmente si farebbero un corso di base di Informatica, essenziale per capire come utilizzare quella mailbox che il figlio o il nipote od un amico già aveva creato loro qualche anno prima e rimasta in cavalleria. Seguirebbero a ruota Fiscalisti e Consulenti del Lavoro, per capire se e soprattutto come considerare detraibili o deducibili determinate spese di subordinati e professionisti, ed infine a quale addizionale IRPEF locale votarsi correttamente…
    2. Angoscia fra le Società Emettitrici di Buoni Pasto, i Pubblici Esercizi e i non-Telelavoratori: potendo evitare di usare i voucher per comprarsi nei supermercati gli ingredienti dei pranzi al sacco da consumare in ufficio, compensando così di sponda la vera fondamentale uscita dei trasporti quotidiani, i telelavoratori (domestici) resterebbero impassibili di fronte alla riduzione delle erogazioni da parte dei datori di lavoro, in quanto variabilmente decaduta la sostituzione-mensa; più scomposta la reazione di bar, paninerie, self-service, etc. che si vederebbero ulteriormente segata una fetta dei potenziali avventori e, per questo, ma sempre invocando i costi di locazione, delle materie prime, nonché l’immancabile Stato succhiasangue, da un lato ridurrebbero il numero di camerieri non in nero e dall’altro aggiungerebbero per l’ennesima volta un 15-20% ai prezzi dei prodotti più in del menù, a cominciare dall’insalata, a questo punto arrivata a 20 Euro (condimenti esclusi). Comprensibile reazione dei non-Telelavoratori: ripiegare ancor più spesso sui supermercati, alimentando così la spirale inflazionistica innescata dai Pubblici Esercizi, mai dimostratisi pratici di Domanda & Offerta. Arrivati all’equivalenza “1 buono pasto = 1 bicchier d’acqua (purificata, non da bottiglia)” ci sarebbe il tracollo dell’intero sistema dei voucher, comunque come sempre già da tempo in ritardo con i rimborsi. Successive indagini individuerebbero in un certo Bernardo Lorenzo Madoffi l’architetto di una complessa operazione perpetrata grazie all’apprezzamento delle foto e delle grafiche contenute, fra un voucher e l’altro, nei blocchetti e col favoreggiamento di famosi critici d’arte contemporanea.
    3. Ansia fra Agenzie Immobiliari, Investitori e Notai: raggiunta l’età da figli ed attaccata al chiodo quanto basta la propria FoMO (“Fear of Missing Out“), e forse galvanizzati dall’elegia delle cittadine sonnolente ma molto più amichevoli di una volta di “Cars – Motori Ruggenti” — o, a seconda delle preferenze, “Se Scappi Ti Sposo” —, i telelavoratori inizierebbero concretamente a considerare la Provincia come una destinazione papabilissima pure per i restanti giorni cinque giorni a settimana in cui non la frequentano già per pranzi, gite fuori porta, ferie, feste comandate od, infine, per tornare dai parenti al paese. Sindaci golosi di nuovi contribuenti/utenti rincarerebbero la dose garantendo asili pubblici, doposcuola, centri estivi e forse anche servizi di babysitting, e non si dimenticherebbero neppure degli adulti: agevolazioni per chi volesse aprire ristoranti fusion, perentorie ordinanze ai bar perché imparino a mescolare i contenuti delle bottiglie e non solo mescerne una sola alla volta e soppressione delle rotatorie. Gentrificazione residenziale e business in grossa crisi. Gli istituti di credito non si scomporrebbero più di tanto e riaprirebbero le filiali accanto ai crediti cooperativi chiuse mesi prima.
    4. Smarrimento fra Criminalità Organizzata ed affiliati fra gli Imprenditori ed i Politici: ridotto l’afflusso di neolaureati dal Sud ed aumentato il riflusso di quelli oramai al sesto master, ora finalmente in possesso di un lavoro e che, preso il treno, si accorgono d’esser seduti nello stesso vagone dei loro datori di lavoro, anche loro di ritorno a casa, le mafie perderebbero buona parte delle giustificazioni per far arrivare soldi a fondo perduto per sostenere l’attività più di successo nel Mezzogiorno, cioè la prestidigitazione. I denari arriverebbero, sì, ma sotto forma di buste paga regolarmente tassate, direttamente sui conti correnti dei telelavoratori. Il colpo di grazia al Piano verrebbe dalle rilevazioni ISTAT sulla disoccupazione: complice un ancora ingenuo e quindi contenuto costo della vita, infatti, con le retribuzioni con cui al Nord tre persone potevano aspettarsi solo di condividere un monolocale al Sud sembrerebbe ci potrebbero vivere quattro persone; con un colpo di genio un parroco avrebbe suggerito a tutti di chiedere il part-time al 75%, tanto che il già aumentato numero di nuovi occupati nel territorio avrebbe dovuto essere ritoccato verso l’alto di un 33,33%. Su insistenza dell’ISTAT, non persuasa dalla relazione fra il 75% ed il 33,33%, questa verrebbe certificata da un ex-bocconiano, specializzatosi alla LUISS ed al momento al 41Bis per beghe di famiglia…
    5. Delusione fra Industrie Alimentari e di Integratori: riducendosi le occasioni di sminuire l’esperienza del pasto alle sole tre fasi di scelta, deglutizione e conto — o scelta, conto e deglutizione, a seconda del caso — i telelavoratori poco per volta, ripresa quel po’ di dimestichezza col proprio pollice opponibile, inizierebbero col tagliare il pane per imbottirlo, a seconda del momento della giornata, di dolce o salato, recuperando in breve l’abilità di processare pure pietanze più complesse come un uovo sbattuto od un’insalata — e chissà poi quali altre prove culinarie; parallelamente al recupero della manualità da parte dei telependolari, prima esercitata prevalentemente durante gli spostamenti con mezzi propri o pubblici, i cibi pronti ed i surgelati vedrebbero flettersi lo skyrocketing nelle vendite nelle ultime tre decadi, con la sola prevedibile esclusione dei prodotti dolciari, Nutella in testa. Per attenuare il problema le industrie alimentari si accorderebbero con quelle di integratori per una permuta: le seconde restituirebbero i principii nutritizionali alle prime, che a loro volta restituirebbero lo zucchero alle seconde, ben sapendo che queste lo rivenderebbero alla Ferrero per produrre ulteriore Nutella, così da compensare le perdite sul ricco mercato dei multivitaminici per evitare i mali di stagione.
    6. Panico fra Sindacati e Partiti Politici: andando culturalmente decadendo, seppur a macchia di leopardo, il tradizionale approccio commerciale del “io cedo del tempo a te, tu cedi del denaro a me” in favore di un più umanistico “io faccio un lavoro per te, tu me lo riconosci“, alcuni lavoratori, oramai dimentichi dalla logica del cartellino, comincerebbero a fingere di metterci lo stesso tempo e sforzo degli altri a completare le pratiche affidate loro, avendo intanto ristrutturato in economia un appartamento, lanciato un’attività secondaria di bed & breakfast, accompagnato i figli a tutte le attività pomeridiane e scritto alcune sceneggiature su base autobiografica già prelate da degli studios americani; ciò da un lato incrinando leggermente la percezione di equivalenza a priori dei lavoratori tanto cara al Sindacato e, dall’altro, minando lo Status Quo meritocratico, a sua volta tanto caro alle gerarchie burocratiche, specie nel Pubblico Impiego, con il sempre più concreto rischio che la Corte dei Conti possa in futuro basarsi sui rilievi delle differenti performance individuali, che nel caso dei telelavoratori sarebbero oltretutto genericamente aumentate di circa il 25%, per investigare su promesse elettorali di assunzioni, locali o di massa, passate all’incasso…
    7. Fastidio fra Società Sportive Professionistiche e (loro) Inserzionisti Pubblicitari: pur di riportare di peso in stadi e palazzetti dei capoluoghi i telelavoratori-tifosi rifugiatisi in provincia, e nella pay-per-view, le prime si vedrebbero costrette dai secondi ad organizzarne la logistica, persino quando la squadra è in trasferta, con prevedibili rosicchiature agli utili. I consulenti della Comunicazione e delle Public Relations dovrebbero convincere le star dello sport a prendere atto del cambio di prospettiva di molti fra i loro ammiratori: oltre a farsi fotografare in qualche località esotica o a dei party delle presenze in qualche sagra più importante, a gustarsi rigorosamente dei prodotti bio, non potrebbero che giovare alla loro immagine. Seguirebbero a ruota proprio le pay-per-view che, dopo le aspre proteste dei tecnici installatori, non più disposti ad accettare trasferte sotto-pagate, proporrebbero ed otterrebbero una legge per poter scrivere ancora più in piccolo, nelle pubblicità televisive e cartellonistiche, la dicitura “installazione gratuita solo per i non-Telelavoratori”.
    8. Amarezza fra i Trasporti (pubblici e privati) e la Ricettività: l’eventuale aumento della lunghezza delle tratte percorse dai telelavoratori non compenserebbe il flesso nella loro quota di impiego dei servizi; fra i più incarogniti i tassisti che, già colpiti da una rarefazione dei trasfertisti dovuta al sempre più abituale uso di Skype, vedrebbero contrarsi pure l’ampio segmento ombra dei clienti appiedati da mezzi overbooked, in vistoso ritardo o semplicemente non prensentatisi sul più bello alla fermata prevista; anche le controparti delle partecipate pubbliche di trasporto, con un ridotto chiavistello d’indignazione pubblica sulla qualità dei servizi, sarebbero in ambasce per capire come scagionarsi invocando il rimpolpamento degli investimenti in infrastrutture; il calo del trasfertismo colpirebbe pure le strutture ricettive, quantomeno quelle di medio livello, a causa dello spostamento degli investimenti immobiliari delle imprese dalle strutture operative a quelle uso foresteria, dotate di tutti i comfort e le necessità per i lavoratori ma soprattutto più celermente alienabili se se ne potesse oppure dovesse presentare l’opportunità; il fiutato business trasformerebbe in altri casi le foresterie, in comproprietà di partnership fra imprese, in veri e propri alberghi dotati di centri congressi, presso i quali farsi finanziare le job fair universitarie e non…
    9. Disappunto fra Telco ed ISP: più di qualche telelavoratore, definito da molti focus group ed in altrettante riunioni strategiche «anarco-fondamentalista» — in realtà semplicemente con un piano dei rientri periodici in sede molto più di ampio respiro —, oserebbe trasferirsi in posti ameni di montagna o di campagna dove non prende il segnale e l’unica connessione possibile è quella a 56K; in certi casi i trasferimenti sarebbero supportati dai datori di lavoro, chiamati negli stessi focus group e riunioni «traditori della patria», e fatti da gruppi di lavoratori, che potrebbero così fondare delle sedi distaccate. Gli amministratori degli enti locali, a quel punto chiamati «sporchi collaborazionisti» nelle riunioni ma non da tutti i partecipanti e comunque non nei focus group, farebbero così tanto fuoco e fiamme presso i loro canali politici da ottenere una legge nazionale sulla “connettività nei posti ameni“, costringendo al potenziamento di linee fisse e mobili le telco, ancora ignare del fondamentale contributo alla causa dell’Ente Nazionale Turismo, mantenutosi ufficialmente in disparte per tutto il tempo della querelle. Il relativo advertising, oltre a qualche figone e momenti di gaudio & sollazzo, dovrebbe iniziare a contemplare mucche, feste del patrono ed il lento passare delle stagioni…
    10. Puro terrore fra Software House e Web Agency: l’aumento della domanda di applicazioni client svincolate da un’installazione su una o più specifiche postazioni da ufficio lascerebbe dapprima atterite entrambe e, poi,  le costringerebbe a sciogliere gli indugi e collaborare; le prime dovrebbero imparare nuovi linguaggi ed approcci — ché le accozzaglie di comandi ed il cd. “Frankensoftware” (programmi fatti con pezzi di altri programmi) già non si posson più vedere! —, le seconde capire che cool e multimediale spesso non fanno rima con utile e funzionale; tutto, nell’arco di qualche semestre, nella chetichella generale, passerebbe su interfaccia Web (Web Application) richiedendo solo un browser – magari di un device mobile… – per essere fruibile da qualsiasi luogo.

    È fuor di dubbio che almeno questa ultima previsione — che soltanto tale non è: già nel 2001 progettai l’evoluzione di un’intranet aziendale in servizio distribuito appoggiato, solamente appoggiato, a diversi Application Server di Microsoft (e.g. Sharepoint) — non solo si sia già avverata ma l’abbia fatto oltre ogni mia più rosea aspettativa o speranza…

  • I rischi connessi ad un "ping affettivo" morboso

    I rischi connessi ad un "ping affettivo" morboso

    Dai rilievi di un recente sondaggio britannico, segnalato anche dalla BBC e volto a profilare il consumo di telefonia mobile da parte dei giovani e dei loro genitori, emergono almeno due fenomeni: che i ragazzi fra gli 11 e i 17 anni usano il cellulare prevalentemete per gli SMS (i messaggini) piuttosto che per le telefonate e che molti di loro, se il telefono non squilla neppure una volta durante la giornata, si sentono soli, non voluti, «fuori dal gregge». Una sensazione alla quale sono soggetti anche i genitori: l’11% ha ammesso sentimenti analoghi (26% dei ragazzi, fra i quali soprattutto le ragazze). (altro…)

  • Telergofobia, questa conosciuta..

    Pare che occuparmi di Telelavoro solletichi molto il mio “orgoglio etimologico“. Infatti, dopo aver dato i natali a “Criptotelelavoro“, voglio introdurre un altro etimo, questa volta seminuovo.

    Esiste già, invero, un termine per il fenomeno in questione ed è “Telework Phobia” (la paura, l’avversione nei confronti del Telelavoro) oppure “Telework Skepticism” (la sola sfiducia o diffidenza), tuttavia, oltre all’anglofonia, secondo me appare un po’ troppo naïf e troppo poco tecnicistico..

    Pertanto, per onorare pure la mia provenienza ginnasiale, vorrei proporre come alternativa omnicomprensiva un composto neoclassico che unisca la parola greca moderna per “Telelavoro” (“Τηλεργασία”) ad “Ergofobia” (il terrore del lavoro, del luogo di lavoro, dei colleghi..). (altro…)

  • Telelavoratori del 2000

    La Third European Survey on Working Conditions 2000, pubblicata qualche settimana fa, offre un interessante spaccato, benché un po’ troppo out of date, sulla situazione dei telelavoratori europei all’inizio del nuovo millennio. Gran parte delle informazioni che vi si evincono non costituiscono, in realtà, una grossa novità; a destare, invece, un certo compiacimento è la sussistenza, finalmente, di riscontri oggettivi. (altro…)

  • Imbastire una Workstation Domestica

    Una premessa: questa non vuole essere una guida buonista – fra le tante..! – in cui si spiega come ricavare in un’abitazione, sia essa un appartamento od una villa, uno spazio dove potere lavorare coniugando obblighi personali e professionali. Questa vuole essere una guida cattiva, prevalentemente tecnica, dalla quale trarre spunti per realizzare, ma senza svenarsi, una vera e propria Stazione di lavoro, affidabile e soprattutto versatile. (altro…)

  • L’aumento della Produttività – I dati

    L’aumento della produttività è stato da sempre uno dei cavalli di battaglia dei fautori del Telelavoro, con il quale questi ultimi hanno cercato di favorirne l’appeal presso il pubblico dei potenziali fruitori fra i datori di lavoro: una frangia in cui le resistenze avverso a questa modalità di lavoro non sono mai mancate, sull’onda del classicissimo pregiudizio in base al quale, in assenza di una pressante supervisione, i lavoratori tenderebbero a poltrire ed in generale ad essere meno “sul pezzo“.. (altro…)

  • Telelavoro ≠ Telependolarismo

    TeleWork (tele-lavoro) e TeleCommuting (tele-pendolarismo) sono due termini usati spesso in maniera equivalente. La differenza principale, nell’uso comune, è che “Telecommuting” è impiegato soprattutto negli USA mentre “Telework” (insieme ad “e-work“, “lavoro elettronico“) è impiegato in Europa e nel resto del mondo. (altro…)

  • Il “Cripto-Telelavoro“

    Coniare propri neologismi è uno sport estremamente diffuso, e anch’io voglio cimentarmici, specie in tal caso, in cui lo scopo è, se non sociale, almeno sociologico. La nuova parola di mia invenzione è “Criptotelelavoro” (o “Telelavoro Occulto“), che dovrebbe indicare..

    “una qualunque situazione in cui avvenga telecollaborazione senza che quest’ultima, tuttavia, venga ufficialmente riconosciuta..”

    ..da uno o più attori (lavoratore/i, colleghi, superiori, datore di lavoro, etc.) del setting lavorativo, tantomeno contrattualmente.

    Preferisco molto di più questo termine di quello impiegato da Hans-Jürgen Weißbach dal 2000, ossia “Shadow Telework“.
    (altro…)

  • Il Thread, questo sconosciuto

    Il Thread, questo sconosciuto

    Premessa: volenti o nolenti, fiduciosi o scettici, early adopter oppure cronici ritardatari, un po’ in tutte le aziende, anche nell’italica penisola, sta affermandosi l’uso della posta elettronica per il trasferimento di informazioni e/o di documenti non ancora stampati (…) – chiamarla “virtualizzazione“, o meglio ancora “dematerializzazione del workflow” (impiegatizio) sarebbe troppo ottimistico, nonché prematuro e naïf; posta la semplicità d’uso dello strumento – metti un indirizzo, metti un oggetto ed un subject, un corpo e magari un allegato, premi “invia” ed è fatta… –, poi, anche ai lavoratori con una preparazione meno che minima all’impiego del binomio PC + Internet può esser richiesto di presidiare la propria e/od un’altrui mailbox.

    Seconda premessa: data la fluttuante percezione, tendente alla formalità oppure alla non formalità, della comunicazione via mail — “verba volant, scripta manent“… — quest’ultima vede crescere sempre più il proprio appeal presso quella, tutt’altro che infrequente, tipologia di lavoratore che, nel premere “invia“, scorge l’opportunità di scaricare il barile, pure in perfetta bona fide, ad un qualsiasi interlocutore. In una ordinaria situazione organizzativa nella quale la gestione della corrispondenza costituisce – e soprattutto rappresenta (soggettivamente) – solo una fra le molte impellenze del lavoro da fare, infatti, è facile che ne scemino il valore e la strumentalità percepiti, a favore di una, altrettanto percepita, occasione per fugare o quantomeno contenere lo spesso crescente Distress.

    Eustress (Stress “buono”) & Distress (Stress “cattivo”)

    In tal senso – non va, tuttavia, sottovalutato lo zampino dell’onnipresente (!) Attenzione Parziale Continua! – la facoltà di spegnere, il più rapidamente possibile e con pochissime mosse – ed una qualunque ricognizione sulla corrispondenza pregressa può comportare concentrazione e, soprattutto, tempo… –, quantomeno una parte della propria sollecitazione rappresenta una tentazione cui resistere è tanto più arduo quanta è la percezione, realistica o meno, di tale sollecitazione – il che, d’altronde, candida qualsiasi eccessiva/sospetta frettolosità non altrimenti motivabile (…) nella gestione delle email ad eventuale fattore/sintomo (in un “quadro sindromico“…) di incipente o conclamata condizione da Stress Lavoro-Correlato…

    Terza premessa: la larghissima penetrazione, a partire dalla sfera individuale/personale alla conquista di quella professionale, che la Messaggistica Istantanea avanzata – e d’altro canto pure semplificata… – (WhatsApp, Telegram, etc.) sta avendo sulla popolazione tutta sta, altresì, almeno agli occhi degli early adopter, avendo un effetto di imbarbarimento dei costumi e delle prassi della corrispondenza elettronica: disinvolta trascuratezza persino sui principii più semplici – ed utili..! – della Netiquette (assenza del subject, valanga di allegati pesanti, …), frettolosità (eccessiva) nei reply – neanche si trattasse di mettere un “like” o uno “share” al post di un amico..! – e nei forward e chi più ne ha più ne metta…

    Un tanto premesso fra le pratiche più perniciose nell’ab…uso della Posta Elettronica sta affermandosi, un po’ per la ormai abitudinaria istantaneità della comunicazione ed un po’ per l’”effetto scarica-barile“, è la tendenza alla (ripetuta) “Novazione dell’Oggetto del Messaggio“, in barba al fatto che quasi tutti i gestori email (client o Webmail) trattino correntemente ed efficacemente (…) il threading entro cui incorniciare una specifica Corrispondenza Elettronica… Ancora una volta è la carenza di alfabetizzazione – o, per meglio dire, di vera e propria educazione di base all’uso di questi strumenti… – il contesto in cui siffatte “devianze” metodologiche si ingenerano o semplicemente vengono tollerate fintantoché non diventano dispersive – a detrimento dell’efficienza..! – prassi aziendali.

    Corrispondenza & Comunicazione

    Per fare un po’ di storia si potrebbe cominciare evocando la Letteratura. Almeno in quella occidentale un genere noto a tutti è quello della cd. “corrispondenza epistolare” fra un autore ed un altro, o fra un autore e qualcun altro – ad esempio il caro amico o la donna amata: Tizio scrive a Caio, il quale risponde al primo riferendosi precisamente ad una o più epistole (lettere manoscritte) della loro, appunto, “corrispondenza” pregressa; benché i due si conoscano e verosimilmente sappiano (implicitamente) ciò che si sono scritti in precedenza, più o meno esplicitamente ciascuno, per agevolare la controparte – nel cd. “information retrieval/recall“, visto che non è detto vi sia la possibilità materiale di consultare il pregresso e la memoria può fare cilecca… –, può far riferimento a precisi “segmenti” (pezzi) dei contenuti precedentemente esposti dall’uno e/o dall’altro. Questi riferimenti, che spesso si declinano in pedisseque citazioni (e.g. «In merito a quanto da te espresso affermando che… bla bla bla…») del pregresso, solo apparentemente corrispondono ad una (mera) manifestazione di cortesia o semplice buona educazione: come spesso accade, infatti, nati con un intento prettamente funzionale (agevolare la contestualizzazione del discorso), sono stati, con il tempo, codificati socialmente all’interno di ciò che chiamiamo “buone maniere” – di cui molti interlocutori insistono (…) ancora a tener conto (nel valutare le proprie controparti)..!

    Nella comunicazione istituzionale ed organizzativa, e non solamente per la potenziale valenza giuridica di ciò che viene discusso – e di come viene discusso… –, la questione si complica ulteriormente, innanzitutto perché a diventare potenzialmente più articolate sono l’entità (più persone) ed il ruolo sia del/i mittente/i che del/i destinatario/i e poi perché, ancor più banalmente, può crescere imprevedibilmente la quantità di corrispondenze concorrenti e, con essa, il rischio, organizzativamente parlando, di disordine/rumore…

    Tipici elementi di una cd. “Lettera Commerciale” (nel mondo anglosassone)

    Sicché, dai tempi del (solo) cartaceo in poi, le organizzazioni si sono dotate di protocolli (insiemi di regole e formalismi convenzionali), nonché di un copioso armamentario di strumenti di cancelleria, nonché, infine, di mansioni professionali dedicate, al precipuo scopo di imbrigliare la molteplice corrispondenza evitando quanto possibile il disordine, e questo sia nella comunicazione formale con l’esterno che in quella interna: all’arrivo di una missiva la stessa dovrebbe presentarsi in un format (grafico e contenutistico, ad es. la cd. “Lettera Commerciale“) tale che sia possibile, da un lato, rinvenirne a colpo d’occhio gli elementi distintivi (mittente, oggetto, …) e, dall’altro, trovare materialmente lo spazio per apporvi, magari con un timbro, la codifica organizzativa interna (cd. “protocollazione” – in italiano).

    Mi risulta quasi divertente quando i miei allievi si sorprendono del fatto che le stesse posizioni degli elementi di una lettera commerciale – ad esempio quelli tipicamente allineati a destra nel format italiano – siano tutt’altro che casuali ed invero funzionali all’archiviazione in raccoglitori, con tanto di eventuali forature e/o spillature, ed all’apposizione di timbri e quant’altro…

    Non casualmente, pertanto, sin dagli albori della posta elettronica si è tentato di trasferire questi, ormai, requisiti di organizzabilità dei flussi di corrispondenza nelle funzionalità di server e client email, persino in una dimensione d’uso prevedibilimente nonché auspicabilmente più individuale (titolare dell’account) o circoscritta (co-titolari dello stesso account, titolare + vicario/i, titolare + segretario/a): ciascun messaggio in arrivo, ad esempio, può essere raccolto in una specifica cartella/directory (o sotto-cartella/sub-directory) in una struttura a radice e/o tassonomizzato apponendovi uno o più “tag” e/o categorie di classificazione, magari pure in maniera automatizzata (imponendo specifiche “regole” di “filtraggio” della posta); d’altro canto la automazione – sempre basata su regole già definite o definibili dall’utente… – disponibile in un qualunque client può estendersi alla risposta automatica ed all’inoltro automatico di un messaggio. Fra le utilità di un gestore di posta c’è anche la (automatica) organizzazione dei messaggi in arrivo in specifici thread (“filoni“), che corrisponde, ottimizzandola, alla best practice, nella corrispondenza formale tradizionale (cartacea), al riferimento, nella replica ad un messaggio, anche al “protocollo in uscita” di questo, oltreché all’oggetto (ad es. “Concessione autorizzazione avvio lavori – vs prot. 12345/2002“), tipica dell’ambito istituzionale.

    Threading dei messaggi

    Nel trattare qualunque messaggio email sia i client che i server ne contemplano le intestazioni, di norma invisibili all’utente finale nonché generate in automatico dai sistemi, sulla base di standard globalmente condivisi (e.g. RFC 2822), e nella fattispecie gli headers (intestazioni) seguenti…

    • “Message-ID” → IDentificativo univoco (unico) dello specifico messaggio, eventualmente figlio (“child“) di un altro messaggio;
    • “References” → lista di Message-ID antecedenti/genitori (“parent“) allo specifico messaggio;
    • (e/o) “In-Reply-To” → singolo Message-ID “parent” dello specifico messaggio…

    …possono definire esattamente la posizione di un messaggio all’interno di un suo (eventuale) “albero genealogico“, ovverosia la “conversazione“/thread (specifica corrispondenza) cui potrebbe appartenere, che a sua volta è rappresentabile, tipicamente da un client, attraverso un algoritmo.

    Tipica rappresentazione di un thread (Parent) – e di sub-thread (Child/Parent) – in un client email:
    ogni thread può essere esploso (expand [-]) o ridotto (collapse [+]) per personalizzare la visualizzazione.

    In estrema sintesi: ogni volta che decidiamo di pigiare il Reply ad un messaggio in arrivo provochiamo la creazione di un nuovo Message-ID, cui associamo anche l’ID del messaggio ricevuto – e tutti quelli che l’hanno preceduto –, predispondendo per l’incorniciamento del tutto nel medesimo thread. L’opportunità che il threading offre, a questo punto, dovrebbe essere emersa, ed è pure ben più utile dal mero copincolla automatico del Body e del Subject – cui aggiungere un “RE:” (reply) od un “FW:” (forward): consentire, nel contesto dei vari flussi di comunicazione necessariamente complessi tipici della comunicazione in ambito organizzativo (Ordini di Servizio, Stati di Avanzamento Lavori, etc.), una ulteriore opzione di strutturazione dei messaggi – e dunque pure recupero! –, totalmente automatica, rispetto alla tassonomizzazione in base a cartelle/categorie/tag, che, diversamente, può essere solo semi-automatica (e.g. applicazione dei “filtri“); pertanto il threading va considerato il primo se non anche primario metodo di archiviazione automatica dei messaggi in arrivo (*) a disposizione dell’utente – laddove per “archiviazione” si voglia intendere un procedimento “intelligente ed intellegibile” e non il mero stocaggio dei messaggi…

    (*) …Tenendo presente che svariati client di posta elettronica contemplano gli interi thread, comprendenti sia i messaggi ricevuti che quelli inviati:

    • risposte di altri ad un proprio messaggio iniziale;
    • proprie risposte a messaggi altrui;
    • risposte altrui a messaggi altrui.

    Corrispondenza e Threading

    Vale forse la pena, a questo punto, avanzare una distinzione terminologica, anticipando sin da ora che lo scopo di un’adeguata educazione all’uso utile della posta elettronica è giustappunto la riduzione di tale distinzione, ossia la capacità, da parte di mittenti e destinatari, di avvicinare il più possibile i due termini, proattivamente coscienti che il rispetto/adesione (compliance) al secondo funge da facilitazione (operativa) per il primo:

    “Corrispondenza/Conversazione Elettronica“
    L’insieme complessivo di messaggi percepibili da mittenti e destinatari come appartenenti ad un dato tema, generale – in ambito organizzativo potrebbe essere un intero progetto – oppure specifico – ad esempio una specifica attività (task) o sub-attività (sub-task) progettuale. È il “lato umano” della faccenda…
    “Threading“
    Il procedimento (automatico) grazie al quale un messaggio viene fatto appartenere ad una filiera (insieme) di altri messaggi qualora in risposta (reply) ad uno qualsiasi di questi. Costituisce l’”opportunità digitale” della faccenda…

    Dalla “naïvité” al “professionalism” nell’impiego del threading nella corrispondenza elettronica – si noti il ruolo
    del Clima (ambiente organizzativo) quale co-fattore per la maggiore oppure minore compliance fra i due.

    Far aderire maggiormente le proprie corrispondenze ai threads, d’altro canto, è tutt’altro che complicato… Tuttalpiù trattasi di mantenere, con costanza, una serie di buoni propositi prima ancora d’”istanziare” una nuova corrispondenza:

    1. Essere dotati di una policy, aziendale o personale, per la cancellazione dei vecchi messaggi (e.g. solo dopo tot mesi), evitando il controproducente costume di cancellarli via via che vengono letti (…) – neanche si trattasse di notifiche di un social network;
    2. (Proporzionalmente alla complessità/eterogeneità delle potenziali corrispondenze…) aver già predisposto per un’archiviazione, manuale e/o automatica, dei messaggi in cartelle (e sotto-cartelle), procedendo alla collocazione nelle stesse dei messaggi già trattati (letti, eseguiti, cui è stata data risposta, etc.);
    3. Essere per lo meno abbastanza aggiornati con la lettura dei pregressi messaggi in “Posta in Arrivo“, in maniera da essere, il più frequentemente possibile (…), capaci di…
    4. …fare mente locale per capire se un dato tema possa essere stato già trattato, sapendone recuperare il/i messaggio/i originario/i e scegliere quello più opportuno cui fare Reply;

    Se e solo se nessun messaggio email precedente può essere sfruttato per agganciarvi una replica, allora, mantenendo altri buoni propositi, è plausibile la creazione di un Subject ex novo e pertanto di un nuovo thread/corrispondenza – tenendo conto che diversi client email consentono l’ereditarietà di “References” e “In-Reply-To” persino alterando un Subject originario, laddove in Reply ad un messaggio precedente:

    • Ideare un Subject “parlante“: corto e tuttavia il più possibile rappresentativo…
      • …dell’insieme di contenuti trattati nel corpo del messaggio (potenzialmente difficile, soprattutto se tali contenuti sono tanti ed eterogenei → indicato a chi è assai talentuoso nei riassunti…), ad esempio…Debrief cliente "XYZQ" — primo incontro…, in cui la sola informazione evidente è il verosimilmente nuovo cliente, e pertanto tutto il peso informativo è calcato sui contenuti…
      • …e/o dell’argomento – una data commessa, una fase della stessa, un cliente, etc., – cui i contenuti del messaggio si riferiscono (più affrontabile perché l’unica variabile da considerare è il livello di prospettiva, dal macro al micro, sull’argomento), ad esempio…Dettagli affitto stand…, in cui chiaramente ci si aspetta che il/i destinatario/i sappia/no del perché, del percome e forse anche del quando sussista tale volontà di disporre di uno stand in una qualche manifestazione…
    • Evitare il Subject "Post-It", non "parlante“ poiché scevro da una qualsiasi contestualizzazione (vedasi il punto precedente), ad esempio…
      Ti ha cercato il Dott.Rossi……con nel Body esclusivamente un numero di telefono…
      Ti prego di stamparmi…senza Body e contenente esclusivamente un allegato, magari pesantissimo – e quindi da scaricare già solo per capire di che si tratta…
      Sala Riunioni

      …, che possono essere anche comprensibili in una chat o su WhatsApp et similia ma che perdono tutto il loro "effetto immediatezza" nella mailbox, più idonea al (noto) uso asincrono…

    • Impiegare codifiche del Subject, purché convenzionali (condivise fra tutti i mittenti ed i destinatari, per esempio su policy aziendale!), proporzionalmente alla complessità/eterogeneità delle potenziali corrispondenze (e.g. più progetti concorrenti), ad esempio…"Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > Rilascio > Slittamento data …, e, d’altro canto evitare codici, abbreviazioni e terminologia specifica qualora non globalmente condivisi (in precedenza), ad esempio…Riass.Fin Pol. 1234567890/2003…intentendo "Polizza di riassicurazione finanziaria n°1234567890/2003".

    Nota bene: trattasi solamente di consigli di buon senso, ovviamente… Saper sommarizzare (“summary“) alla perfezione, nel Subject, i contenuti del Body è un’arte e nemmeno ai “maestri” tutte tutte le opere riescono sempre… L’importante è non propendere costantemente per lo (sciatto) atteggiamento inverso!

    Novazione e Gemmazione del Subject

    Una “novazione” del Subject si ha ogniqualvolta, anziché preoccuparsi di recuperare l’ultima email di una corrispondenza esistente e farci un semplicissimo reply, rispettando così il threading, la persona pigia “Nuovo Messaggio“, cominciando così un nuovo thread. All’apice di una ipotetica “classifica dei casi più dementi in cui si nova un Subject” camperebbe, senza alcun dubbio, il seguente esempio:

    Thread esistente:
    • Richiesta monitor più grande (>= 19'')
      • Re: Richiesta monitor più grande (>= 19'')
        • Re: Re: Richiesta monitor più grande (>= 19'')
    Subject novato:
    Richiesta monitor più grande (>= 19'')(esattamente uguale all’originario)

    …anche nelle tanto subliminali quanto laconiche varianti…

    Subject novati:
    Richiesta monitor più grande (>= 19'') URGENTE
    URGENTE Richiesta monitor più grande (>= 19'')

    In questo caso il mittente palesa la propria ingenuità nel pensare che l’”etichettamento” come “urgente” – che pure potrebbe essere trattato con un semplice intervento sui filtri ma che predefinitamente un client non riconosce, né il destinatario è portato a scorgere naturalmente – prioritizzi, neanche si trattasse del classico “timbro rosso” sulle missive cartacee (di un tempo), la rilevazione e la lettura del proprio messaggio rispetto ad altri.

    Nota bene: una prioritizzazione di sistema dei messaggi è già supportata da molti client di posta (intestazioni: “Priority“, “X-Priority“, “X-MSMail-Priority“ e “Importance“) od è emulabile con un’ulteriore codifica nel Subject, eventualmente usando una gemmazione del Subject entro il thread (vedi sotto).

    Ogniqualvolta il partecipante a una corrispondenza – e nella comunicazione organizzativa i partecipanti, ad es. i membri di un team, potrebbero essere molti..! – nova un messaggio nonostante avrebbe potuto ricondurlo a quella esistente fuoriesce dalla stessa, slegandola dal thread e quindi annullando il supporto offerto dal mezzo tecnologico – non solo per sé ma anche e soprattutto per tutti gli altri partecipanti..! – ed, in definitiva, provocando “Rumore Comunicazionale“. È ormai assodato, assurgente pure ad immanente problema lavorativo, che ciò si traduca in un lievitamento dei tempi richiesti alla mera gestione (ordinaria) della posta in arrivo ed una crescita del rischio (di perdersi comunicazioni importanti, di non rispondere in tempo, etc.), ovverosia un surplus di sforzo che non può non distogliere risorse (mentali, strumentali, etc.) dal lavoro davvero da fare…

    Una “Gemmazione” del Subject, invece, si ha quando si altera il Subject di un messaggio in Reply (od in Forward) ad un altro, ossia rispettando il thread. Una volta testato (empiricamente) che il proprio client email supporti l’ereditarietà di “References” e “In-Reply-To” è possibile cogliere tutte le opportunità di questa funzionalità. Il più classico nonché virtuoso esempio ricalca il comportamento (umano) nei thread dei forum e prima ancora nei newgroup (e.g. [SOLVED]), col (nuovo) Subject gemmato per enfatizzare la soluzione di un problema e lasciando alla lettura del Body i dettagli di tale soluzione:

    Thread esistente:
    • Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
      • Re: Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
        • Re: Re: Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
          • Acquistato monitor widescreen 28''(gemmazione)

    Un’altra tipica eventualità di gemmazione si può avere in caso di un’evoluzione della priorità codificata (“Pn” → “P0“) nel Subject:

    Thread esistente:
    • P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
      • Re: P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'')
        • Re: Re: Re: P0 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24''), monitor fuori uso!
          • P0 Disponibilità altro monitor(gemmazione in priorità)
        • Re: Re: P2 Richiesta monitor più grande (widescreen >= 24'' + touchscreen)
          • Re: Re: Re: P2 Acquistato monitor widescreen+touchscreen 28''(gemmazione con mantenimento della priorità)

    Un altro tradizionalissimo esempio, dalla virtuosità soltanto un po’ meno banale ma che è il più rappresentativo di una gemmazione vera e propria – laddove nel precedente esempio all’alterazione dell’oggetto del messaggio corrisponde pure la chiusura della corrispondenza/thread –, riguarda la differenziazione del Subject in base a ciascun specifico sotto-tema del Subject e/o del Body del messaggio:

    Thread esistente:
    • "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief (31/08|11:30)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Richiesta Spostamento Orario (31/08|15:30)
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Richiesta Spostamento Data (01/09|09:30)
          • Re: Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Nuova Convocazione (01/09|09:30)(gemmazione basata sul Subject)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Accordi con Partner
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Accordi con Partner > NO
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Aggiornamenti Software
        • Re: Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief > Aggiornamenti Software > OK(gemmazioni basate sul Body)
      • Re: "Cliente XYZQ" > "Commessa 123" > OdG Team Brief (01/09|09:30) > Nuovo OdG(eventuale gemmazione di recap)

    Nota bene: seppur l’ereditamento di “References” e “In-Reply-To” sia del tutto omesso da molti client Webmail – GMail, ad esempio, consente di modificare un Subject in reply o forward, ma determinando una novazione… – è facile osservare come già un Subject ben codificato permetta contemporaneamente di:

    • Predisporre filtri permanenti e/o fare estemporanee ricerche basate, in maniera implicitamente gerarchica («“Cliente XYZQ” > “Commessa 123“» rileverà messaggi differenti da «“Cliente XYZQ” > “Commessa 234“», e così procedendo…), sul Subject;
    • Poter emulare la medesima operazione, ma “a colpo d’occhio” (Visual Pattern Recognition), su un elenco di messaggi, ad esempio la “Posta in Arrivo” e la “Posta Inviata“, visibili in una singola schermata – purché non si sia affetti da deficit visivi (ad es. di campo visivo) tali da essere di norma costretti a leggere riga per riga, o quasi…

    In sintesi, quantomeno l’archiviazione in cartelle e sotto-cartelle, quella automatica così come quella manuale, godrà di sotanziali benefici in termini di tempo impiegato – e non sprecato…

    Ridondanza dei contenuti + novazione del Subject

    Per comprendere appieno il (potenziale) significato (…) di un messaggio all’interno della comunicazione in ambito organizzativo potrebbe essere utile fare un parallelismo con i sistemi di Ticketing che poco per volta stiamo abituandoci ad utilizzare per segnalare guasti e disservizi ed ottenerne la soluzione, e che, non a caso, sfruttano lo stesso concetto di threading, sia che li si impieghi da interfaccia (e.g. Web) sia che se ne ricevano notifiche via email:

    1. Tizio effettua una segnalazione di guasto, seguendo, ma non necessariamente, una procedura guidata:
      • Guasto specifico/singolo (alcuni sistemi consentono esclusivamente questo tipo di segnalazione, imponendo all’utente la cd. “apertura” di più ticket…) classificabile nelle casistiche previste;
      • Guasto multiplo: lista di guasti specifici.
    2. Il sistema la registra ciascuna segnalazione attribuendole uno specifico IDentificativo, inoltrando una notifica di ricezione a Tizio, e la le smista agli operatori di supporto disponibili nonché in base alla classificazione del guasto;
    3. Un operatore viene assegnato alla ciascuna segnalazione ed il sistema notifica a Tizio questa “presa in carico“;
    4. La Ciascuna segnalazione viene processata dall’operatore in…caricato, eventualmente mettendosi in contatto per Tizio per ulteriori informazioni;
    5. A Tizio viene notificata la risoluzione…
      • Totale (i.e. guasto singolo);
      • Parziale (i.e. in guasti multipli), eventualmente predisponendo per l’apertura di nuovi ticket – così, “loop-ando” (…), nuovamente al punto 1 fino alla soluzione di tutti i guasti/disservizi…

      …da parte del sistema o dell’operatore, facendo passare lo status del ticket (segnalazione) da “aperto” a “chiuso“.

    Così come un ticket “aperto” (segnalato) va anche “chiuso” (risolto), ugualmente il task (attività, singola o multiple) tipicamente contenuto/aperto in un “Ordine di Servizio” inviato da un superiore in gerarchia, ma anche da un Cliente – il primo, secondo diversi approcci organizzativi, andrebbe considerato fra i tanti “clienti interni” all’organizzazione… –, va eseguito/chiuso da qualcuno: una o più persone… Supporre che la comunicazione in ambito organizzativo, mediata da qualsiasi “artefatto digital-cognitivo“, differisca tanto da succitato parallelismo non solo è riduttivo rispetto alle intenzioni dei tecnocrati che negli ultimi 40-50 anni vi si sono dedicati – plausibilmente cum grano salis, ovverosia anche con un’approfondita analisi dei requisiti (operativi)… – ma è anche pura “avulsione dal contesto“… Trastullarsi, nella fattispecie, con l’idea che uno scambio di email in ambito organizzativo costituisca, aldilà della percepita minore o maggiore formalità del medium, solamente una “variante” della comunicazione a voce, con tutte le sue dispersività, è, d’altro canto, assai sciatto. I contenuti di un’email inviata o ricevuta, in virtù della loro strutturabilità – si pensi, ad es., ad un “OdG” (“Ordine del Giorno“) per una riunione, condiviso fra convocante e convocati –, costituiscono essi stessi un artefatto cognitivo, che si distingue dal parlato non solo per asincronicità ma anche per (maggiore) strumentalità, iniziando dalla tutt’altro che banale opportunità di replicare con le cd. “citazioni in linea” (“Inline Quoting“)…

    Quando è legittimo novare un Subject

    In conclusione…

    Tra i molti referenti all’interno di un’organizzazione mia storica cliente ce n’è uno che è proprio un “campione” di ridondanza e confusione: nova sistematicamente qualsiasi messaggio, col risultato che praticamente nessuno, né dei suoi colleghi né dei miei eventuali collaboratori, riesce a capire con tempestività e precisione quali siano i “predecessori” delle sue comunicazioni; nel tempo le conseguenze di un singolo individuo “fuori fase” rispetto agli altri partecipanti hanno causato ripristini successivi a variazioni in corso d’opera, dilatamenti dei tempi di consegna, lievitazioni dei costi ed immancabili tensioni, per non parlare della complessità delle ricognizioni ex post (i.e. project review). L’unica soluzione, presa dal cliente dopo ripetute segnalazioni provenienti da più parti, è stata quella di relegarlo ad un ruolo secondario da cui non è più possibile nuocere alla produttività del gruppo di lavoro.

    Se da un lato è difficile accorgersi di star usando nel modo più efficiente ed efficace il threading dall’altro è piuttosto facile rilevare se e/o quando – e pertanto anche con chi! – ciò non accade. Ecco alcuni sintomi da sondare:

    • Pur soddisfacendo il requisito – uno dei fondamentali, specie in caso di alta eterogeneità delle varie corrispondenze (ad es. più clienti, più commesse)..! – di una generale buona codifica (ad es. «“Cliente XYZQ” > “Commessa 123”») avviando una ricerca (basata sulla suddetta codifica)…
       
      • …si ottiene una quantità di risultati non attendibile, tipicamente in vistoso eccesso rispetto alla salienza del tema…
      • …e, magari contemporaneamente, latitano i messaggi con prefissi automatici di Reply (Re:/Ri:) e Forward (Fw:/I:)…
      • …e magari, sempre contemporaneamente, salta all’occhio una cospicua reiterazione di Subject, uguali o comunque non abbastanza differenti fra loro da renderli immediatamente distinguibili…
      • …ed infine, entrando nel merito del Body di ciascun messaggio dal Subject poco distinguibile da altri, non è possibile rilevare differenze nei contenuti sufficientemente significanti da rendere preferibile, e quindi legittima, una novazione.

      Di converso, soddisfatto a livello quasi ideale il requisito della codifica – in ogni (nuovo) Subject, ad esempio, si riescono a far coesistere vari “identificativi” condivisi (specifici task e sub-task di progetto e/o di sviluppo di prodotto, aree/divisioni e ruoli organizzativi coinvolti, precisi requisiti e deliverables, …) –, ci si dovrebbe poter attendere che nei risultati di un’analoga ricerca la stragrande maggioranza delle corrispondenze (umane) sia sovrapponibile ai thread (digitali) e che (i Subject di) questi, a loro volta, possano essere sovrapponibili alle definite – globalmente e/o contestualmente… – WBS ↔ ABS (Work Breakdown Structure, Activity Breakdown Structure) ed OBS (Organization Breakdown Structure), magari con la minor quantità di reiterazioni (novazioni).
       

    • Se non sussistono, non dico una precisa policy aziendale sulla codifica dei Subject, ma nemmeno delle indicazioni “general-generiche” e la questione è lasciata alla buona volontà – o mero senso di auto-organizzazione – del singolo magari sarà rilevabile un occasionale rispetto spontaneo del threading, ma lo stesso non potrà comportare una concreta agevolazione nell’incorniciamento e perimetrazione (rapidi) delle corrispondenze se non fortuitamente – laddove dovrebbe essere programmatico! –, con queste probabili conseguenze:
       
      • Diventa inevitabile l’archiviazione manuale (in cartelle/etichette) dei messaggi sin dal loro arrivo, giacché ciascun messaggio, quandanche avesse un Subject decente in termini di riconoscibilità dell’argomento trattato, se non trattato immediatamente rischierebbe presto di confondersi fra gli altri nella “Posta in Arrivo“, rendendone così più ardua una successiva identificazione.
      • Un’eventuale ricerca fra i messaggi dovrebbe essere necessariamente fatta pensando ai Body e non ai Subject, e nondimeno l’aleatorietà dei risultati sarebbe ulteriormente aggravata dalla accidentalità nella presenza di thread fra gli stessi sotto forma di raggruppamenti di messaggi.
      • Ad un certo punto si sviluppa naturalmente una prassi per cui, al di là degli specifici contenuti dei Body, diventa eccessivamente saliente l’ordine di arrivo dei messaggi. Per mittenti e destinatari ciò può significare, quando va bene, di dover effettuare (molteplici) ricognizioni su una quantità a priori non definibile – in quanto verosimilmente di frequente avulsa dai reply e forward tipici del threading – di messaggi precedenti già solo per farsi un’idea di quante siano le corrispondenze e quale sia l’evoluzione cronologica (∴organizzativa) di ciascun argomento trattatovi…
      • …; quando va male può succedere che mittenti e destinatari – o peggio: solo una delle controparti! – assumano un approccio tale per cui, pure in caso di corrispondenze piuttosto articolate, vengono considerati solo i messaggi ricevuti od inviati più di recente, col consistente rischio di perdersene dei pezzi, a sua volta foriero di omissioni di variabile gravità (e.g. penali contrattuali). Contenere tale rischio adottando ultronee politiche interne di (ulteriore) ricapitolazione degli avanzamenti (recap) attraverso messaggi aggiuntivi, documenti o persino ri-materializzando la comunicazione con (una sovrabbondanza di) interazioni de visu (incontri, riunioni) non fa che inficiare ancora di più la produttività dei partecipanti.

       

    • La mancata consuetudine all’inline quoting nei reply e forward, tipica dei thread sin dai tempi di Usenet per spezzettare i singoli messaggi ricevuti (entro il dato thread!) nei loro differenti sotto-temi replicando nel dettaglio di ciascuno di questi, sovente si coniuga con un eccesso di cd. “Top Posting“ (risposta omnicomprensiva sopra il messaggio originale) o “Bottom Posting” (risposta sotto il messaggio), ed oltre a dare un (errato) priming – chiamiamolo suggerimento – ad una preferenza per le novazioni, magari dei singoli succitati sotto-temi, rispetto alle gemmazioni di questi (sempre entro il dato thread!), sussista o meno una prassi (formale, informale – vedi sopra) nella codifica dei Subject, è già di per sé abbastanza sintomatica:
       
      • La frequente omnicomprensività delle repliche in top posting è nemica giurata della specificità e della chiarezza – salvo che chi risponde non sia un drago della dialettica e soprattutto che abbia tempo (da sprecare) per darne sistematica prova… –, generando così rumore se la corrispondenza, invece, fosse invero densa di specifici punti (temi e sotto-temi). In tal caso questo tipo di replica, pur sempre preferibile ad una novazione tout court, andrebbe impiegato soltanto se la stessa è molto breve, persino telegrafica e comunque di sintesi rispetto al messaggio cui si riferisce.
      • È, per i destinatari, difficile distinguere prontamente se una replica in top posting costituisca un recap oppure una chiusura da parte del mittente – e qui, oltre al rumore, potrebbero ingenerarsi persino (dispersive!) tensioni emotive fra i partecipanti. Discorso diametralmente opposto, invece, per gli inoltri (forward) in top posting, che per questi fungono da cappello introduttivo e nei quali, al contrario, un eccessivo inlining potrebbe risultare fuorviante.
      • L’inlining comunica pariteticità fra i partecipanti alla corrispondenza agevolando un contesto di libero scambio dialogico, a sua volta fondamentale nella più proficua disamina su ciascun tema e soprattutto nella precoce emersione di fraintendimenti (ad es. obiettivi e requisiti progettuali) e lacune informative, laddove un indiscriminato top posting, suggerendo disparità (di funzioni, ruoli, etc.) fra i partecipanti, rischia di porre eccessiva attenzione alla trasmissione in sé – ad es. l’apertura e chiusura di un task di un ordine di servizio (vedi sopra) – e meno ai contenuti della stessa, favorendo: reticenza a fornire opinioni discordanti, magari utili, informazioni inedite e dubbi; ulteriore tentazione a novare (un Subject per ciascun task e sub-task, ad esempio); ulteriore stimolo a ricorrere ad interazioni “faccia a faccia“, onde supplire alle probabili carenze informative (eccessi di implicitità vs carenze di esplicitità) dello scritto…

    In buona sintesi raggiungere l’optimum, ad esempio, nel caso di una commessa aziendale, una quantità a priori prevedibile di thread – in quanto discendente da precise e condivise guideline operative e policy – entro i quali la stessa viene pienamente rappresentata, non è che utopia, distopicamente tanto soporifera da risultare, infine, facilmente controproducente! D’altro canto una sana protensione verso di esso, qualunque precipua declinazione locale questo abbia, semplifica e snellisce le ordinarie impellenze di condivisione e collaborazione, con indubbio vantaggio di contenimento dei tempi complessivi: quale che sia il grado di “dispersione” (remotizzazione) dei membri di un team, dal de visu fino ai chilometri di distanza gli uni dagli altri, ciascuno deve dimostrarvisi quantomeno abbastanza proficiente…

    Prospettive: Intelligenza Artificiale e Threading

  • Anatomia funzionale di una eMail

    Anatomia funzionale di una eMail

    Chiunque non sia mai stato costretto a manipolare dal vivo – magari per sviluppare una qualche automazione lato server.. – gli elementi di un messaggio di posta elettronica, partendo ad esempio dai suoi Headers, spesso, senza un minimo di formazione in tal senso, tende ad ignorarne non tanto la complessità – che in effetti è abbordabile.. – bensì la grande flessibilità e versatilità. Conoscere queste qualità, e saperle sfruttare, dischiude una serie di opportunità in grado di rendere davvero efficace la comunicazione via e-mail. (altro…)

  • Configurare al meglio un Client E-Mail

    Configurare al meglio un Client E-Mail

    Nonostante la Posta Elettronica rappresenti lo strumento principe nella Collaborazione Digitale pochi ne conoscono il funzionamento: i più si limitano ad utilizzarla as is, per come l’hanno trovata già impostata presso la propria postazione di lavoro, colocalizzata o remotizzabile (i.e. il laptop) che sia..

    È un vero peccato perché non servirebbe conoscerne al minimo dettaglio tutti i meccanismi – sarebbe sufficiente arrivare ad essere in grado di cimentarsi con destrezza nella configurazione di un qualunque Client E-Mail – per poterne apprezzare l’estrema versatilità d’impiego.

    Per questo motivo ho deciso di mettere giù un manuale minimo per descrivere, sulla base dell’architettura client⇆server di funzionamento della posta elettronica (di tipo POP + SMTP), semplici soluzioni applicabili agli eterogenei casi di ogni giorno.

    Primi passi

    Un indirizzo email è composto da due porzioni, divise dal simbolo “@” della chiocciolina – che in inglese si legge “at” e che ben potrebbe venir tradotto in italiano con “presso“: a destra della at abbiamo il dominio internet (e.g. wikipedia.org) che identifica il servizio/server di posta elettronica; a sinistra, invece, si trova l’utenza, non per forza solo di posta elettronica, abilitata presso il suddetto dominio. In pratica l’ipotetico indirizzo email paolo.rossi@nomeazienda.it altro non è che l’indicazione per recapitare al tale Paolo Rossi un messaggio presso la tale azienda; se parlassimo di una tradizionale corrispondenza cartacea sarebbe come scrivere “Paolo Rossi c/o Azienda“, laddove l’indirizzo fisico della sede di quest’azienda sia già noto e non siano necessarie ulteriori indicazioni.

    Dal punto di vista del titolare di un dato indirizzo email, invece, la sussistenza della suddetta utenza si concretizza nell’opportunità di poter sia inviare che ricevere messaggi di posta elettronica, sfruttando lo spazio concesso dal servizio per conservare tutti questi messaggi – per lo meno per l’intervallo di tempo fra un download e l’altro (sincronizzazione) di quelli in arrivo se usa un’applicazione client per gestire la propria corrispondenza elettronica.

    Il viaggio che compie un messaggio di posta elettronica inviato da un mittente ad uno o più destinatarii è paragonabile a quanto avviene nella corrispondenza cartacea: correttamente indirizzata ed affrancata la missiva va inserita in una di quelle cassette per le lettere per essere così elaborata dal servizio postale, il quale, attraverso alcuni passaggi, la fa pervenire nella buca delle lettere del destinatario. Volendo essere più precisi con il paragone la missiva, in realtà, non viene consegnata presso il domicilio del destinatario ma archiviata, assieme ad altre, nella casella postale (mailbox) dell’ufficio postale di zona, presso il quale il destinatario potrà recarsi (sincronizzandosi) a sua discrezione per prelevare la propria corrispondenza.

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Trasmissione Client-Server nella Posta Elettronica

    Assumiamo che Tizio (che ha un indirizzo del tipo account@xyz.com) voglia inviare un messaggio email a Caio (account@pqr.org):

    • Tizio dovrà correttamente indirizzare a Caio il messaggio ed infilarlo, attraverso il proprio client email, in una cassetta per le lettere, cioè un qualsiasi SMTP server (e.g. “smtp.xyz.com”) presso il quale Tizio abbia un’utenza attiva;
    • Il server SMTP, sulla base del dominio dell’indirizzo email di Caio (“..pqr.org”), inoltrerà il messaggio al relativo server POP (oppure IMAP; e.g. “pop.pqr.org”), dove, salvo errori, sarà archiviato nella mailbox di Caio, assieme agli altri messaggi eventualmente destinatigli;
    • Connettendosi col proprio client email alla propria mailbox presso il server POP, Caio potrà scaricare tutti i nuovi messaggi, fra i quali quello di Tizio, sul proprio computer (od il proprio telefonino);
    • La risposta (reply) da parte di Caio seguirà un percorso analogo: inviata al server SMTP di Caio (e.g. “smtp.pqr.org”) sarà da quest’ultimo inoltrata al server POP (o IMAP) su cui è radicata l’utenza di Tizio (e.g. “pop.xyz.com”), il quale, a sua volta, potrà scaricarla sul computer attraverso il suo client email.
    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Esempio di configurazione account email su Ms. Outlook

    Per poter inviare e ricevere messaggi email, pertanto, è necessario possedere un account (un indirizzo email, e relativa password) e conoscerne l’indirizzo del Server della Posta in Arrivo (POP/IMAP) e quello del Server della Posta in Uscita (SMTP). Anzi, volendo essere ancora più puntigliosi, sarebbe necessario comprendere che, trattandosi di due mail server (in Uscita ed in Arrivo), le utenze, ossia gli accoppiamenti fra indirizzo/username e password, in realtà sarebbero, appunto, due, potenzialmente utilizzabili anche in maniera disgiunta (ad esempio si potrebbe inviare un messaggio da parte di un determinato indirizzo email ma sfruttando il server SMTP di un altro indirizzo..). Il fatto che spesso – sempre meno spesso..! – basti specificare l’indirizzo del server SMTP omettendo d’inserire username e password dipende dalla eventuale corrispondenza fra fornitore del servizio di posta e fornitore di accesso ad internet (ISP), che magari concede inoltro incondizionato a qualunque richiesta d’invio riconosciuta come proveniente da un indirizzo della propria rete.

    Laonde percui, per configurare un qualsiasi client di posta elettronica, i parametri da conoscere, ovvero da richiedere al fornitore del servizio, sono almeno sei..

      Posta in Arrivo (POP/IMAP) Posta in Uscita (SMTP)
    Server pop.xyz.com smtp.xyz.com
    Username account@xyz.com account@xyz.com
    Password ******** ********
    Porta 110 (stnd) / 995 (SSL) 25 (stnd) / 465 (SSL) / 587 (TLS)
    I sei+due parametri di configurazione di un account email su un client di posta elettronica

    ..più due, qualora l’indirizzo, come nel caso di una mailbox di Posta Elettronica Certiticata (PEC), richieda la crittografazione (SSL/TLS) della trasmissione (sia in ingresso che in uscita) e pertanto di accedere ai server su porte differenti da quelle predefinite.

    Provvisti di questi parametri, che devono essere favoriti dal fornitore del servizio – anche sotto forma di dati pubblicati (SMTP, POP/IMAP ed eventuali porte) online –, è sufficiente seguire passo per passo i wizard (procedure guidate) di configurazione del proprio client di posta elettronica ed in pochi minuti – o decine di secondi, per i più smaliziati – è possibile rendersi operativi.

    Webmail

    L’alternativa sempre più prevalente alla configurazione di applicazioni client email è quella dell’uso di servizi di Webmail, nei quali il suddetto client è sostituito da un’applicazione Web utilizzabile direttamente da browser e che richiede solamente la conoscenza delle credenziali d’accesso (username e password) al servizio; restano i due server SMTP e POP – soprattutto quest’ultimo.. – ma è la stessa applicazione Webmail, preconfigurata in tal senso, a connettervisi per consentire la lettura e l’invio dei messaggi.

    Multi-Account

    Nel tempo ho osservato, con sempre maggior mio stupore, che una delle funzionalità meno usate dei client di posta elettronica è l’opportunità di gestire, sia in ricezione che in invio, più account email al contempo, in maniera da poter concentrare in un unico luogo diversi flussi di corrispondenza. La ragione di tale scarsa notorietà della suddetta funzionalità va forse ricercata in due fattori:

    • Tante (troppe) persone ancora considerano un account email come un recapito ufficiale e soprattutto fisico, al quale poter – e dover.. – far pervenire messaggi in maniera indiscriminata, e non uno spazio in cui archiviare dei messaggi, né tantomeno un’identità dalla quale farli partire;
    • Tante (troppe) persone ancora considerano già stressante presidiare/monitorare un singolo indirizzo email, come se la sola interazione richiesta – già in ricezione – richiedesse uno sforzo superiore alla banale e passiva attesa di una notifica (visiva e/od acustica dell’interfaccia utente del computer).
    Account multipli di posta elettronica su singolo client email

    Account multipli di posta elettronica su singolo client email
    (quasi tutti i client consentono di razionalizzare il numero di account SMTP usati rispetto a quello degli indirizzi gestiti)

    Possedere ed utilizzare più indirizzi di posta elettronica, d’altro canto, offre una serie di vantaggi tanto semplici quanto pratici:

    • Sia in ricezione che in invio la disponibilità di differenti identità e sotto-identità consente la creazione di differenti flussi di corrispondenza: partendo dall’ormai classica accoppiata fra un indirizzo ufficiale ed uno dedicato alle registrazioni ai servizi online – tant’è che negli anni sono andati diffondendosi pure servizi di addressing temporaneo – è possibile arrivare a disporre di un pool di indirizzi, ciascuno volto ad uno scopo preciso: corrispondenza professionale-lavorativa, corrispondenza personale, sola corrispondenza economica (fatture/ricevute in ingresso od uscita), etc.. In questa maniera è possibile distinguere ex-ante, ovvero senza neppure scomodarsi con la creazione di filtri, i diversi flussi di corrispondenza
    • Nel caso di un accesso da client mobile (laptop, cellulare) il potenzialmente enorme vantaggio risiede nella possibilità di specificare differenti intervalli di sincronizzazione con il server in base alla priorità attribuita a ciascun account configurato, oppure, direttamente, nell’opportunità di non configurare account sui quali sia prevedibile la ricezione di un eccesso ingiustificato di allegati.
      • Una variante di quest’approccio che io stesso ho usato per molti anni prevede la ricezione di allegati su un account non presidiato che, però, invii la notifica – leggera: solo testo – di tale ricezione ad un altro indirizzo, regolarmente sincronizzato sul cellulare/smartphone.
      • Un’ulteriore variante, supplementare, prevede la configurazione della sincronizzazione degli account pesanti – sui quali sia prevedibile la ricezione di molti allegati, magari corposi – soltanto quando lo smartphone e/od il tablet sono collegati ad una rete wi-fi, quindi senza troppi rischi di bruciare traffico sul contratto del dispositivo mobile.
    • Gestire diversi account può anche significare presidiare identità altrui: è il tipico caso di una attività segretariale (una singola persona intercetta – legittimamente! – ed organizza la corrispondenza di molte altre) o di vicariazione (una persona si sostituisce – sempre legittimamente! – ad un’altra nei momenti di assenza di quest’ultima).

    Anche buona parte dei servizi Webmail, essendo in effetti delle applicazioni client pur girando su server, consentono la configurazione di più account sia in ricezione (POP/IMAP) che in invio (SMTP).

    Accesso plurimo

    Forse ancor più frequente potrebbe essere la volontà – od anche l’esigenza, come in una situazione di Telelavoro Nomade o semplicemente Mobile – di poter accedere al medesimo account da posti differenti, ad esempio..

    • ..dalla prima, dalla seconda, dalla terza e/o dall’ennesima sede di lavoro;
    • ..dall’ufficio aziendale (co-localizzato) e dall’ufficio domestico (remotizzato);
    • ..anche in mobilità (Internet Café, Cellulare, etc.)..

    In questi – ed altri..! – casi sarà sempre la suddetta architettura (client ⇆ server) di funzionamento della posta elettronica ad abilitare alla massima flessibilità possibile – tenendo comunque conto che siffatte configurazioni fungono, prima di qualunque altra eventualità, da strategia di back-up, peraltro distribuita, per i messaggi in arrivo e, con qualche ulteriore piccolo espediente, anche per quelli spediti.

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client

    Utilizzo del medesimo account di posta elettronica con differenti client
    (contemplato anche l’appoggio a diversi server SMTP)

    Per sfruttare queste opportunità è più sufficiente replicare il settaggio del primo client tante volte quanti sono i client “gemelli” che si vogliono configurare, seguendo soltanto queste due successive indicazioni:

    • Qualunque client email, seppur con opzioni raggiungibili con differenti procedure, deve consentire all’utente di impedire la cancellazione dei messaggi presenti sul server una volta che le loro copie sono state scaricate nel client; disabilitando questo comportamento predefinito, attivo ancora oggi così come ai tempi delle mailbox capienti una manciata di megabyte e pertanto rapidamente riempibili, ciascun client configurato per l’accesso al dato account sul server può effettuare il download di una propria copia dei messaggi lasciando gli altri client fare altrettanto, cosicché tutti i client contengano un’esatta copia, costantemente sincronizzata, dei messaggi (Posta in Arrivo) comunque ancora salvati anche sul server.
    • Poiché un altro comportamento predefinito dei client email è la memorizzazione della password di accesso all’account – così da non doverla re-inserire ad ogni sincronizzazione – sarebbe preferibile configurare client soltanto su utenze di sistema esclusive (su Windows, Linux, etc..), non soltanto in ambito aziendale – dove il fatto che a ciascun lavoratore corrisponda un’utenza dovrebbe essere la norma..! – ma anche e soprattutto in quello domestico. E visto che tutti i moderni sistemi operativi, anche nelle versioni non professional – Windows dalla attuale versione XP in poi! –, sono multiutente non sfruttare quest’opportunità anche soltanto per tenere la propria corrispondenza isolata, dagli occhi ma ancor prima dalla eventuale insipienza tecnica altrui, potrebbe rappresentare solo l’indizio di un eccesso di pigrizia..

    Rispettando questi due unici accorgimenti è possibile procedere alla configurazione dei client email su qualsiasi device, dal computer fisso al telefonino, passando per tutti i tipi di portatile – ivi inclusi netbook, tablet, phablet o wearable: poiché il funzionamento della posta elettronica è uno standard gli step della configurazione potrebbero apparire lievemente differenti a seconda del dispositivo ma, in fin dei conti, richiedono comunque di inserire i medesimi parametri (indirizzo, POP, SMTP, etc..). Una volta impostati due, tre, enne client con gli stessi parametri sarà quindi possibile ricevere i messaggi in arrivo, gli stessi messaggi in arrivo, su ciascuno di essi, e quasi contemporaneamente – sempreché i client siano attivi e con impostato un intervallo di sincronizzazione analogo; ognuno dei client fungerà non solo da strumento per leggere questi messaggi ma, come si è detto poc’anzi, anche da archivio di sicurezza per gli stessi, cosicché se per caso un messaggio venisse cancellato su un client non solo vi sarebbero altre copie negli altri client ma pure nel server.

    Lievemente diverso è il discorso relativo ai messaggi spediti, le cui copie di base resterebbero solo nel client che li ha effettivamente inviati. Per ovviare a quest’inconveniente è sufficiente un trucchetto: indicando l’indirizzo email del mittente pure fra i destinatari del messaggio (i.e. in BCC/CCN) una copia di quest’ultimo viene auto- recapitata e compare nella “Posta in Arrivo” di tutti i client; a quel punto basta effettuare uno spostamento del messaggio, operazione comune in tutti i client email, da quest’ultimo contenitore a quello della “Posta Inviata“, per ciascun client. Non proprio un automatismo – a meno che non si sappia risolvere brillantemente la cosa con un semplice filtro sul client che automatizzi, appunto, suddetto spostamento –, neppure tanto comodo in caso di una fitta corrispondenza, ma comunque funzionante e funzionale, anche e soprattutto in una prospettiva di back-up generale dei propri scambi di posta elettronica.

    Accesso plurimo condiviso

    Con una pura e semplice somma di multi-account ed accesso plurimo si ottiene un sistema di validissima utilità sin dalla condizione – organizzativamente parlando – più tradizionale e co-localizzata, nella quale differenti individui, che possono lavorare a stretto contatto od anche dispersi, accedono non solo al proprio account email personale – di norma nominale, del tipo “tizio@xyz.com” – ma anche e soprattutto ad uno o più account condivisi: ancora di tipo nominale, per esempio a scopo di vicariazione in caso di assenza (per temporanea indisponibilità, malattia, ferie, etc.) e pertanto pro tempore, ma anche di tipo funzionale (i.e. “segreteria@xyz.com“), laddove la specifica funzione sia (temporaneamente, strutturalmente..) condivisa fra più soggetti, entro la stessa organizzazione o persino entro lo specifico team.

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    Coniugazione di multi-account ed accesso plurimo nella condivisione di account email nominali e/o funzionali

    In questa situazione, per la quale vanno adottate adeguate – quanto banali.. – procedure di priorità di subentro al fine di evitare che troppe persone s’inseriscano contemporaneamente nel medesimo flusso di corrispondenza senza effettiva necessità – anche per questioni di information overload –, ogni individuo, oltre a gestire i messaggi di propria competenza diretta (personali), possiede un archivio costantemente aggiornato di messaggi facenti parte di corrispondenze nelle quali può, appunto, subentrare in qualsiasi momento, senza alcun passaggio di consegne.

    ..

    Le eventuali combinazioni o diverse declinazioni di queste tre configurazioni base non sono certamente infinite ma comunque estremamente eterogenee. Tutto dipende dall’esigenza, o piuttosto dall’insieme di esigenze, che si vuole soddisfare – ripeto – non soltanto in una condizione di vario Telelavoro (remotizzazione) ma già in una qualunque situazione “tradizionale” (co-localizzata).

  • Principii base d’uso dell’E-Mail

    Imprescindibile compagna di qualunque internauta, entro e fuori gli ambiti del lavoro, la posta elettronica rappresenta per taluni persino l’attività prevalente compiuta online per tenersi in contatto con i propri partner e colleghi, organizzare attività e scambiare documentazione di ogni sorta (telecollaborazione). (altro…)